شرح سیستم چیست و چرا باید تهیه شود

بنظرم یکی از قشنگترین تکنیک هایی که باید در کسب و کار حسابداری استفاده شود مسئله سیستم سازی در حوزه حسابداری است. سیستم سازی یعنی چی؟ یعنی اینکه بدون حضور مدیر کسب و کار علاوه بر اینکه به خوبی پیش می رود حتی این پتانسیل را دارد که پیشرفت های خوبی هم داشته باشد.

در ایران اکثر کسب و کارها عمرشان به اندازه عمر فردی است که کسب و کار را راه اندازی کرده است و بعد از آن هم نابود می شود (البته در بهترین حالت)

خوب تا اینجای کار فکر کنم با مفهوم سیستم سازی آشنا شدین. حالا می خواهیم یه مقدار از سیستم سازی در قسمت حسابداری هر واحد تولیدی، شرکت یا فروشگاهی صحبت کنیم یعنی می خواهیم یه کاری کنیم که اگر من حسابدار یک روزی از اون واحد اقتصادی به هر دلیلی رفتم نفر بعدی که میاد به راحتی بتواند سرنخ کار رو بدست بگیرد.

خوب پس با ما همراه باشید تا در ادامه مقاله براتون دقیقا توضیح بدم که چیکار باید کنید.

شرح سیستم در حسابداری

انواع شرح سیستم

چه کسی باید شرح سیستم را تهیه کند

خوب شاید اولین سوال که براتون پیش بیاد اینه که شرح سیستم رو چه کسی باید تهیه کند؟

آیا نیاز به دانش خاصی داره؟

آیا چارچوب های خاصی رو باید در نظر بگیره؟

در جواب به این سوالات باید بگم بهترین کسی که می تونه یک شرح سیستم دقیق تهیه کنه حسابدار یا مدیر مالی هست. حالا چرا حسابدار؟ شاید تو ذهنتون بگین مدیر مجموعه اگر تهیه کنه خیلی بهتره چون به کسب و کارش خیلی تسلط بیشتری داره. ما میگیم حسابدار یا مدیر مالی باید تهیه کنه چون علم و دانش حسابداری رو داره و مواردی که نیازه رو بخوبی رعایت می کنه.

آیا تهیه شرح سیستم ضروری است؟

تهیه شرح سیستم بنظرم برای تمام کسب و کارها ضروریه چرا که هم مدیریت دغدغه این رو نداره که اگر این حسابدارم رفت حالا من چیکار کنم؟! هم حسابدار تو هر مجموعه جدیدی شروع به کار کنه به سادگی می تونه سرنخ ها رو بدست بیاره.

مزایای تهیه کردن شرح سیستم در حسابداری

تعدادی از مزایای شرح سیستم رو براتون می نویسم:

• حسابدار جدید در کمتر از نیم ساعت می تواند سرنخ های واحد اقتصادی را پیدا کند
• از نظر مدیر واحد حسابداری کسب و کارش درست سیستم سازی شده است
• هنگام رسیدگی های مالیاتی گاها ممیز این موارد را از شما درخواست می کند
• نشان از حرفه ای بودن حسابدار یا مدیر مالی می باشد.
• و…

چه مواردی را باید در شرح سیستم ذکر کنیم

خوب تا اینجا شما با سیستم سازی در حسابداری تا حدودی آشنا شدین ولی در این قسمت از مقاله می خواهیم نحوه تهیه شرح سیستم را بیان کنیم.

برای تهیه شرح سیستم در ابتدا باید واحد اقتصادی را بررسی کنیم، فرض کنید شما وارد یک واحد تولیدی شده اید در این حالت باید موارد زیر را در ذکر کنید:

• تعداد کارکنان و وظایف آنها
• اسناد و مدارکی که در ذونکن موجود می باشد
• تعداد دستگاه هایی که کار می کند
• فعالیت و وظایف هر یک از دستگاه ها
• نام و آدرس محل دستگاه ها
• نوع مواد اولیه ای که وارد کارخانه می شود
• شرح محصولاتی که تولید می شوند
• نام تک تک محصولات تولید شده و بررسی جزئیات هر کدام از آنها مانند: مواد اولیه محصول، فرایند ساخت، نام دستگاه سازنده و…
• تعداد کارکنان
• و….

شما با تهیه دقیق موارد بالا به راحتی می توانید کلیات یک واحد اقتصادی را در چند پاراگراف شرح دهید و وقتی یک حسابدار جدیدی وارد می شود با مطالعه شرح سیستم خیلی سریع می تواند کار خود را شروع کند.

البته همیشه شرح سیستم برای سیستم سازی استفاده نمی شود، گاهی از اوقات ممیزین مالیاتی از مودی درخواست می کنند که شرح سیستم خود را ارائه کند تا ممیز بتواند درکی از کسب و کار مودی داشته باشد و مبلغ مالیاتی که تعیین می کنند عادلانه تر باشد.

برای دانلود یک نمونه از شرح سیستم لطفا فرم زیر را تکمیل کنید

برای دریافت لینک دانلود شماره همراه و ایمیل خود را وارد کنید

دریافت لینک دانلود

 

 

سخن پایانی

تهیه شرح سیستم در کسب و کارهای مختلف نشان از حرفه ای بودن و کارکشته بودن شما می باشد و تفاوتی نمی کند که شرحی که تهیه می کنید حتما برای یک کارخانه باشد ممکن است شما قصد داشته باشید تا برای یک فروشگاه که کار خورده فروشی انجام می دهد شرح سیستم تهیه کنید و فقط کافیست که چندباری شرح سیستم آماده کنید تا کاملا حرفه ای و آچار بدست شوید.

نوشته شده توسط محمد جواد عظیمی فرد

توصیه می شود این مقاله را بخوانید : چگونه مالیات کمتری پرداخت کنید