فهرست مندرجات

	بند
کلیات	1-5
تعاریف	6
اجزای سیستم کنترل کیفیت	7-8
مسئولیت‌های مدیریت درباره کیفیت در درون موسسه	9-13
الزامات اخلاقی	14-26
پذیرش و ادامه کار	27-34
منابع انسانی	35-44
اجرای کار	45-83
نظارت	84-102
مستندسازی	103-106
تاریخ اجرا	107

این استاندارد باید همراه با استاندارد حسابرسی 200 "اهداف کلی حسابرس مستقل و انجام حسابرسی طبق استانداردهای حسابرسی" مطالعه شود.

 

کلیات  

1. هدف این استاندارد، ارائه استانداردها و راهنماییهای لازم درباره مسئولیتهای مؤسسه در مورد سیستم کنترل کیفیت آن برای حسابرسی و بررسی اجمالی اطلاعات مالی تاریخی و سایر خدمات اطمینان بخشی و خذمات مرتبط است. این استاندارد باید همراه بخشهای "الف“ و "ب" آیین رفتار حرفه ای مطالعه شود. 

 

2. استانداردها و راهنماییهای بیشتر درباره مسئولیتهای کارکنان مؤسسه در مورد روشهای کنترل کیفیت هریک از خدمات، در استانداردهای مربوط ارائه شده است. برای مثال، استاندارد 220، استانداردها و راهنماییهایی را درباره روشهای کنترل کیفیت حسابرسی اطلاعات مالی تاریخی ارائه میدهد. 

 

3. مؤسسه برای کسب اطمینان معقول از اینکه الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی رعایـت میشود و گزارش‌ها، مناسب شرایط موجود، صادر میشود، باید سیستم کنترل کیفیت مناسبی را طراحی و برقرار کند. 

 

 

4. سیستم کنترل کیفیت، سیاست‌های طراحی شده برای دستیابی به اهداف مقرر در بند ۳ و روش‌های لازم برای اجرای آن سیاست‌ها و نظارت بـر رعایت را در برمی‌گیرد. 

 

5. این بخش از استانداردها، به همه مؤسسات مربوط میشود. ماهیت سیاستها و روشهای تعیین شده توسط هر یک از مؤسسات بـرای رعایـت این بخش، به عوامل گوناگونی چون اندازه و ویژگیهای عملیاتی مؤسسه بستگی دارد. 

 

تعاريف  

6. معانی برخی اصطلاحات به شرح زیر است: 

 

الف - "مستتدسازی کار" ـ تهیه سوابق کار انجام شده و نتایجی که به دست آمده است. مستندات هر کار در پرونده آن کار گردآوری میشود. 

 

ب - "مدیر مسئول کار" ـ شریک یا فرد واجد شرایط دیگری در مؤسسه، دارای مجوز حرفه ای یا قانونی مربوط، که مسئول یک کار و اجرای آن و گزارش صادره از طرف مؤسسه است. 

 

پ- "بررسی کنترل كيفيت کار" ـ فرایند طراحی شده برای فراهم کردن ارزیابی بی طرفانه (پیش از صدور گزارش) قضاوتهای عمدهای که گروه کاری به عمل آورده و نتایجی که برای تهیه گزارش به آن دست یافته است. 

 

ت- "بررسی کننده کنترل کیفیت کار" ـ شریک، فرد واجد شرایط دیگری در مؤسسه، فرد برون‌سازمانی واجد شرایط یا گروهی از  این گونه افراد، با تجربه و اختیار کافی و مناسب برای ارزیابی بی طرفانه (پیش از صدور گزارش) قضاوتهای عمده به عمل آمده  توسط گروه کاری و نتایجی که برای تهیه گزارش به آن دست یافته‌اند. 

 

ث ۔ ”گروه کاری“ ـ همه افراد انجام دهنده یک کار، شامل کارشناسان طرف قرارداد مؤسسه در ارتباط با آن کار.  

 

ج- "موسسه-" سازمان یا مؤسسه ای متشکل از حسابداران رسمی یا یک شاغل انفرادی.  

 

چ- "بازبینی"ـ  روشهای طراحی شده برای فراهم نمودن شواهدی از رعایت سیاستها و روشهای کنترل کیفیت مؤسسه توسط گروه کاری در ارتباط با کار تکمیل شده.

 

ح- "نظارت" - فرایند بررسی و ارزیابی مستمر سیستم کنترل کیفیت مؤسسه، شامل بازبینی متناوب موارد انتخابی از کارهای تکمیـل شده، کـه برای قادر ساختن مؤسسه به کسب اطمینان معقول از اجرای اثر بخش سیستم کنترل کیفیت آن، طراحی شده است.

 

خ-  "شریک" ـ هر عضو جامعه حسابداران رسمی ایران که به طور تمام وقت منحصرا در یک مؤسسه، کار حرفه ای انجام میدهد و در مورد فعالیتهای حرفه ای مؤسسه در قبال اشخاص ثالث مسئولیت تضامنی دارد. 

 

د "کارکنان" - شرکا و سایر افراد حرفه ای مؤسسه شامل کارشناسانی که در استخدام مؤسسه هستند. 

 

ذ- "استانداردهای حرفه‌ای“ استانداردهای حسابرسی، سایر خدمات اطمینان بخشی و خدمات مرتبط و الزامات اخلاقی مندرج در آیین رفتار حرفه ای. 

 

ر - "اطمینان معقول" ـ در این بخش سطح اطمینانی بالا اما نه مطلق. 

 

ز ـ "فرد برون سازمانی واجدشرایط" ـ فردی خارج از مؤسسه با تواناییها و صلاحیتی در حد مدیر مسئول کار؛ برای مثال، شریک یک مؤسسه دیگر، یا افراد حرفه ای مسئول کنترل کیفیت در جامعه حسابداران رسمی ایران. 

 

اجزای سیستم کنترل کیفیت

 

7. سیستم کنترل کیفیت مؤسسه باید شامل سیاستها و روشهایی باشد که هر یک از اجزای زیر را مورد توجه قرار دهد: 

 

الف - مسٹئولیتهای مدیریت درباره کیفیت در درون مؤسسه. 

ب- الزامات اخلاقی 

پ- پذیرش و ادامه کار.    

ت - منابع انسانی. 

ث- اجرای کار 

ج- نظارت. 

 

8. سیاستها و روشهای کنترل کیفیت باید مستند و به کارکنان مؤسسه اطلاع داده شود. در این گونه اطلاع رسانی، سیاستها و روشهای کنترل کیفیت و اهدافی که برای دستیابی به آن طراحی شده‌اند توصیف میشود و شامل این پیام است که هر فرد، مسئولیت شخصی درمورد کنترل کیفیت دارد و از وی انتظار میرود آن سیاستها و روشها را رعایت کند. افزون براین، مؤسسه برای بازخورد دریافتی از کارکنان خود درباره سیستم کنترل کیفیت، اهمیت زیادی قایل میشود. از این رو، مؤسسه همواره کارکنان خود را به اعلام نظرات یا دغدغه های خود درباره موضوعات کنترل كيفیت تشویق میکند.

 

مسئولیتهای مدیریت درباره کیفیت در درون مؤسسه  

9. مؤسسه باید سیاستها و روشهایی را برای ترویج فرهنگ درون سازمانی مبنی بر اینکه کیفیت، جزئی اساسی از اجرای کار میباشد طراحی و برقرار  کند. این گونه سیاستها و روشها باید مدیریت یا شرکای مؤسسه را ملزم به پذیرش مسئولیت نهایی سیستم کننرل کیفیت مؤسسه کند. 

 

10. مدیریت مؤسسه و الگوهایی که برقرار میکند فرهنگ سازمانی مؤسسه را به شدت تحت تأثیر قرار میدهد. ترویج فرهنگ کیفیـت محور درون سازمانی، به اقدامات و پیامهای روشن هماهنگ و متناوب همه سطوح مدیریت مؤسسه برای تأکید بر سیاستها و روشهای کنتـرل کیفیت و الزامات زیر بستگی دارد: 

 

الف - انجام کار، طبق الزامات استانداردهای حرفه ای قانونی و مقرراتی.

 

  ب - صدور گزارشها، متناسب با شرایط موجود. 

 

این گونه اقدامات و پیامها، فرهنگی را ترویج میکند که در آن، کار با کیفیت بالا مورد تأکید و تشویق قرار میگیرد. اطلاع رسانی این موضوع میتواند با برگزاری سمینارهای آموزشی، جلسات، گفتگوهای رسمی و غیر غیررسمی، منشور سازمانی، رسانه های درون سازمانی یا یادداشتهای کوتاه صورت پذیرد. این موارد در مستندات داخلی و مواد آموزشی مؤسسه و در روشهای ارزیابی کار و کارکنان به گونهای می آید که نقطه نظرهای مؤسسه درباره اهمیت کیفیت و چگونگی دستیابی به آن را در عمل پشتیبانی و تقویت کند. 

 

11. مهمترین نکته این است که مدیریت مؤسسه در تدوین راهبرد عملیاتی مؤسسه، همواره کیفیت انجام کارها را در اولویت قراردهد. از این رو:

 

الف - مؤسسه مسئولیتهای مدیران خود را به گونه ای تعیین میکند که ملاحظات تجاری، کیفیت کار مورد اجرا را تحت تأثير قرار ندهد. 

 

ب- سیاستها و روشهای مؤسسه در ارتباط با ارزیابی عملکرد، حقوق و ترفیع کارکنان (شامل طرحهای انگیزشی) چنان طراحی میشود که پایبندی مؤسسه را در اولویت دادن به کیفیت به روشنی بیان کند. 

 

پ-مؤسسه، منابع کافی را برای بهبود، مستندسازی و پشتیبانی از سیاستها و روشهای کنترل کیفیت خود اختصاص میدهد. 

 

12. فرد یا افرادی که مسئولیت اجرایی سیستم کنترل کیفیت مؤسسه توسط مدیریت یا شرکا به آنان واگذار میشود باید تجربه کافی و مناسب و توانایی و اختیار لازم را برای پذیرش مسئولیت داشته باشند. 

 

13. تجربه کافی و مناسب و توانایی موجب میشود فرد یا افراد مسئول بتوانند موضوعات کنترل کیفیت را شناسایی و درک کند و سیاستها و روشهای مناسب را تدوین نمایند. اختیار لازم سبب میشود که ایشان بتوانند آن سیاستها و روشها را اعمال کنند. 

 

الزامات اخلاقی

14. مؤسسه باید سیاستها و روشهایی را برای کسب اطمینان معقول از رعایت الزامات اخلاقی مربوط توسط مؤسسه و کارکنان آن، طراحی و برقرار کند.

 

 15. الزامات اخلاقی مربوط به حسابرسی، سایر خدمات اطمینان بخشی و خدمات مرتبط، در بخشهای "الف" و "ب“ آیین رفتار حرفه ای آمده است. طبق آیین رفتار حرفه ای، اصول بنیادی اخلاق حرفه ای به شرح زیر است: 

 

الف- درستکاری.  

ب- بی طرفی. 

پ- صلاحیت و مراقبت حرفه‌ای. 

ت- رازداری 

ث- رفتار حرفه ای  

ج- اصول و ضوابط حرفه ای 

 

16. موضوع استقلال در خدمات اطمینان بخشی، مشتمل بر تهدیدها و تدابیر ایمنی مربوط، در بخش "ب" آیین رفتار حرفه ای آمده است. 

 

17. سیاستها و روشهای مؤسسه بر اصولی بنیادی تأکید میکند که با نحوه مدیریت مؤسسه، آموزش و کارآموزی، نظارت و فرایند برخورد بـا موارد عدم رعایت، تقویت میشود. استقلال در خدمات اطمینان بخشی، چنان بااهمیت است که به طور جداگانه در بندهای ۱۸ تا ۲۶  توصیف میشود. مفاد این بندها باید همراه با آیین رفتار حرفه ای مطالعه شود. 

 

استقلال  

18. مؤسسه برای کسب اطمینان معقول از رعایت الزامات مربوط به استقلال طبق آیین رفتار حرفهای توسط مؤسسه، کارکنان آن و، در موارد مقتضی، سایر افراد مربوط (شامل کارشناسان طرف قرارداد مؤسسه) باید سیاستها و روشهای لازم را طراحی و برقرار کند. سیاستها و روشها باید به گونه‌ای باشد که مؤسسه بتواند موارد زیر را انجام دهد: 

 

الف - اطلاع رسانی الزامات مربوط به استقلال مؤسسه به کارکنان و، در موارد مقتضی سایر افراد مشمول این الزامات. 

ب ـ شناسایی و ارزیابی شرایط و روابطی که استقلال را تہدید میکند و انخاذ تدابیر ایمنی مناسب برای از بـین بردن  تهدیدهای مزبور یا کاهش آن به سطحی قابل پذیرش و، در صورت لزوم، کناره گیری از کار. 

 

19. این گونه سیاستها و روشها باید موارد زیر را الزامی کند: 

 

الف- ارائه اطلاعات مربوط به قراردادهای منعقده، شامل دامنه خدمات، توسط مدیران مسئول کار، به منظور ارزیابی اثر کلی آن بر الزامات مربوط به استقلال توسط مؤسسه. 

 

ب-  گزارش به موقع شرایط و روابط تهدیدکننده استقلال توسط کارکنان به منظور انجام اقدام مناسب توسط مؤسسه. 

• گرد آوری اطلاعات مربوط و اطلاع رسانی آن به کارکنان ذیربط به منظور: 
• تشخیص آسان رعایت الزامات مربوط به استقلال توسط مؤسسه و کارکنان. فراهم شدن امکان نگهداری و به روز رسانی سوابق مربوط به استقلال توسط مؤسسه. 
• فراهم شدن امکان انجام اقدام مناسب در باره تهدیدهای شناسایی شده در مورد استقلال توسط مؤسسه. 

 

20. مؤسسه برای کسب اطمینان معقول از آگاهی به موقع از موارد نقض الزامات مربوط به استقلال و انجام اقدامات مناسب برای رفع ایـن گونه موارد باید سیاستها و روشهای لازم را طراحی و برقرار کند. این سیاستها و روشها باید شامل الزاماتی درباره موارد زیر باشد: 

الف ـ گزارش به موقع موارد نقض استقلال به مؤسسه، توسط افرادی که مشمول الزامات مربوط به استقلال میباشند. 

ب- اطلاع رسانی به موقع موارد نقض سیاستها و روشهای طراحی شده به: 

 

1. مدیر مسئول کار که ملزم است همراه مؤسسه، موارد نقض شده را پیگیری کند. 

 

2. سایر کارکنان ذیربط در مؤسسه و دیگر افراد مشمول الزامات مربوط به استقلال که ملزم به انجام اقدام مناسب هستند. 

 

پ - اطلاع رسانی به موقع به مؤسسه، در صورت لزوم، توسط مدیر مسئول کار و سایر افراد یادشده در بند "ب ـ ۲" از  اقدامات به عمل آمده برای رفع موضوع، تا مؤسسه بتواند ضرورت انجام اقدامات بیشتر را تشخیص دهد. 

 

21. مؤسسه، در صورت آگاهی از نقض سیاستها و روشهای مربوط به استقلال، مدیر مسئول کار، سایر افراد ذیربط در مؤسسه و، در موارد مقتضی، کارشناسان طرف قرارداد با مؤسسه را برای انجام اقدام مناسب، مطلع می کند. اقدام مناسب توسط مؤسسه و مدیر مسئول کار مربوط، شامل اعمال تدابیر ایمنی مناسب برای از بین بردن تهدیدهای مربوط به استقلال یا کاهش آن به سطحی قابل قبول، یا کناره گیری از کار است. افزون بـر این، مؤسسه، موضوع استقلال را به کارکنانی که ملزم به رعایت آن هستند آموزش میدهد. 

 

22. مؤسسه باید از کارکنانی که طبق آیین رفتار حرفهای ملزم به رعایت استقلال هستند، حداقل سالی یک بار تأییدیه کتبی درباره رعایت سیاستها و روشهای مؤسسه در زمینه استقلال دریافت کند. 

 

23. تأییدیه کتبی میتواند به شکل کاغذی یا الکترونیکی باشد. مؤسسه با کسب تأییدیه و انجام اقدامات مناسب درباره اطلاعات حاکی از عدم رعایت، میزان اهمیتی را که برای استقلال قابل است نشان میدهد و موجب میشود موضوع برای کارکنان همواره ملموس باشد. 

 

24. طبق آیین رفتار حرفهای، بکارگیری کارکنان ارشد در خدمات اطمینان بخشی، در ارتباط با یک صاحبکار برای سالهای متمادی ممکـن است تهدیدی برای استقلال باشد. از این‌ر‌و، مؤسسه باید سیاستها و روشهایی را در موارد زیر برقرار کند: 

الف - در صورت بکارگیری کارکنان ارشد برای سالهای متمادی در خدمات اطمینان بخشی، معیارهایی را برای تشخیص نیاز بـه اعمال تدابیر ایمنی جهت کاهش تهدید ناشی از آشنایی به سطح قابل قبول، تدوین کند. 

ب- در مورد حسابرسی صورتهای مالی شرکتهای پذیرفته شده در بورس اوراق بہادار، جهت رعايـت الزامات آیـین رفتار  حرفه ای مدیر مسئول کار، پس از مدت مشخصی تغیبر کند. 

 

25. در خدمات اطمینان بخشی بکارگیری کارکنان ارشد برای سالهای متمادی میتواند به تهدید ناشی از آشنایی بینجامد یا به کیفیت انجام کار آسپب رساند. از اینرو، مؤسسه معیارهایی را برای تشخیص نیاز به اعمال تدابیر ایمنی جهت مقابله با این تهدیدها تدوین میکند. مؤسسه برای تدوین معیارهای مناسب، موضوعاتی چون موارد زیر را مورد توجه قرار میدهد: 

الف- ماهیت کار، شامل میزان ارتباط آن با منافع عمومی، و 

ب- طول دوره بکارگیری کارکنان ارشد در یک کار خاص. 

نمونه هایی از تدابیر ایمنی شامل تغییر کارکنان ارشد یا لزوم بررسی کیفیت کار است. 

 

26. تهدید ناشی از آشنایی، به ویژه درمورد حسابرسی صورتهای مالی شرکتهای پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار مصداق دارد. درمورد این حسابرسیها، تغيير مدير مسئول کار پس از یک دوره از پیش تعیین شده، حداکثر ۵ سال، الزامی است. 

 

پذیرش و ادامه کار 

27. مؤسسه باید سیاستها و روشهایی را برای پذیرش و ادامه کار طراحی و برقرار کند تا اطمینان معقول حاصل شود که مؤسسه تنها  پس از احراز شرایط زیر کار را قبول میکند یا ادامه میدهد:

  الف - نبود اطلاعاتی حاکی از درستکار نبودن صاحبکار با توجه به ارزیابی‌های انجام شده. 

ب- برخورداری از صلاحیت، توانایی، زمان و منابع لازم برای انجام کار. 

پ- امکان رعايت الزامات اخلاقی. 

 

مؤسسه باید این گونه اطلاعات را، تا آنجایی که با توجه به شرایط، ضروری بداند، پیش از پذیرش کار یک صاحبکار جدید، هنگام  تصمیم گیری درباره ادامه یک کار موجود و هنگام بررسی پذیرش کار جدید صاحبكار موجود، کسب کند. در مواردی که مسایلی مشخص شود و مؤسسه بخواهد کار را بپذیرد یا ادامه دهد باید نحوه حل و فصل آن مسایل را مستند کند. 

 

28. نمونه هایی از موضوعاتی که مؤسسه در ارتباط با درستکاری صاحبکار مورد توجه قرار میدهد، به شرح زیر است: 

• هویت و شهرت تجارى مالكين عمده، هیئت مدیره، مدیران اجرایی اصلی صاحبکار و اشخاص وابسته آن. 

• ماهیت عملیات صاحبکار، شامل رویه های تجاری آن. 

• اطلاعاتی درباره نگرش مالکین عمده، هیئت مدیره و مدیران اجرایی اصلی صاحبکار درباره موضوعاتی مانند تفسیر جسورانه استانداردهای حسابداری و محیط کنترلهای داخلی اصرار نامتعارف صاحبکار به پایین نگهداشتن حق الزحمه مؤسسه. 

 

• نشانه هایی از وجود محدودیت غیر متعارف در دامنه کار. 

• نشانه هایی حاکی از احتمال مشارکت صاحبکار در پولشویی یا سایر فعالیتهای مجرمانه. 

• دلایل پیشنهاد انتخاب مؤسسه و عدم انتخاب مجدد مؤسسه قبلی. 

میزان شناخت مؤسسه از درستکاری صاحبکار معمولًا با استمرار رابطه با آن صاحبکار افزایش مییابد. 

 

29. اطلاعات مؤسسه درباره این گونه موضوعات میتواند به عنوان مثال، از طریق زیر کسب شود: 

 

• مکاتبه با ارائه کنندگان فعلی و یا قبلی خدمات حرفه ای حسابداری به صاحبکار طبق آیین رفتار حرفه ای و مذاکره با سأير أشخاص ثائث. 

• پرس و جو از سایر کارکنان مؤسه یا اشخاص ثالث مانند بانکها، مشاور حقوقی و دست اندرکاران همان صنعت. 

• جستجوی سوابق در پایگاههای اطلاعاتی مربوط. 

30. مؤسسه برای تشخیص اینکه آیا توانایی، صلاحیت، زمان و منابع لازم برای پذیرش کار جدید را دارد یا خیر، الزامات ویژه آن کار و سوابق کارکنان موجود در همه سطوح مربوط را بررسی می کند. موضوعات مورد بررسی توسط مؤسسه عبارتند از: 

• میزان شناخت کارکنان مؤسسه از صنعت و موضوعات مرتبط. 

• وجود کارکنان کافی با تواناییها و صلاحیتهای لازم. 

• میزان تجربه کارکنان مؤسسه در باره الزامات قانونی و گزارشگری مربوط و توانایی کسب مهارتها و دانش لازم به گونهای اثربخش. 

• وجود کارکنان کافی با توانایی ها و صلاحیت های لازم.

• امکان دسترسی به کارشناسان ذیصلاح، در صورت نیاز. 

• توانایی مؤسسه در تکمیل کار در مهلت گزارشگری. 

• امکان دسترسی به افراد واجد شرایط و صلاحیت لازم برای انجام بررسی کنترل کیفیت کار، در صورت لزوم. 

 

31. این موضوع که پذیرش کار جدید ممکن است به تضاد منافع واقعی یا ظاهری بینجامد نیز مورد بررسی مؤسسه قرار می گیرد. در صورت شناسایی تضاد منافع بالقوه، مؤسسه مناسب بودن پذیرش کار را ارزیابی میکند. 

 

32. تصمیم گیری درباره پذیرش یا ادامه کار یک صاحبکار موجود شامل بررسی آثار نکات عمده شناسایی شده در کارهای موجود یا قبلی است. برای مثال، صاحبکار ممکن است عملیات تجاری خود را در حوزه ای گسترش داده باشد که مؤسسه، دانش يأ تجربه لازم در آن زمینه را ندارد. 

 

33. در مواردی که مؤسسه به اطلاعاتی دست یابد که در صورت دستیابی زودتر به آن از پذیرش کار خودداری میکرد، سیاستها و روشهای ادامه کار باید شامل بررسی موارد زیر باشد: 

الف - مسئولیتهای حرفهای و قانونی در شرایط موجود، شامل ملزم بودن یا نبودن گزارش بـه یا، افراد انتخاب کننده مؤسسه یا در برخی موارد، به مقامات ذیصلاح قانونی. 

• امکان کناره گیری از کار. 

 

منابع انسانی 

34. سیاستها و روشهای کناره گیری از کار، موضوعاتی شامل موارد زیر را دربرمی گیرد: 

 

• مذاکره با سطوح مناسبی از مدیران اجرایی و هیئت مدیره صاحبکار در باره اقدام مناسبی که مؤسسه ممکن است بر اساس واقعیتها و شرایط مربوط به عمل آورد. 

• چنانچه مؤسسه کناره گیری را مناسب تشخیص دهد، مذاکره با سطوح مناسبی از مدیران اجرایی و هیئت مدیره صاحبکار درباره کناره گیری از کار و دلایل کناره گیری. 

• بررسی اینکه آیا برای ادامه کار یا گزارش کناره گیری همراه با دلایل آن به مقامات ذيصلاح قانونی، الزامات حرفه‌ای، قانونی یا مقرراتی وجود دارد یا خیر.

• مستندسازی مسایل عمده، مشاوره های انجام شده، نتایج به دست آمده و مبانی آن.

 

منابع انسانی 

35. مؤسسه باید سیاستها و روشهایی را طراحی و برقرار کند که از دسترسی به کارکنان کافی دارای توانایی، صلاحیت و پایبندی بـه اصول اخلاقی لازم برای انجام کار طبق الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی و امکان صدور گزارش مناسب شرايط موجود اطمینانی معقول به دست آورد. 

 

این سیاستها و روشها، موضوعات زیررا دربرمی گیرد: 

 

الف- أستخدام. 

ب- ارزیابی عمنکرد. 

پ- توانایی‌ها 

ت - صلاحيت. 

ث- فرصتهای ارتقای شغلی. 

ج-ترفیع  

چ- حقوق و مزايا.   

ح- براورد کارکنان مورد نیاز. 

 

مؤسسه با پرداختن به این موضوعات، میتواند تعداد و ویژگیهای افراد مورد نیاز برای انجام کارهای خود را تعیین کند. فرایندهای استخدامی مؤسسه در دربرگیرنده روشهایی است که مؤسسه را در انتخاب افراد درستکار و مستعد برای ارتقای توانایی‌ها و صلاحیت، تا حد  لازم جهت انجام کارهای مؤسسه یاری میکند. 

 

37. توانایيها و صلاحیت کارکنان از طریق روشهای گوناگونی چون موارد زیر ارتقا می یابد: 

 

• آموزش حرفه ای.

• پیشرفت‌های حرفه ای مستمر، مثلًا از طریق کارآموزی. 

• تجربه کاری. 

• سرپرستی و نظارت توسط کارکنان با تجربه تر 

• اعتلای فرهنگ کار گروهی.  

 

38. تداوم صلاحیت کارکنان مؤسسه به میزان زیادی به پیشرفتهای حرفه ای مستمر بستگی دارد تا آنان، دانش و تواناییهای خود را حفظ کنند. از این رو، مؤسسه در سیاستها و روشهای خود، بر لزوم آموزش مستمر همه کارکنان تأکید میکند و منابع و کمکهای آموزشی مورد نیاز را برای قادر ساختن کارکنان به حفظ تواناییها و صلاحیت لازم فراهم میکند. در موارد در دسترس نبودن منابع فنی و آموزشی داخلی، یا به هر دلیل دیگر، مؤسسه میتواند از افراد مناسب و واجد شرایط برون سازمانی برای این منظور استفاده کند.

 

39. روشهای ارزیابی عملکرد، حقوق و مزایا و ترفیعات مؤسسه، در دربرگیرنده سازوکارهای لازم برای شناسایی و تشویق مناسب در موارد ارتقا و حفظ صلاحیت و پایبندی به اصول اخلاقی میباشد. به ویژه، مؤسسه اقدامات زیر را انجام میدهد:

 

  الف- آگاه کردن کارکنان از انتظارات مؤسسه درباره اصول کاری و اخلاقی. 

ب- ارائه نتایج ارزیابی عملکرد، پیشرفت و فرصتهای ارتقای شغلی و ارائه مشاوره های لازم در این موارد به کارکنان. 

پ- کمک به کارکنان برای درک این امر که ارتقا به ردهای با مسئولیت بالاتر، از جمله، به کیفیت عملکرد و پایبندی به اصول اخلاقی بستگی دارد و تخطی از سیاستها و روشهای مؤسسه میتواند به اقدامات انضباطی منجر شود. 

 

40. فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان، به اندازه و شرایط مؤسسه بستگی دارد. در مؤسسات کوچکتر، روشهای ارزیابی عملکرد کارکنان  میتواند از رسمیت کمتری برخوردار باشد. 

 

تعیین گروه کاری 

41. موسسه باید مسئولیت هر کار را به یک مدیر مسئول کار واگذار کند. مؤسسه باید سیاستها و روشهایی را برقرار کند که مستلزم موارد زیر باشد: 

 

الف- نام مدير مسئول کار و مسئولیت وی به هیئت مدیره و مدیران اجرایی اصلی صاحبکار اطلاع داده شود. 

ب- مدیر مسئول کار توانایبها، صلاحیت، اختیار و زمان مناسب برای ایفای مسئولیت خود را داشته باشد. 

پ ـ مسئولیتهای مدیر مسئول کار به روشنی تعریف و به وی اعلام شود. 

 

42. سیاستها و روشها شامل سیستمهای نظارت بر تناسب حجم کار با ظرفیت کاری مدیران مسئول کار است به گونهای که این افراد زمان کافی برای ایفای مسئولیتهای خود به نحو مناسب را داشته باشند. 

 

43. مؤسسه همچنین باید برای هر کار، کارکنان مناسب و دارای تواناییها، صلاحیت و زمان لازم را تعیین کند تا کار طبق الزامـات استانداردهای حرفه ای، قانونی و مقرراتی، انجام شود و مؤسسه بتواند گزارشهای متناسب با شرایط موجود را صادر کند. 

 

44. مؤسسه روشهایی را برای ارزیابی تواناییها و صلاحیت کارکنان خود برقرار می کند. تواناییها و صلاحیت مورد نظر در هنگام تعیین گروههای کاری و تعیین سطح نظارت لازم، شامل موارد زیر است:

 

• شناخت و تجربه عملی در باره کارهای با ماهیت و پیچیدگی مشابه از طریق آموزش و مشارکت مناسب. 

• شناخت الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی.

• دانش فنی مناسب شامل شناخت از فناوری اطلاعات مربوط. 

• شناخت از صنایع مرتبط با فعالیت صاحبکار. 

•توانایی اعمال قضاوت حرفه ای 

• شناخت از سیاستها و روشهای کنترل کیفیت مؤسسه 

 

اجرای کار

45. مؤسسه باید برای کسب اطمینان معقول از انجام کار طبق الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی و صدور گزارشهای متناسب با شرایط موجود توسط مؤسسه، سیاستها و روشهای لازم را طراحی و برقرار کند. 

 

46. مؤسسه از طریق سیاستها و روشهای خود، درصدد حفظ کیفیت انجام کار است. این امر اغلب از طریق دستورالعمل‌های کتبی یا الکترونیکی، نرم افزارها یا دیگر اشکال مستندسازی استاندارد شده، مجموعه های حاوی رهنمودهای ویژه صنعت یـا موضوعی خاص انجـام می شود. 

 

موضوعات مورد اشاره شامل موارد زیر است: 

 

• چگونگی آگاه شدن گروه‌های کاری از کار محول شده، به منظور کسب شناخت از اهداف کار خود. 

• فرایندهای رعایت استانداردهای مربوط به کار مورد نظر. 

• فرایندهای نظارت بر کار، آموزش و تربیت کارکنان. 

• مستندسازی مناسب کار انجام شده، زمانبندی و میزان بررسی. 

• فرایندهای کسب اطمینان از اجرای مستمر همه سیاستها و روشها. 

روشهای بررسی کار انجام شده، قضاوتهای عمده به عمل آمده و شکل گزارشهایی که قرار است صادر شود. 

 

47. شناخت همه اعضای گروه کاری از اهداف کار خود حایز اهمیت است. کار گروهی و آموزش مناسب، برای کمک به اعضای کم تجربه تر گروه کاری جهت کسب شناخت روشن از آهداف کارهای محول شده، ضروری است. 

 

48. سرپرستی شامل موارد زیر است: 

 

• پیگیری پیشرفت کار. 

• ارزیابی توانایبها و صلاحیت هریک از اعضای گروه کاری، داشتن زمان کافی توسط هر یک برای اجرای کار خـود، شناخت آنان از وظایف محول شده و انجام کار طبق رویکرد برنامه ریزی شده. 

• حل و فصل مسایل عمده پدید آمده در جریان کار، ارزیابی اهمیت آنها و تعدیل رویکرد برنامه ریزی شده به گونه ای مناسب. 

• شناسایی موضوعات مستلزم مشورت یا بررسی توسط اعضای با تجربه تر گروه در جریان اجرای کار. 

 

49. مسئولیتهای بررسی بر این مبنا تعیین میشود که اعضای با تجربه تر گروه، شامل مدير مسئول کـار، کار انجام شده توسط اعضای کم  تجربه تر گروه را بررسی کنند. بررسی کنندگان موارد زیر را ارزیابی میکنند: 

 

الف - انجام كار طبق الزامات استانداردهای حرفه ای قانونی و مقرراتی مربوط.  

ب- تشخيص موضوعات عمده مستلزم بررسی بیشتر. 

پ- انجام مشورتهای مناسب و مستندسازی و بکارگیری نتایج به دست آمده. 

ت- ضرورت تجدید نظر در ماهیت، زمانبندی اجرا و میزان کار انجام شده. 

ث-متکی بودن نتایج به دست آمده به کار انجام شده و مستندسازی کار انجام شده به گونهای مناسب. 

ج- کافی و مناسب بودن شواهد کسب شده برای پشتیبانی از گزارش 

چ- دستیابی به اهداف روشهای اجرای کار  مشاوره

 

مشاوره

50. مؤسسه باید برای کسب اطمینانی معقول از موارد زیر، سیاستها و روشهای لازم را طراحی و برقرار کند:

 

  الف- انجام مشورت مناسب در باره موضوعات پیچیده و بحث انگیز. 

ب- دسترسی به منابع کافی برای انجام مشورت لازم. 

پ-  مستندسازی ماهیت و دامنه این گونه مشورتها. 

ت- مستندسازی نتایج حاصل از مشورتها و بکارگیری آن. 

 

51. مشورت شامل گفتگو در سطح حرفه ای مناسب با افراد درون یا برون مؤسسه است که تخصص کافی برای حل و فصل موضوعات پیچیده یا بحث انگیز را دارند. 

 

52. در مشاوره، از منابع تحقیقاتی مناسب و همچنین، مجموعه تجارب و مهارتهای فنی مؤسسه استفاده میشود. مشاوره به ارتقای کیفیت کار و بهبود بکارگیری قضاوت حرفه ای کمک کند. مؤسسه با فرهنگ سازی سعی می کند که مشورت به عنوان نقطه قوت شناخته شود و  کارکنان، به مشورت درباره موضوعات پیچیده یا بحث انگیز ترغیب گردند. 

 

53. مشورت اثر بخش باسایر افراد حرفه ای مستلزم این است که همه حقایق مربوط در اختیار آنان قرار داده شود تا بتوانند در بـاره موضوعات فنی، اخلاقی و یا غیر آن، آگاهانه نظر دهند. اجرای روشهای مشاوره مستلزم مشورت با افراد دارای دانش ارشدیت و تجربه مناسب در درون یا برون مؤسسه درباره موضوعات عمده فنی، اخلافی و یا غیر آن، مستندسازی مناسب نتایج حاصل از مشاوره و بکارگیری این نتایج  به گونه‌ای مناسب است. 

 

54. مؤسسه‌ای که به دلیل نداشتن منابع داخلی مناسب یا سایر دلایل، به مشورت برون سازمانی نیاز داشته باشد می تواند از خـدمات مشاورهای سایر مؤسسات و یا مراجع حرفه ای و قانونی استفاده کند. مؤسسه قبل از استفاده از این گونه خدمات، صلاحیت ارائه دهنده خدمات را بـا  توجه به هدف مورد نظر، ارزیابی میکند. 

 

55. درباره موضوعات پیچیده یا بحث انگیز، از طریق تأیید توسط مشورت کننده و مشاور، مستند میشود. جزئیات و دامنه مستندسازی به گونه ای است که تشخیص موارد زیر را میسر میسازد: 

الف- مشورت با سایر افراد حرفه ای

ب- نتایج مشورت، شامل هر گونه تصمیمات اتخاذ شده، مبانی آن تصمیمات و چگونگی بکار گیری آنها.  

 

اختلاف نظر

56. مؤسسه باید سیاستها و روشهایی را برای چگونگی برخورد با اختلاف نظر بین اعضای گروه کاری، اختلاف نظر با مشاوران و اختلاف نظر بـين مدیر مسئول کار و بررسی کننده کننرل کیفیت کار و نحوه حل و فصل آنها برقرار کند. نتایج کسب شده باید مستند و بکار گرفته شود. 

 

57. اینگونه روشها، زمینه شناسایی زود هنگام اختلاف نظرها را فراهم می آورد، راهنماییهای روشنی را در باره اقدامات لازم بعدی آرائه میدهد و مستندسازی در باره حل و فصل اختلاف نظرها و بکارگیری نتایج به دست آمده را الزامی میکند. گزارش نباید قبل از حل و فصل موارد اختلاف نظر صادر شود. 

 

58. مؤسسه ای که از فرد برون سازمانی واجد شرایط و مناسب برای بررسی کنترل کیفیت کار استفاده میکند، میداند که اختلاف نظر میتواند رخ دهد و برای حل و فصل این اختلافات، روشهایی را، برای مثال، مشورت با سایر افراد حرفه ای، مؤسسات دیگر یا مراجع حرفه ای یا قانونی، برقرار میکند. 

 

بررسی کنترل کیفیت کار  

59. مؤسسه باید سیاستها و روشهایی را برای الزامی کردن بررسی کنترل کیفیت کار برقرار کند که ارزیابی بیطرفانه قضاوتهای عمده به عمل  آمده توسط گروه کاری و نتایج به دست آمده در تهیه گزارش، فراهم شود. این گونه سیاستها و روشها باید شامل موارد زیر باشد: 

 

الف - الزام به بررسی کنترل کیفیت کار در مورد همه حسابرسیهای صورتهای مالی شرکتہای پذیرفته شده در بورس اوراق بہادار. 

ب- تعیین معیارهای لازم به منظور تشخیص ضرورت بررسی کنترل کیفیت کار، برای سایر حسابرسیها و بررسیهای اجمالی اطلاعات مالی تاریخی، سایر خدمات اطمینان بخشی و خدمات مرتبط. 

پ- الزام به بررسی کنترل کیفیت کار در مورد همه کارهایی که معیارهای تعیین شده طبق بند "ب"  بالا در مورد آنها مصداق دارد.

 

60.  سیاستها و روشهای مؤسسه باید تکمیل بررسی کنترل کیفیت کار پیش از صدور گزارش را الزامی کند. 

 

61. معیارهای یاد شده در بند "۵۹ ـ ب“ برگیرنده موارد زیر است:

• ماهیت کار، شامل میزان ارتباط آن با منافع عمومی. 

• شنأسایی وضعیتها یا خطرهای غیرعادی یک کار یا گروهی از کارها.

• الزامی بودن بررسی کنترل کیفیت کار طبق قوانین و مقررات. 

 

62. مؤسسه باید سیاستها و روشهایی را برقرار کند که دربرگیرنده موارد زیر باشد: 

الف ـ ماهیت، زمانبندی اجرا و میزان بررسی کنترل کیفیت کار. 

ب ـ معیارهای تعیین صلاحیت بررسی کنندگان کنترل کیفیت کار

پ ـ الزامات مستندسازی بررسی کنترل کیفیت کار. 

 

ماهیت، زمانبندی اجر؛ و میزان بررسی کنترل کیفیت کار

63. بررسی کنترل کیفیت کار معمولًا در برگیرنده مذاکره با مدیر مسئول کار، بررسی صورتهای مالی یا سایر اطلاعات و گزارش مربوط، و، به ویژه، ارزیابی مناسب بودن گزارش است. این بررسی همچنین دربرگیرنده بررسی کاربرگهای انتخاب شده درباره قضاوتهای عمده به عمل آمده توسط گروه کاری و نتایج به دست آمده، است. میزان بررسی به پیچیدگی کار و خطر نامناسب بودن گزارش برای شرایط موجود، بستگی دارد. بررسی، مسئولیت مدیر مسئول کار را کاهش نمیدهد. 

 

64. بررسی کنترل کیفیت کار در مورد حسابرسی صورتهای مالی شرکتهای پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار، شامل توجه به موارد زیر است: 

 

• ارزیابی استقلال مؤسسه در ارتباط با هر کار توسط گروه کاری. 

• خطرهای عمده شناسایی شده در جریان کار و برخورد با آن خطرها 

• قضاوتهای به عمل آمده، به ویژه در ارتباط بااهمیت و خطرهای عمده. 

• اینکه آیا مشورت مناسب درباره موارد اختلاف نظر یا سایر موضوعات پیچیده یا بحث انگیز به عمل آمده است یا خیر و نتایج ناشی از این مشورتها. 

• میزان اهمیت تحریفهای شناسایی شده در جریان کار اعم از اصلاح شده و نشده و چگونگی حل و فصل آنها. 

• موضوعاتی که لازم است به اطلاع مدیران اجرایی، هیئت مدیره و، در موارد لازم، سایر اشخاص مانند مراجع قانونی برسد. 

• اینکه آیا کاربرگهای انتخاب شده برای بررسی، کار انجام شده در ارتباط با قضاوتهای عمده را منعکس و نتایج به دست آمده را  پشتیبانی میکند یا خیر.  

• مناسب بودن گزارش برای صدور. 

بررسیهای کنترل کیفیت کار در مورد کارهایی غیر از حسابرسی صورت‌های مالی شرکتهای پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار ممکن است شامل برخی یا همه این موارد باشد. 

 

65. بررسی کننده کنترل کیفیت کار، بررسی را به موقع و در مراحلی مناسب از اجرای کار انجام میدهد تا موضوعات عمده بتواند در اسرع وقت و پیش از صدور گزارش، به گونهای حل و فصل گردد که وی را متقاعد سازد. 

 

66. در مواردی که پیشنهادات بررسی کننده کنترل کیفیت کار، مورد قبول مدیر مسئول کار قرار نگرفته و موضوع به نحوی که بررسی کننده متقاعد شود حل و فصل نشده است، از صدور گزارش خودداری میشود تا اینکه موضوع طبق روشهای مؤسسه در برخورد با اختلاف نظر، حل و فصل شود. 

 

معیارهای تعیین صلاحیت بررسی کنندگان کنترل کیفیت کار 

67. سیاستها و روشهای مؤسسه باید معیارهای لازم برای تعیین بررسی کنندگان کنترل كيفيت مؤسسه را مشخص نماید و واجد صلاحیت بودن آنها را بر اساس موارد زیر تعیین کند: 

 

الف- شرايط فنی لازم برای ایفای مسئولیت، شامل تجربه و اختیار لازم؛ و 

ب- میزانی که میتوان با بررسی کننده کنترل کیفیت کار مشورت کرد، بدون این که بیطرفی وی خدشه‌دار شود. 

 

68. سیاستها و روشهای مؤسسه درباره شرایط فنی بررسی کنندگان کنترل کیفیت کار، لازم است دربرگیرنده ضوابطی جهت تشخیص مهـارت فنـی؛  تجربه و اختیار لازم برای ایفای مسئولیت باشد. کافی و مناسب بودن مهارت فنی، تجربه و اختیار، به شرایط کار بستگی دارد. افزون بر این بررسی کننده کنترل کیفیت کار برای حسابرسی صورتهای مالی شرکتهای پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار، لازم است از نظر تجربه و اختیار،  در سطح مدیر مسئول کار حسابرسی صورتهای مالی شرکتهای یاد شده باشد. 

 

69. سیاستها و روشهای مؤسسه برای حفظ بیطرفی بررسی کننده کنترل کیفیت کار طراحی میشود. برای مثال، بررسی کننده کنترل کیفیت کار: 

 

الف- توسط مدیر مسئول کار انتخاب نمیشود. 

ب- طی دوره مورد بررسی، در اجرای کار مشارکت نمی کند. 

پ- برای گروه کاری تصمیم گیری نمی کند. 

ت ـ در معرض سایر مواردی که بیطرفی بررسی کننده را تهدید کند، قرار نمیگیرد. 

 

70. مدیر مسئول کار ممکن است در جریان انجام کـار بـا بررسی کننده کنترل کیفیت کـار مشورت کند. این گونه مشورتها صلاحیت بررسی کننده کنترل کیفیت کار را برای ایفای مسئولیت خود، مخدوش نمی کند. با این وجود، در مواردی که ماهیت و میزان مشورت با اهمیت باشد، به منظور حفظ بیطرفی بررسی کننده، گروه کاری و بررسی کننده مراقبتهای لازم را به عمل می آورند. در مواردی که این امر امکان پذیر نباشد، فرد دیگری از مؤسسه یا فرد برون سازمانی وأجد شرایط و مناسب برای انجام وظایف بررسی کننده کنترل کیفیت کار یا مشاور کار انتخاب میشود. بر اساس سیاستهای مؤسسه، در مواردی که توان انجام بررسی بیطرفانه آسیب پذیر است، بررسی کننده کنتـرل  کیفیت کار جایگزین میشود. 

 

71. یک شاغل انفرادی یا یک مؤسسه کوچک میتواند بررسی کنترل کیفیت کار را به افراد برون سازمانی واجد شرایط مناسب محول کند. از سوی دیگر، شاغل انفرادی یا مؤسسه کوچک میتواند برای تسهیل در بررسی کنترل کیفیت کار از مؤسسه ای دیگر استفاده کند. در صورت انعقاد قرارداد با افراد برون سازمانی واجد شرایط و مناسب، شاغل انفرادی یا مؤسسه لازم است الزامات و رهنمودهای مندرج در بندهای ۶۷ تا ۷۰ را بکار گیرد. 

 

مستندسازی بززسی کننرل کيفیت کار 

72. سیاستها و روشهای مستندسازی بررسی کنترل کیفیت کار باید مستندسازی موارد زیر را الزامی کند: 

 

الف- اجرا شدن روشهای لازم طبق سیاستهای مؤسسه در مورد بررسی کنترل کیفیت کار. 

ب- تکمیل شدن بررسی کنترل کیفیت کار پیش از صدور گزارش.

پ- عدم برخورد بررسی کننده با هر نوع موضوع حل و فصل نشده ای که موجب شود وی به این باور برسدکه قضاوتهای عمده به عمل آمده توسط گروه کاری و نتایج به دست آمده توسط آنان، نامناسب است. 

 

مستندسازی کار 

تنظیم پرونده‌های نهایی کار 

73. مؤسسه باید سیاستها و روشهایی را برای گروههای کاری برقرار کند تا پرونده‌های نهایی کار به موقع پس از نهایی شدن گزارشها تنظیم شود.

 

74. قوانین یا مقررات ممکن است محدودیتهای زمانی را برای تنظیم پرونده های نهایی برخی از کارها مقرر کند. در نبود چنین محدودیت زمانی در قوانین یا مقررات، مؤسسه برای تنظیم به موقع پرونده های نهایی کار، محدودیتهای زمانی متناسب با ماهیت کار برقرار می کند. در مورد یـک حسابرسی، برای مثال، این محدودیت زمانی معمولًا بیش از ۶۰ روز پس از تاریخ گزارش حسابرس نیست. 

 

محرمانه بودن، حفاظت اطمینان بخش، درستی، قابلیت دسترسی و قابلیت بازیابی مستندات کار 

 

75. مؤسسه باید سیاستها و روشهایی را طراحی و برقرار کند که محرمانه بودن، حفاظت اطمینان بخش، درستی، قابلیت دسترسی و قابلیت بازیابی مستندات کار را تأمین کند.

 

76. الزامات اخلاقی مربوط، کارکنان مؤسسه را همواره، به رعایت رازداری در مورد اطلاعات مندرج در مستندات کار متعهد می کند، مگر اینکه صاحبکار مجوز خاص در مورد افشای اطلاعات داده باشد یا الزام قانونی یا حرفه ای برای افشا و جود داشته باشد. قوانین و مقررات خاصی ممکن است تعهدات بیشتری را در رابطه با حفظ رازداری کارکنان نسبت به اطلاعات صاحبکار، به ویژه در زمینـه اطلاعات شخصی مقرر کرده باشد. 

 

77. در مواردی که امکان تغییر، افزایش یا حذف مستندات، بدون اطلاع مؤسسه وجود داشته باشد یا احتمال رود مستندات برای همیشه از بین رود یا آسیب ببیند، درستی، قابلیت دسترسی یا قابلیت بازیابی اطلاعات زیربنایی ممکن است به خطر افتد، اعم از اینکه مستندسازی کار بـه صورت کتبی، الکترونیکی یا با بکارگیری سایر ابزارها انجام شده باشد. از این رو، مؤسسه برای اطمینان از دستیابی به موارد زیر، کنترلهای  مناسب را درباره مستندسازی کار طراحی و برقرار میکند: 

 

الف - امكان تشخیص زمان تهیه تغییر یا بررسی مستندات کار و شخص انجام دهنده آن؛ 

ب- حفاظت از درستی اطلاعات در همه مراحل کار، به ویژه در مواردی که اطلاعات در اختیار اعضای گروه کاری یا از طریق اینترنت در اختیار دیگران قرار میگیرد؛ 

پ- پیشگیری از تغییر غیرمجاز مستندات کار؛ و 

ت- دسترسی به مستندات کار توسط گروه کاری و سایر اشخاص مجاز، در صورت لزوم، برای ایفای مناسب مسئولیتهای آنان.

 

78. کنترلهایی که مؤسسه ممکن است برای تأمین محرمانه ماندن، حفاظت اطمینان بخش درستی قابلیت دسترسی و قابلیت بازیابی مستندات طراحی و برقرار کند، از جمله شامل موارد زیر است:  

• استفاده از کلمه عبور توسط اعضای گروه کاری، برای محدود کردن دسترسی به مستندات الكترونیکی کار به استفاده کنندگان مجاز. 

• تهیه نسخه پشتیبان از مستندات الکترونیکی کار در مراحل مناسب اجرای کار. 

• استفاده از روشهایی برای توزیع مناسب مستندات کار بین اعضای گروه در شروع کار، پردازش آنها در جریان کار و منظم کـردن آنها در پایان کار.

•  استفاده از روشهایی برای محدود کردن دسترسی به نسخه های کاغذی مستندات کار و توزیع مناسب و بایگانی محرمانه آن. 

 

79. مستندات کاغذی اصلی ممکن است بنا به ملاحظات عملی برای انعکاس در پرونده های الکتروتیکی اسکن شود.در اینگونه موارد، مؤسسه الزام گروه‌های کاری به اجرای موارد زیر، روشهای مناسبی را برقرار میکند: 

 

الف- تهيه نسخه‌های اسکن شده به گونه ای که محتوای کامل مستندات کاغذی اصلی، شامل امضاهای دستی، عطفهای متقابل زیرنویسها را نشان دهد؛

ب-  بایگانی نسخه های اسکن شده در پروندههای کار و در صورت لزوم، تهیه فهرست و امضای نسخه های اسکن شده؛ و 

پ -فراهم کردن امکان بازیابی و چاپ نسخه های اسکن شده در صورت لزوم. 

 

مؤسسه چگونگی نگهداری مستندات کاغذی اصلی را که به دلایل قانونی، مقرراتی یا غیره اسکن شده است، مورد توجه قرار میدهد. 

نگهداری مستندات کار  

مؤسسه باید سیاستها و روشهایی را برقرار کند که مستندات کار برای دوره زمانی کافی جہت تأمین نیازهای مؤسسه یا مقرر در قانون یا مقررات، نگهداری شود.

 

81. نیاز مؤسسه به نگهداری مستندات کار و دوره نگهداری، برحسب ماهیت کار و شرایط مؤسسه، متفاوت می باشد؛ برای مثال، اینکه آیا مستندسازی کار برای فراهم کردن سوابی موضوعات بااهمیت مستمر برای کارهای آتی مورد نیاز است یا خیر دوره نگهداری ممکن  است به عوامل دیگری مانند الزامات قانونی یا مقرراتی یا رویه های متعارف نیز بستگی داشته باشد. در مورد کارهای حسابرسی، دوره نگهداری معمولًا حداقل ۳ سال از تاریخ گزارش حسابرس است. 

 

82. روشهایی که مؤسسه برای نگهداری مستندات کار انتخاب میکند شامل روشهایی است که دستیابی به موارد زیر را فراهم میکند: 

• بازیابی و دسترسی به مستندات کار در طول دوره نگهداری به ویژه در مورد مستندات الکترونیکی که فناوری زیربنایی ممکن است با گذشت زمان ارتقا یا تغییر یابد.  

• تأمین سوابق تغییرات به عمل آمده در مستندات کار پس از تکمیل پرونده های کار، در صورت لزوم. 

• امکان دسترسی اشخاص مجاز خارج از مؤسسه به مستندات کار و بررسی آن برای کنترل کیفیت یا مقاصد دیگر. 

 

مالكيت مستندات كار

83. مالكیت مستندات کار، به استثنای مواردی که در قانون یا مقررات به نحو دیگری مشخص شده باشد، متعلق به مؤسسه است. مؤسسه می تواند قسمتهایی یا خلاصه ای از مستندات کار را در اختیار صاحبکار قرار دهد، به شرطی که این اقدام، اعتبار کار انجام شده یا در مورد کارهای اطمینان بخشی، استقلال مؤسسه یا کارکنان آن را خدشه دار نکند. 

 

نظارت  

84. مؤسسه به منظور کسب اطمینان معقول نسبت به مربوط بودن، کافی بودن و اثربخش بودن سیاستها و روشهای مرتبط با سیستم کنترل کیفیت و اجرای آن در عمل، باید سیاستها و روشهای لازم را طراحی و برقرار کند. اینگونه سیاستها و روشها باید شامل بررسی و ارزیابی مستمر سیستم کنترل کیفیت مؤسسه، شامل بازبینی ادواری نمونه‌هایی از کارهای تکمیل شده باشد. 

 

85. هدف از نظارت بر رعایت سیاستها و روشهای کنترل کیفیت، ارزیابی موارد زیر است: 

 

الف- رعايت الزامات استانداردهای حرفه ا،ی قانونی و مقرراتی. 

ب- مناسب بودن طراحی سیستم کنترل کیفیت و بخشی اجرای آن.  

پ- بکارگیری مناسب سیاستها و روشهای کنترل کیفیت مؤسسه به گونه ای که گزارشهای صادره توسط مؤسسه یـا مدیر مسئول كـار، برای شرایط موجود مناسب باشد. 

 

86. مؤسسه مسئولیت فرایند نظارت را به شریک یا شرکا یا سایر کارکنان مؤسسه که تجربه و اختبار کافی و مناسب برای پذیرش آن مسئولیت را دارند، واگذار میکند. نظارت بر سیستم کنترل کیفیت مؤسسه به وسیله افراد با صلاحیت انجام میشود. این نظارت، ارزیابی مناسب بودن طراحی و اثربخشی کارکرد سیستم کنترل کیفیت را دربرمی گیرد.

 

87. بررسی و ارزیابی مستمر سیستم کنترل کیفیت شامل موضوعاتی مانند موارد زیر است:

 

تجزیه و تحلیل

 

O آخرین تغییرات در الزامات استانداردهای حرفه ای قانونی و مقرراتی و چگونگی لحاظ نمودن آنها در سیاستها و روشهای مؤسسه، در موارد مقتضی.

O تأییدیه کتبی درباره رعایت سیاستها و روشهای مربوط به استقلال.   

O ارتقای حرفه ای مستمر، شامل آموزش. 

O تصمیمات مربوط به پذیرش و ادامه کار. 

 

• تعیین اقدامات اصلاحی لازم و بهبود سیستم، شامل استفاده از بازخوردها در بهبود سیاستها و روشهای آموزشی موسسه.

•   آگاه نمودن کاركنان ذيصلاح مؤسسه از ضعفهای شناسایی شده در طراحی و اجرای سیستم. 

• پیگیری انجام سریع اصلاحات لازم در سیاستها و روشهای کنترل کیفیت توسط کارکنان ذیصلاح مؤسسه. 

 

88. بازبینی نمونه ای از کارهای تکمیل شده معمولًا به طور ادواری انجام میشود. کارهای انتخاب شده برای بازبینی شامل دست کم یک کار  برای هر مدیر مسئول کار در هر دوره است کـه این دوره معمولًا بیش از سه سال نمی باشد. روش سازماندهی بازبینی ادواری، شامل زمانبندی انتخاب هر کار، به عوامل زیادی، چون موارد زیر بستگی دارد: 

 

• اندازه مؤسسه.

• تعداد و پراکندگی جغرافیایی واحدهای مؤسسه. 

•  نتایج روشهای نظارت قبلی. 

• میزان اختیار کارکنان و واحدها (برای مثال، آیا هر واحد اختیار انجام بازیینیهای خود را دارد یا تنها واحد مرکزی میتواند آن را اجرا کند.)

•  ماهیت و پیچیدگی فعالیت و سازمان مؤسسه. 

• خطرهای مرتبط با صاحبکاران و کارهای مؤسسه 

 

89. فرایند بازبینی شامل انتخاب کارهایی است که برخی از آنها ممکن است بدون اطلاع قبلی گروه کاری انتخاب شود. افراد بازبینی کننده کار در اجرای کار یا بررسی کنترل کیفیت آن دخالت ندارند. برای تعیین دامنه بازبینیها، مؤسسه می نواند دامنه یا نتایج برنامه بازبینی مستقل خارج از مؤسسه را مورد توجه قرار دهد. با این وجود، برنامه بازبینی مستقل خارج از مؤسسه جایگزین برنامه نظارت داخلی مؤسسه نمیشود. 

 

90. مؤسسات کوچک یا شاغلین انفرادی ممکن است بخواهند از یک فرد برون سازمانی واجد شرایط و مناسب یا مؤسسه ای دیگر برای انجام بازبینی کارها و سایر روشهای نظارتی استفاده کنند. از طرف دیگر، آنها ممکن است به منظور تسهيل فعالیت‌های نظارتی ترتیباتی را برای مشارکت با سایر سازمانهای مناسب برقرار کنند. 

 

91. مؤسسه باید آثار نقایص مشاهده شده در نتیجه فرایند نظارت را ارزیابی و نوع آن را با توجه به موارد زیر تعیین کند: 

 

الف- مواردی که لزوما نشان دهنده عدم کفایت سیستم کنترل کیفیت مؤسسه (برای فراهم نمودن اطمینان معقول نسبت بـه رعايت الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی و همچنین مناسب بودن گزارشهای صادره توسط موسسه با شرایط موجود) نمیباشد.

ب- نقایص سیستمی، مکرر یا سایر نقایص با اهمیتی که مستلزم اقدام اصلاحی بیدرنگ می باشد. 

 

92. مؤسسه باید نقایص مشخص شده در نتیجه فرایند نظارت و پیشنهادات تعدیلی مناسب را بـه مـدیران مسئول کار و سایر کارکنان ذیربط اطلاع دهد. 

 

93. ارزیابی مؤسسه از هر نوع نقص باید به پیشنهاداتی درباره یک یا چند مورد زیر بینجامد: 

 

الف- انجام اقدام اصلاحی مناسب در ارتباط با یک کار خاص یا هر یک از کارکنان. 

ب- اطلاع رسانی یافته ها به افراد مسئول آموزش و ارتقای حرفه‌ای. 

پ- تغيبرات سیاستها و روشهای کنترل کیفیت.

ت- اقدام انضباطی در مورد افرادی که سیاستها و روشهای مؤسسه را رعایت نمیکنند، به خصوص آنهایی که مکررًا تخطی میکنند.  

 

94. در مواردی که نتایج روشهای نظارتی نشان دهد که گزارش ممکن است نامناسب باشد یا در جریان اجرای کار، برخی روشها حذف شده است، مؤسسه باید اقدامات بیشتری را که برای رعایت الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی مربوط، مناسب است، تعیین کند. مؤسسه باید همچنین کسب نظر مشاور حقوقی را مورد توجه قراردهد. 

 

95. مؤسسه باید حداقل سالی یکبار نتایج نظارت سیستم کنترل کیفیت خود را به مدیران مسئول کار و سایر ارکان ذیصلاح مؤسسه (شامل مدیر عامل و در موارد مقتضی، هیئت مدیره) اطلاع دهد و این اطلاع رسانی باید به گونه ای باشد که مؤسسه و افراد مزبور بتوانند طبق  وظایف و مسئولیتهای تعریف شده خود اقدامات فوری و مناسب را انجام دهند. اطلاع رسانی باید شامل موارد زیر باشد: 

 

الف- تشریح روشهای نظارتی اجرا شده. 

ب ـ نتايج به دست آمده از روشهای نظارتی. 

پ ـ در موارد مربوط، تشریح نقایص سیستمی مکرر یا سایر نقایص بااهمیت و اقدامات به عمل آمده برای رفع یا اصلاح آن نقایص.

 

96. گزارشگری نقایص مشخص شده به افرادی غیر از مدیران مسئول کار مربوط، معمولًا شامل مشخص نمودن کار مربـوط نمی باشد، مگر اینکه برای ایفای مناسب مسئولیتهای آنان لازم باشد. 

 

97. مستندسازی مناسب نظارت، دربرگیرنده موارد زیر است: 

 

الف- مشخص کردن روشهای نظارتی، شامل روش انتخاب کارهای تکمیل شده برای بازبینی.  

ب- ثبت ارزیابی موارد زیر: 

 

• رعایت الزامات استانداردهای حرفه ای، قانونی و مقرراتی مربوط. 

• طراحی سیستم کنترل کیفیت به گونهای مناسب و اثر بخشی اجرای آن. 

•بکارگیری سیاستها و روشهای کنترل کیفیت مؤسسه به گونه ای مناسب و صدور گزارشهای متناسب با شرایط موجود توسط مؤسسه. 

پ- شناسایی نقایص مشاهده شده، ارزیابی اثر آنها و تعیین مبنایی برای لزوم انجام اقدام بیشتر و نوع آن.

 

شکایات و اتهامات 

مؤسسه باید به منظور کسب اطمینان معقول از برخورد مناسب با موارد زیر، سیاستها و روشهای لازم را طراحی و برقرار کند: 

الف- شكايات و اتهامات در مورد اینکه کار انجام شده توسط مؤسسه، طبق الزامات استانداردهای حرفه ای، قانونی و مقرراتی مربوط انجام نشده است. 

ب ـ اتهامات مربوط به عدم رعایت سیستم کنترل کیفیت مؤسسه. 

 

99. شکایات و اتهامات ممکن است از درون یا برون مؤسسه مطرح شود. شکایات ممکن است توسط کارکنان مؤسسه، صاحبکاران یـا سایر اشخاص ثالث، مطرح و به اعضای گروه کاری یا سایر کارکنان مؤسسه اعلام گردد. 

 

100. مؤسسه به عنوان بخشی از این فرایند، کانالهای مشخصی را برای کارکنان مؤسسه برقرار میکند که هرگونه تردید خود را بدون ترس از تنبیه، مطرح کنند. 

 

101. مؤسسه با توجه به سیاستها و روشهای برقرار شده، شکایات و اتهامات را بررسی میکند. این بررسی تحت سرپرستی یکی از شرکای مؤسسه انجام میشود که دارای تجربه و اختیار کافی و مناسب بوده و در کار مورد نظر مشارکت نداشته است. بررسی مزبور، در صورت ضرورت، مشتمل بر مشاوره حقوقی نیز خواهد بود. مؤسسات کوچک و شاغلین انفرادی میتوانند برای انجام بررسی، از فرد بـرون سازمانی واجد شرايط و مناسب يـا مؤسسه دیگری استفاده کنند. شکایات، اتهامات و پاسخهای مربوط مستند می شود. 

 

102. چنانچه نتایج بررسیها مبين وجود نقایص در طراحی یا اجرای سیاستها و روشهای کنترل کیفیت مؤسسه یا عدم رعایت سیستم کنترل کیفیت مؤسسه توسط فرد یا افرادی باشد، مؤسسه با توجه به بند ۹۳ اقدام مناسب را به عمل می‌آورد. 

 

مستندسازی 

103. مؤسسه باید سیاستها و روشهای مستندسازی مناسب را برقرار کند تا شواهدی درباره کارکرد هر یک از اجزای سیستم كنترل کیفیت خود فراهم نماید. 

 

104. چگونگی مستندسازی این موضوعات به تصمیم مؤسسه بستگی دارد. برای مثال، مؤسسات بزرگ میتوانند بـرای مستندسازی موضوعاتی چون تأییدیه های استقلال، ارزیابیهای عملکرد و نتایج بازبینیهای نظارتی از پایگاه اطلاعاتی الکترونیکی استفاده کنند. مؤسسات کوچکتر ممکن است از شیوه های غیر تری مانند یادداشتهای دستی، چک لیستها و فرمها استفاده کنند. 

 

105. عواملی که هنگام تعیین شکل و محتوای مستندات نشاندهنده کارکرد هر یک از اجزای سیستم کنترل کیفیت، مورد توجـه قـرار میگیرد شامل موارد زیر است 

 

• اندازه مؤسسه و تعداد واحدهای آن. 

• میزان اختیارات کارکنان و واحدها. 

•ماهیت و پیچیدگی نحوه عمل و سازمان مؤسسه. 

 

106. مؤسسه این مستندات را برای مدتی کافی که طی آن مجریان روشهای نظارتی بتوانند رعایت سیستم کنترل كيفیت مؤسسه را ارزیابی کنند یا دوره بلندمدت تری که طبق قانون و مقررات الزامی شده است، نگهداری می کند. 

 

تاریخ اجرا

107. استقرار سیستم‌های کنترل کیفیت مقرر شده در این استاندارد از اول فروردین ۱۳۸۹ الزامی است.