فصل اول - دفاتر اسناد رسمی ( 1 تا 94 )

تشکیل دفتر خانه

بند1 - پس از صدور ابلاغ سر دفتری اسناد رسمی و ازدواج و طلاق باید سر دفتر دفترخانه را حداکثر ظرف سه ماه تشکیل و شخص منتصب رسماٌ اشتغال به سمت خود پیدا کند والا در مورد دفاتر اسناد رسمی طبق ماده 7 ابلاغ سردفتر کان لم یکن خواهد بود در صورتی که سر دفتران ازدواج و طلاق نیز در مدت سه ماه دفترخانه را تشکیل ندهند ثبت محل بابستی مراتب را جهت تعیین تکلیف سر دفتر به سازمان ثبت گزارش دهند . بدیهی است اداره کل امور اسناد و سردفتران باید بلافاصلعه بعد از صدور ابلاغ مراتب را با تفهیم مفاد ماده 74 قانون دفتر اسناد رسمی با آخرین آدرس تعیین شده از طرف متقاضی بوسیله پست سفارشی بنامبرده اخطار نمایند در مورد سران دفتر ازدواج و طلاق نیز به ترتیب فوق عمل شود . [اصلاحی بخشنامه شماره 1215/2 - /2/56]

مهر و تابلو و آدرس دفاتر اسناد رسمی 

بند 2 - مهر و تابلو و دفاتر اسنادرسمی باید طبق نمونه مصوبه سازمان ثبت باشد سردفتران حق دخل و تصرف در آنرا را ندارند و در کلیه اوراق رسمی هر دفترخانه نشانی کامل دفترخانه و نام و نام خانوادگی سردفتر باید قید گردد . [اصلاحی فرازدو مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49]

نحوه انتخاب محل دفتر خانه 

بند 3 - تعیین محل دفترخانه اعم از تاسیس و انتقال با توجه به ماده قانون دفاتر اسناد رسمی مصوبه سال 1354 و بند یک ماده 30 آئین نامه همان قانون بعمل خواهد آمد و از نظر حسن جریان امور دفاتر مزبور لازم است حد المقدور سعی شود فاصله دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق کنمتر از سیصد متر نباشد . بدیهی است ادارات و واحدهای ثبتی در انتخاب محل باید به تراکم جمعیت و نیاز اهالی توجه فرمایند . [اصلاحی بخشنامه شماره 17659/2 – 29/6/53 ]

منع دفاتر از اقدامات تبلیغاتی 

بند 4 – اقدامات تبلیغاتی از قبیل انتشار آگهی و غیره برای دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مخالف شئون سردفتری و به طور کلی ممنوع است . [اصلاحی فراز سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

محفظه مطمئن برای حفظ اسناد و دفاتر 

بند 5 – دفاتر اسناد رسمی باید برای حفظ اسنا د و دفاتر و وجوه محفظه مطمئنی داشته باشند . [اصلاحی بند یک مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 . ]

نحوه اخذ تضمین از سردفتران و دفتریاران 

بند6 - بمنظور رعایت ماده 17 قانون دفاتر اسناد رسمی و مواد 9 و 10 آئین نامه های همان قانون لازم است . سردفتران و دفتریاران وثیقه ملکی مفروز با وجه نقد و با ضمانت بالنکی به میزان مقرر در بند 2 ماده یک آئین نامه را معرفی نمایند . در صورت معرفی ضامن از طرف سر دفتران و دفتر یاران اعتبار ضامن ضمانی محرز خواهد شد که مشارالیه نیزبه همان ترتیب وثیقه نقدی یا ملکی معرفی نماید . لزوماٌ متذکر می شود که مفاد بند ماده 9 آئین نامه باید در سند تنظیمی تصریح گردد . [اصلاحی بخشنامه 7661/2 – 13/9/1356] [اصلاحی بخشنامه شماره 14909/2-20/12/54] 

تضمین سردفتران و دفتریاران 

بند 7 – اسناد ضمانتنامه سردفتران و دفتریاران را به طور مطلق تعیین و اعتبار آن را محدود بمدت معین نکرده موکول به فسخ سند وسیله مرجع صالح بنمائید نحویکه مادام حساب دوره عمل سر دفتر رسیدگی و تصویه نشده ضمانت قابل استفاده باشد و شامل موارد انتقال و کفالت و غیره نیز بشود و نیز هر وقت تقاضای انتقال سردفتری می شود یا دفتر یاری به طزور موقت برای دفتر یاری دفتری دیگر پیشنهاد می شود که موقتاٌ در دو دفتر انجام وظیفه نماید باید ضمانت نامه او به موجب سند رسمی دیگری طبق همین دستور اخذ شود که دیگر اشکالی پیش نیاید . [اصلاحی بند چهل و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

تنظیم نامه بانکی سردفتران و دفتریاران 

بند 8 – اغلب مشاهده می شود که مدت اعتبار تضمین نامه های بانکی محدود به سازمان معین گردیده است که پس از انقضای موعد تعیین شده از درجه اعتبار ساقط و در نتیجه ممکن است بعضی از سردفتران و دفتر یاران بدون داشتن تضمین ابواب جمعی مشغول کار باشند . لذا در اجرای بند 3 از ماده 9 و 10 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی روسای ادارات و واحدهای ثبتی موظفند قبل از انقضای مدت قید شده در تضمین نامه های بانکی به سردفتران و دفتر یاران مشمول با قید ضرب الاجر اخطار نمایند که نسبت به تمدید مدت تضمین با تبدیل آن اقدام و همچنین موضوع را تا نتیجه کامل برابر مقررات مزبور پیگیری نمایند و ضمناٌ مراقبت کامل شود که این مطلب در ضمانت های بانکی همه وقت قید شود ( در صورتی که در راس مدت مقرر وجه ضمانت نامه از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مطالبه نشود بانک متعهد است که وجه مورد ضمانت را راسا در پایان مدت مقرر در وجحه سازمان ثبت و اسناد و املاک کشور پرداخت نماید . ) لذا آقایان مدیر کل و روسای واحدهای ثبتی مراقبت و نظارت کامل در اجرای این بخشنامه بنمایند و نیز بررسی شود در صورتیکه مدت تضمین نامه بانکی سردفتران و دفتریاران تا کنون مقتضی شده باید در تجدید آن فوراٌ اقدام و نتیجه را اعلام نمایند . [اصلاحی بخشنامه شماره 7661/2 – 14/9/1356 .] 

تبدیل و یا تعویض وثیقه سر دفتر و دفتریار 

بند 9- نظر به اینکه سردفتران و دفتریاران قبل از تصویب آئین نامه دفاتر اسناد رسمی تضمین سر دفتری و یا دفتر یاری معرفی نموده و اکنون جهت تبدیل و یا تعویض آن تقاضای تبدیل یا ایداع وثیقه دیگری می نمایند، لازم است به کلیه واحدهای ثبتی اعلام گردد از این به بعد برابر ماده 9 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و شقوق آن اقدام نمایند. [اصلاحی بخشنامه شماره 16169/5-27/9/58 . ]

فک تضمین ملکی سردفتران در قبال پرداخت وجه سند 

بند 10- در مواردیکه برخی از سردفتران و دفتریاران برای فک رهن از ملکی که آن را در قبال وجه تضمینی سردفتری و دفریاری خود در ادارات ثبت بوثیقه گذارده اند چنانچه معادل وجه تضینی را نقداً بصندوق ثبت تودیع نمایند با توجه به بند پنجم ماده 9 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1354 تبدیل تضمین و فک رهن طبق مقررات مانعی نداشته و محتاج به اقدام دیگری نیست. [بخشنامه شماره 2777/2 – 8/4/57 اصلاح شده. ]

تغییر دفتریار 

بند 11- گر چه دفتریار به پیشنهاد سر دفتر و در صورت تصویب سازمان انتخاب میگردد ولی تغییر او در صورت بروز اختلاف به پیشنهاد سر دفتر مجوزی ندارد بایستی بموضوع اختلاف رسیدگی و در صورت وقوع تخلف متخلف تعقیب گردد. [اصلاحی بند 183 مجموعه بخشنماه های تا آخر سال 49 ]

خدمت نظام 

بند 12- هر سردفتر و یا دفتریاری که مشمول خدمت سربازی می شود یا مدت معافیت آنها مقتضی می شود باید از ادامه اشتغال آنها جلوگیری و تا تعیین تکلیف قطعی طبق گواهی اداره نظام وظیفه امور دفریاری را بدفتر یار دیگری تحویل و در مورد سردفتر کفالت دفرخانه را به سردفتر نزدیکترین دفترخانه محل واگذار و با تنظیم صورتمجلس تحویل نمایند. 

داشتن دفاتر متعدد سردفتر (فرد و زوج) 

بند 13- بمنظور تسهیل در جریان امور دفاتر اسناد رسمی ، چون داشتن دفاتر متعدد مباینتی با دفتر مصرح در ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 25 تیر ماه 1354 ندارد، لذا برای جلوگیری از بی نظمی و ی ترتیبیهای احتمالی مقرر می دارد هر یک از دفاتر اسناد رسمی که قصد داشتن دفتر متعدد موضوع ماده فوق الذکر را دارند باید با تحصیل موافقت قبلی از سازمان ثبت فقط دو جلد دفتر سر دفتر که یکی مخصوص شماره های فرد و دیگری مخصوص شماره های زوج باشد تهیه و با رعایت تسلسل مورد استفاده قرار دهند. [بخشنامه شماره 6499/2 – 19/7 55 اصلاحی.] 

داشتن دفتر ممنوع المعامله 

بند 14- برای رفع هرگونه اشتباه و جلوگیری از انجام معامله اشخاص ممنوع المعامله لازم است ادارات ثبت دفتری بنام دفر اشخاص ممنوع المعامله تنظیم و نام اشخاص ممنوع المعامله را که تا کنون اعلام شده و می شود در دفتر مزبور ثبت نمایند. برای این منظور در صورت عدم امکان تهیه دفتر جداگانه می توان از دفاتر بازداشتی به مسئولیت متصدی دفتر بازداشتی استفاده نمود. ر ثانی به کلیه دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه اعلام شود که در استعلامیه ها علاوه بر مشخصات ملک مشخصات مالک(فروشنده) دقیقاً قید گردد که ر ارجاع استعلامیه به متصدی دفتر بازداشتی گواهی عدم بازداشت و عدم ممنوع المعامله بودن قید گردد. بدیهی است دفاتر مذکور در واحدهای ثبتی رافع مسئولیت مستقیم دفاتر اسناد رسمی به مراعات کلیه بخشنامه های ربوط به اشخاص ممنوع المعامله و توجه به مشخصات فراد مذکور نخواهد بود. [صلاحیه بخشنامه شماره 779/2-25/2/59 ]

تحویل و تحول دفترخانه توسط خود 

بند 15- بمنظور تسریع در کار سردفتران و دفتریاران در مواقع استفاده از مرخصی، دستور فرمایند در کلیه مواردیکه سردفتر و یا دفتریار تغییر نمی کند و یا معلق نمی شود صورتمجلس تغییر و تحول را خود سردفتران و دفریاران بشرحی که حاوی شماره آخرین سند تنظیمی و تعهد پردات هر نوع بدهی تا تاریخ تنظیم صورتمجلس باشد تنظیم و یک نسخه آن را به این اداره ل ارسال دارند. [اصلاحی بخشنامه شماره 8384-15/8/55]

حضور منظم سردفتران و دفریاران در محل کار خویش 

بند 16- چون طبق ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1354 سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین برابر مقررات اقدام و باشتناد ماده 19 آئین نامه قانون دفاتر اسنادرسمی مصوب سال 1317 (با اصلاحات بعدی) اسناد تنظیمی باید در یک جلسه تنظیم و به امضاء اصحاب معامله و سردفتر و دفتریار برسد. بنابراین حضور منظم سردفتر و دفتریار و یا قائم مقام آنها جز در ایام مرخصی و سایر معاذیر قانونی در دفترخانه الزامی بوده و عذر کارکنان دفترخانه در مورد انجام کار مراجعین به بهانه نبودن سردفتر یا دفتریار مسموع نیست. [اصلاحی بخشنامه شماره 9023/2- 25/10/58 اصلاح شده با تجدید نظر کامل. ]

دفتر ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاک بازداشت شده و مشمول بند ز 

بند 17- دفاتر اسنادرسمی باید دفتری جهت ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاک بازداشت شده و اراضی مشمول بند ز ماده واحده لایحه قانونی اراضی دولت و شهرداریها و نظائر آنها داشته باشند و کلیه بخشنامه ها ی مربوطه را درآن ثبت نموده و قبل از رفع بازداشت و ممنوعیت از طرف مرجع ذیصلاحیت از ثبت هرگونه سند در موارد فوق الذکر خودداری نمایند. [اصلاحی بند 32 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

قید نام و نام خانوادگی قبل از امضاء 

بند 18- سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و همچنین دفتریاران باید در هر مورد که نامه اداری- سند-رونوشت سند یا دفتر تحت تصدی خود را امضاء می نمایند قبل از امضاء نام و نام خانوادگی و سمت خود را ضمن تعیین تاریخ صریحاً و خوانا قید نموده سپس اقدام به امضاء نمایند و در صورت تغییر نمونه امضاء مراتب را فوراً به اداره ثبت مربوطه اطلاع دهند. [اصلاحی فراز شش مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

خروج از حوزه ماموریت 

بند 19- سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و فتریاران حق ندارند در غیر ایام تعطیلات رسمی و مرخصی بدون کسب اجازه قبلی از ثبت محل ثبت محل از حوزه ماموریت خود خارج شوند. [اصلاحی فراز چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

مرخصی و معذوریت سران دفتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران 

بند 20- در اجرای مقررات ماده 15 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب سال 1354 در صورتیکه مدت بیماری سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق یا دفتریاران بیش از یک ماه باشد صدور ابلاغ مرخصی استعلاجی در تهران و مراکز استانها تا تعیین هیئت پزشکی موکول به تایید کمیسیون متشکله در پزشکی قانونی بوده و در شهرستانهایی که دارای بهداری بوده اخذ گواهی از بهداری و تایید آن وسیله یئت پزشکی قانونی در مرکز همان استان و در صورتیکه محل اقامت عضو معذور فاقد بهداری باشد گواهی پزشک معالج با تایید کمیسیون پزشکی قانونی مرکز استان معتبر خواهد بود. [اصلاح بخشنامه شماره 1343/2- 13/3/55 و بند 182 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49]

عدم ترک محل کار قبل از دریافت ابلاغ بازنشستگی 

بند 21- نظر به تبصره ماده 11 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 25 تیرماه 1354 مادام که حکم بازنشستگی صادر و به سردفتر یا دفتریار ابلاغ نشده است باید بکار خود ادامه دهد. 

استعفاء به نفع دیگری 

بند 22- استعفاء سردفتران و دفتریاران بنفع دیگری فقط در نفس استعفاء مؤثر است. [اصلاحی بند 179 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49]

عدم درخواست نقل و انتقال دفاتری که به علت انفصال یا فوت سردفتر سابق در حال تشکیل است 

بند 23- چون برابر ماده 5 قانون دفاتر اسناد رسمی کانون سردفتران و دفریاران اجازه تجدید فعالیت دفترخانه ای که بعلت انفصال سردفتر تعطیل شده در حکم تاسیس دفترخانه جدید خواهد بود و همچنین است در مورد بازنشستگی و فوت سرفتر که پس از انقضاء مدتهای مقرر در ماده 69 این قانون در حال تعطیل باقی بماند بنابراین انتخاب سردفتر برای این نوع دفترخانه ها نیز باید براساس ماده 3 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی صورت گیرد، لذا به واحدهای ثبتی ابلاغ نماید از پیشنهاد هر نوع نقل و انتقال سردفتر از محلی به محل دیگر در موارد مذکور خودداری نمایند و چنانچه سردفتری مایل و مصر به انتقال از شهری به شهر دیگر باشد مقتضی است امکان ستفاده از ماده 3 آئین نامه قانون سرفتران و دفتریاران را به ایشان ابلاغ فرمایند. [اصلاحی بخشنامه شماره 4065/10- 31/6/60] 

استفاده از شماره دفاتر رسمی منحله برای دفاتر جدید 

بند 24- مادام که شماره دفاتر منحله و یا دفاتر متعلق به سردفتران متوفی بافیست باید از دادن، شماره جدید خودداری و کفالت دفاتر مزبور به ترتیب به سردفتران جدید پیشنهاد شود.(بند 451 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی. 

ابلاغ دادنامه انتظامی به سردفتر و دادستان انتظامی 

بند 25- اکثراً مشاهده می شود دادنامه هائی که باستناد ماده 42 قانون دفاتر اسناد رسمی از دادگاههای بدوی انتظامی سردفتران و دفتریاران صادر می شود به دادستان انتظامی ابلاغ نمی گردد لزوماً یادآور می گردد که دادنامه های مذکور بایستی به سردفتر و دادستان انتظامی در استانها ابلاغ تا چنانچه مورد اعتراض قرار گیرد سابقه برای رسیدگی به دادگاه تجدید نظر انتظامی سردفتران و دفتریاران فرستاده شود. [اصلاحی بخشنامه شماره 4734/5- سال 59 ]

ابلاغ کیفر خواست و دادنامه 

بند 26- ابلاغ یفر خواست و دادنامه های صادره از دادسرا و دادگاههای بدوی و تجدید نظر انتظامی سردفتران و دادگاه اداری سازمان ثبت باید با رعایت قانون آئین دادرسی مدنی بعمل آید. 

ارسال پاسخ به واحدهای ثبتی 

بند 27- دفاتر اسناد رسمی موظفند حداکثر تا یک هفته پاسخ سوال مقامات رسمی و واحدهای ثبتی را ارسال دارند. [اصلاحی بند هفت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاحی. ]

اعتبار پاسخ استعلام 

بند 28- اعتبار پاسخ استعلامیه هائی که محل وقوع دفترخانه و اداره ثبت در یک شهر است یکماه و دوایو شعب تابعه همان حوزه چهل و پنج روز است. [اصلاحی بند شصت و شش مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 . ]

پاسخ استعلام 

بند 29- دفاتر اسناد رسمی نمی توانند استعلامیه ای را که بعنوان دفر دیگری صادر شده است مستند ثبت معامله قرار دهند و خود باید راساً استعلا نمایند و در مواردیکه پاسخ استعلام حکایت از استعلام قبلی دفترخانه دیگر دارد پس از استعلام از دفترخانه مذکور و احراز اینکه قبلاض سند ثبت نشده سند معامله نمایند. [اصلاحی بند شانزدهم مجموعه بخشنامه های آخر سال 49 ]

استعلامیه املاک خارج از حوزه و بهای منطقه ای 

بند 30- برای ثبت معامله املاک ثبت شده هم که در خارج از حوزه واقع است باید قبلاً استعلام وضعیت شده و پس از وصول پاسخ و نبودن اشکال مبادرت به ثبت سند شود و بطور کلی برای هر یک ملک باید استعلام تنظیم گردد و ارزش معاملاتی نیز ار دارائی محل استعلام شود. [اصلاحی بند پانزده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

ارسال استعلامیه به ثبت محل و پاسخ آن 

بند 31 

الف: استعلامیه ها باید وسیله مامورین دفاتر اسناد رسمی به ثبت محل ارسال و رسید اخذ شود، جواب آنهم در تهران و مراکز استان به کسی که از طرف دفترخانه کتباً معرفی شده و عس او به معرفینامه الصاق شده باشد تحویل خواهد شد. 

ب: برای هر ملک یا یک صفحه دفتر املاک یک استعلامیه تنظیم شود. 

[اصلاحی بند چهارده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

معاملات مفروز و صورتمجلس تفکیک 

بند 32- در مورد معاملات قطعه مفروز طبق صورتمجلس تفکیکی باید پس از پرداخت هزینه تفکیک به ثبت محل ، سند ثبت شود و در مقام معامله باقیمانده ، هرگاه حدود آن تعیین نشده باشد باید مجدداً صورتمجلس تفکیکی با ذکر صریح حدود خواسته شود. [صلاحی بند پنجاه و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

رونوشت صورتمجلس تفکیکی مستقلاً مطالبه شود 

بند 33- در ضمن استعلام تقاضای صدور رونوشت صورتمجلس تفکیکی املاک نشود و چنانچه به رونوشت صورتمجلس تفکیکی نیاز باشد ضمن نامه جداگانه درخواست گردد. [اصلاحی بند بیست مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

ثبت سند با صورتمجلس تفکیکی ناقص یا مبهم 

بند 34- سردفتران حق ندارند با صورتمجلسهاید تفکیکی ناقص که درآن رعایت ضوابط و مقررات نشده باشد سندی ثبت نمایند. [اصلاحی بند نوزده مجموعه های تا آخر سال 49 ]

فتوکپی بجای رونوشت 

بند 35- دادن فتوکپی بجای رونوشت از اسنادی که ادارات ثبت و سایر دوایر دولتی با مجوز مطالبه می نمایند یا سردفتر مکلف به ارسال است مشزوط بر اینکه فتوکپی از هر جهت خوانا و روشن و بی عیب و نقص بوده و دفاتر بخارج از دفتر منتقل و حمل نشود و در تاریخ تهیه با متن ثبت دفتر و ملاحظات آن منطبق باشد و گواهی و امضاء و مهر شود بلااشکال است. 

گواهی امضای مراجعین دیوان عدالت اداری 

بند 36- پیرو اعلام دیوان عدالت اداری دائر بر گواهی امضاء یا اثر انگشت شاکیان و مراجعین به دیوان عدالت اداری از طرف مراجع رسمی از قبیل دادگاهها و دادسراها و دفاتر و محاضر اسناد رسمی ، دستور فرمائید به کلیه دفاتر و محاضر رسمی در این خصوص بخشنامه شود که اثر انگشت یا امضاء مراجعه کنندگان در مورد مذکور را گواهی نمایند. 

سند مالکیت مورث 

بند 37- در مواقعی که وراث یا یکی از آنها با سند مالکیت ورث برای ثبت سند مراجعه مینماید، باید پس از استعلام از ثبت محل در صورتیکه سند مالکیت بنام وارث مراجعه کننده صادر نشده باشد سند ثبت و عین سند مالکیت پس از قید خلاصه انتقال برای تعویض به ثبت محل ارسال می شود. 

[اصلاحی بند شصت و پنج مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

سند انتقال ترکه و مالیات بر ارث 

بند 38- ثبت هرگونه اسناد ناقله از طرف وراث راجع بع ترکه مورث موکول به تسلیم گواهی مصرح در ماده 194 اصلاحی قانون مالیات مستقیم و تبصره آن مصوب اسفند 1345 و 1348 می باشد. 

(بند 293 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی . 

گزارش برای ثبت منطقه در رابطه با اجرائیه و آگهی مزایده 

بند 39- چون اغلب گزارشهائی که بمنوظر کسب تکلیف به ثبت منطقه فرستاده می شود کامل نیست لازم است به تذکرات زیر توجه نمایند: 

1-در مواردیکه سردفتر باستناد تبصره یک ماده چهار آئین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی در مورد صدور اجرائیه از ثبت محل کسب تکلیف می نماید باید تقاضای صدور اجرائیه و رونوشت تنظیمی و سایر مستندات مربوطه به آن را با اظهار نظر صریح ارسال دارد. 

چنانچه ثبت محل پس از بررسی موضوع نتواند دفترخانه را ارشاد قانونی نماید باید ضمن گزارش لازم کلـیه سوابق امر را به ثبت منطقه جهت کسب تکلیف ارسال دارد . 

2-در مواردی که در ابلاغ اجرائیه اشکالی به نظر می رسد رونوشت اجرائیه و رونوشت مدارکی که مستند اشتباه است باید ارسال شود . 

3-در مواردی که اشتباه مربوط به آگهی مزایده و انشار آن می باشد یک نسخه از آگهی الصاقی و روزنامه های حاوی انتشار آگهی ارسال و در گزارش تصریح شود که اشتباه منحصرا در روزنامه بوده یا در آگهی های لصاقی و یا هر دو آنها و همچنین موارد اشتباه چه بوده است 

(اصلاح شده بند 309 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) 

امکان استفاده از یک سند برای دو وام 

بند 40- در مورد اسناد شرطی و رهنی و بطور کلی کلیه معاملات با حق استرداد و قراردادهای حسن انجام خدمت بدهکار می تواند بموجب سند جدید مورد معامله سند اولی را با حفظ جمیع حقوق بستانکار مقدم جهت اخذ وام جدید نزد همان بستانکار یا شخص دیگری به وثیقه بگذارد . [اصلاحی بخشنامه 1161/2-1/2/54] 

ثبت مذهب زوجین موقع تنظیم اقرارنامه ازدواج 

بند 41- (تدوین کنندگان):طبق بخشنامه شماره 16569/34/1مورخ 12/10/1378 معاونت قوه قضایه و ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که در ین مجموعه محشی (کد 603)چاپ شده ذکر مذهب زوجین در اقرارنامه زوجیت حذف و بند 41 مرقوم لغو گردیده است . 

تنظیم سند انتقال اراضی مزروعی و حقوق زارعان 

بند 42- چون بعضی از دفاتر اسناد رسمی برای انتقال اراضی مزروعی و حقوق زارعان مبادرت به تنظیم اسناد می نماید که مغایربا قانون نحوه نتقال اراضی به زارعین مشمول قوانین و مقررات اصلاحات ارضی مصوب 25/9/52 مخصوصا تبصره 2 ماده 19 قانون اصلاحی قانون اصلاحات ارضی اصلاحات ارضی می باشد لذا تنظیم سند انقال املاکی که بر طبق مقررات اصلاحات ارضی بزارعین صاحب نسق واگذار می شود بدون کسب نظر از مراجع صالحه اکیدا ممنوع داشت و دفاتر اسناد رسمی به هیچ عنوان و به هیچ صورت مجاز درتنظیم اینگونه اسناد نیستند. [اصلاحی بخشنامه 6940/2-25/9/52] 

وصول مفاصا حساب عوارض نوسازی ساختمانهای موجود بین دو محدوده 

بند 43- طبق تبصره یک ماده 23 قانون نوسازی و عمران شهری مصوب دیماه 1347 مادام که نقشه جامع شهر تهیه و تصویب نشده است اراضی بایر و مزروعی و باغهای واقع بین محدوده خدمات شهری مصوب انجمن شهر و محدوده قانونی شهر از پرداخت عوارض نوسازی معاف است این معافیت شامل ساختمانهایموجود بین دو محدوده مزبور نمی شود بنابراین مالک باید به شهرداری مراجعه و در صورتیکه ملک او دارای ساختمان باشد با پرداخت عوارض مفاصا حساب اخذ و برای انجام معامله به دفتر اسناد رسمی تسلیم نمایند. 

[بخشنامه های شماره 12125/2-1/10/54 و 2189/2-8/3/55] 

ثبت شماره حساب بانکی موجر موقع تنظیم سند اجاره 

بند 44-بمنظور رفاه حال مراجعین و فراهم آوردن امکانات هرچه بیشتر در جهت تسهیل کار آنها مقرر میدارد: 

1-در موقع تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی به تقاضای بستانکار شماره حساب جاری او را در یکی از بانکها در متن سند قید و تصریح شود که بدهکار بتواند بدهی خود را براساس شروط و مندرجات سند به حساب جاری بستانکار که در متن سند قید شده واریز نماید، در این صورت پس از واریز دین به بانک بدهکار بایستی اصل فیش پرداختی را به دفترخانه تنظیم کننده سند تسلیم و فتوکپی آن را نزد خود نگهدارد. 

2-در مورد اسنادی که قبلاً تنظیم شده بستانکار می تواند دفترخانه تنظیم کننده سند در مورد اسناد عادی به نزدیکترین دفترخانه بمحل وقوع ملک مراجعه و با ارسال اخطاریه رسمی شماره حساب جاری خود را در یکی از بانکها به بدهکار اعلام و درخواست نماید که منبعد بدهی خود را بحساب جاری بستانکار طبق قسمت اخیر بند 1 ابن بخشنامه عمل نماید. 

3-در صورتیکه بستانکاران نخواهند اینگونه وجوه به حساب جاری آنها واریز گردد و از اعلام شماره حساب جاری خود در یکی از بانکها خودداری نمایند بر اساس مذاکراتی که با مقامات بانک ملی ایران بعمل آمده موافقت گردیده است که بدهکاران با مراجعه به نزدیکترین شعبه بانک لی ایران به محل وقوع ملک در مرکز و شهرستانها و ارائه فتوکپی یا رونوشت مصدق سند و مدرک خود از بانک مذکور تقاضا نمایند که مبلغ بدهی آنها را دریافت و بحساب مخصوص که شعب بانک ملی افتتاح خواهند نمود واریز نمایند و قبض پرداخت را به دفترخانه تنظیم کننده سند و در مورد اسناد عادی به نزدیکترین دفترخانه بمحل وقوع ملک تسلیم و رسید دریافت دارند. 

4-در مورد اسناد اجاره و سایر شزطی و رهنی و غیره که قبوض اقساطی در اختیار بستانکار می باشد در صورتیکه متعهد له از دریافت وجه و استرداد قبض اقساطی خودداری کند، بدهکار می تواند پس از واریز مبلغ بدهی بحساب مخصوص که در شعب بانک ملی افتتاح خواهد شد یک نسخه از فیش بانکی دائر بپرداخت بدهی را به دفترخانه تنظیم کننده سند در مقابل رسید تسلیم نماید دفتر اسناد رسمی بایستی مراتب را در ستون ملاحظات دفتر ثبت سند قید نماید و واحدهای اجرای ثبت در موقع صدور اجرائیه نسبت به ایگونه اسناد موظفند قبلاً جریان را از دفترخانه اسناد رسمی تنظیم کننده سند استعلام و پس از حصول اطینان از عدم پرداخت بدهی برابر مقررات مبادرت به صدور اجرائیه نمایند. 

5-چون اجرای این رویه کمک بسزایی در تسهیل کار مراجعین و ایجاد حسن رابطه بین بستانکار و بدهکار خواهد داشت و از طرفی از مراجعه عده کثیری به بانک ملی شعبه سازمان ثبت جلوگیری می نماید لازم است سردفتران در موقع تنظیم سند مفاد این بخشنامه را دقیقاً برای متعاملین تشریح و آنها را نسبت به اجرای مفاد آن تشویق و ترغیب نمایند. [اصلاحی بخشنامه 6109/10-10/6/55] 

نوشتن خلاصه معامله با خط خوش 

بند 45- نظر به اهمیتی که نوشتن خلاصه معاملات و ستون انتقالات اسناد دارد برای جلوگیری از وقوع هرگونه اشتباه و اختلاف در اسناد اقتضا دارد به کلیه دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه دستور دهند که خلاصه معاملات را با خط خوش و ستون انتقالات را خوانا بنویسند که در عمل اشکالی از این حیث نباشد. [صلاحی بخشنماه شماره 5445/2-19/7/62 ]

حق تعقیب مضمون عنه از طرف ضامن در صورت پرداخت بدهی 

بند 46- چون غالب سردفتران اسناد رسمی در موقع تنظیم اسناد ضامن این نوضوع را قید نمی کنند که در صورت پرداخت بدهی از طرف ضامن (مطابق ماده 709 قانون مدنی ) حق دارد بموجب همان سند مضمون عنه را تعقیب و علیه او اجرائیه صادر نماید و در نتیجه مشکلاتی دارد بموجب همان سند ضمون نه را تعقیب و علیه او اجرائیه صادر نماید و در نتیجه مشکلاتی بوجود می آید، مقتضی است به کلیه دفاتراسناد رسمی حوزه ثبتی خود دستور دهید که سردفتران اسناد رسمی در اسناد ضمان تصریح نمایند که ضامن (درصورت بدهی) حق مراجعه به مضمون عنه و وصول وجه را از طریق صدور اجرائیه دارد، البته پس از احراز این موضوع که دین بوسیله ضامن پرداخت شده است ضامن می تواند با صدور اجرائیه حسب مورد طلب خود را از مضمون عنه وصول کند. [اصلاحی بخشنامه 1807/2-13/2/54] 

صدور اجرائیه بعد از صدور حکم قطعی تعدیلی 

بند 47-در اجرای مدلول مقررات قانون جدید روابط موجر و مستاجر مصوب مرداد ماه سال 1356 مقتضی است به کلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی واقع در حوزه تابعه ابلاغ فرمایند هرگاه حکم قطعی بر تعدیل اجاره بها دائر به افزایش آن را محاکم دادگستری صادر و مورد مسبوق به تنظیم اجاره نامه رسمی بین طرفین باشد، نظر به اینکه حکم صادره قانوناً جایگزین توافق طرفین بوده و به منزله تصریح در سند اجاره لقی می گردد، لذا در مواردی که حکم مزبور بضمیمه گواهی ابلاغ آن به مستاجر از طرف موود بدفر اسناد رسمی تنظیم کننده سند اجاره ابراز و تقاضای صدور اخطاریه ده روزه برای پرداخت ا به التفات اجاره بها شود، قبول این در خواست و ارسال اخطاریه به مستاجر و متعاقب آن صدور اجرائیه علیه مستاجر بپرداخت آن از تاریخ ابلاغ حکم قطعی به بعد خای از ایراد قانونی بوده و دفاتر اسناد رسمی و مراجع اجرای ثبت مکلف به انجام این درخواست می باشند. [اصلاحی بخشنامه شماره 9733/2-10/1/56 . ]

تنظیم سند اجاره برای محل کسب 

بند 48- (اصلاحی) دفاتر اسناد رسمی مکلفند قبل از تنظیم سند اجاره مربوط به محل کسب مشمول مقررات قانون نظام صنفی یا در مواردی که انتقال حق کسب و پیشه توام با انتقال عین ملک صورت می گیرد موافقت اتحادیه مربوطه را از نظر نوع کسب و شماره موافقت مذکور را در سند تنظیمی قید نمایند.انتقال عین اماکنی که برای ایجاد محل کسب ساخته شده لکن مسبوق به استفاده به عنوان محل کسب نباشد و در سند ، استفاده از محل برای شغل خاصی قید نگردد، از شمول این دستور خارج است. [اصلاحی بخشنامه شماره 15273/34/1-2/5/1380] 

قید حدود و مشخصات املاک مورد معامله در اسناد 

بند 49- چون برای رسیدگی و تشخیص مالیات منطقه ای شناسائی حدود و مشخصات کامل املاکمورد لزوم و موضوع حائز کمال اهمیت است. دفاتر اسناد رسمی مکلفند در موقع تنظیم اسناد حدود و محل وقوع ملک مورد معامله را از لحاظ خیابان و کوچه طبق اظهار طرفین قید نمایند متخلفین از این دستور شدیداً مورد پیگرد قرار خواهند گرفت. 

اخذ سند مالکیت جدید وسیله احد ازمالکین مشاع 

بند50- دستور فرمائید موقعیکه مورد ثبت یک سند مالکیت در یک قباله مشاعاً بچند نفر قطعاً منتقل می شود بمنظور اینکه معلوم باشد کدام یک از خریداران می توانند سند مالکیت جدید اخذ نمایند مراتب وجود سند مالکیت مورد معامله را نزد یک نفر از آنها در سند و خلاصه معامله مربوطه قید و تصریح نمایند. 

سلب مسئولیت از نظر سلسله انتقالات موردی ندارد 

بند 51- بعضی ز دفاتر اسناد رسمی در مورد نقل سلسله انتقالات در ظهر استعلام از خود سلب مسئولیت می نمایند، با توجه به اینکه سلب مسئولیت مزبور صحیح نیست چنانچه دفترخانه در نقل و انتقالات از نظر صحت و سقم معامله و یا فک سند شرطی تردید پیدا کند ممکن است مراتب را از دفتر مربوطه سئوال نموده و با اخذ پاسخ و رفع تردید نسبت به نقل و انتقالات با قبول مسئولیت به تکلیف مقرر در بخشنامه قدام نماید. [اصلاحی بخشنامه شماره 5224/3-1/8/54]

پرداخت مال الاجاره به حساب سپرده موقت 

بند 52- در زمینه تحقق نظر سازمان ثبت و امکان اجرای سیستم پرداخت مال الاجاره به بانک اخیراً بانک ملی ایران در کلیه شعب خود در مرکز و شهرستانها حساب مخصوص بنام حساب سپرده موقت افتتاح و دستورالعمل لازم نیز صادر نموده و با این ترتیب اجرای رویه مزبور را در تهران از تاریخ بیستم شهریور ماه 1355 و در شهرستان ها از تاریخ یکم مهرماه سال جاری مقرر می دارد بمنظور تامین رفاه حال مراجعین سردفتران اسناد رسمی کوشش نمایند، حتیالمقدور بستانکار ان اسناد رسمی را مکلف به افتتاح و اعلام شماره حساب بانکی خود بمایند تا بار یبدهکاران از نظر واریز بدهی ود تسیلات لازم فراهم باشد و دفار اسناد رسمی مکلفند پس از علام شماره حساب بانکی بوسیله بستانکار مراب را فوراً بوسیله اخطاریه به بدهکار ابلاغ نمایند. در مورد اسنادی که قبلاً تنظیم شده و شماره حساب بانکی در آنها قید نشده و یا بستانکران از اعلام حساب بانکی خودداری می نمایند، چون بعضاً ممکن است بدهکاران از شخصات کامل بستانکاران بی اطلاع باشند، بنابراین برای بار اول بدهکار بدفتر خانه محل تنظیم سند و ر مورد اسناد عادی به نزیکترین دفترخانه محل وقوع ملک مراجعه و دفتر اسناد رسمی پس از احراز هویت و مالکیت بستانکار طبق فرم مخصوص معرفی نامه ای بعنوان بانک ملی به بدهکار تسلیم خواهد نمود و بدهکار به استناد معرفی نامه مزبور به بانک مراجعه و بدهی خود را بحساب سپرده موقت مخصوص واریز و یک نسخه از فیش مربوطه را به دفرخان تسلی می کند تا برابر مقررات به بستانکار ابلاغ شود. برای دفعات بعد صدور معرفی نامه از دفتر خانه لازم نیست و بدهکار با در دست داشتن معرفی نامه قبلی می تواند همه ماهه نسبت بپرداخت بدهی خود اقدام نماید. سترداد وجوه سپرده به بستانکاران که بوسیله بدهکار در حساب مخصوص بانک ملی (حساب سپرده موقت) واریز شده موکول بصدور حواله پرداخت از طرف دفترخاه در ظهر قبوض سپرده طبق رویه سابق خواهد بود. 

از کلیه سرفتران و دفتریاران اسنادرسمی کشور انتظار دارد با راشاد و راهنمائی مراجعین ترتیبی اتخاذ نمایند که اجرای رویه مزبور بنحو مطلوب تحقق یافته و از این راه تسهیلات لازم در زمینه کار مراجعین فراهم گردد. [اصلاحی بخشنامه شماره 6109/10- 10/6/55]

خودداری از ثبت اقرار کتبی نسبت به وصول صداق وسیله دفاتر ازدواج و طلاق 

بند 53- با توجه بماده 1287 قانون مدنی اقرار کتبی موقعی رسمی است که برابر این ماده در دفاتر اسناد رسمی یا نزد مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنان واقع یا ثبت شده باشد چون در عمل مشاهده شده است که زوجه بدفتر خانه ثبت ازدواج مراجعه و اقرار بوصول صداق کرده و یا ابراء ذمه نموده است و مراتب را در ملاحظات ثبت واقعه منعکس می کنند و چون ثبت با اقرار با توجه به صراحت ماده 2 قانون ازدواج و ماده 2 نظامنامه قانون مذکور بشرح مزبور رسمیت ندارد و سند عادی محسوب است و در نتیجه مشکلاتی از نظر صدور اجرائیه پیش می آید برای جلوگیری از این مشکلات اکیداً به دفاتر ازدواج ابلاغ می شود که از ثبت اقرار بوصول صداق خودداری کرده و مراجعین را برای تنظیم اقرارنامه رسمی به دفاتر اسناد رسمی راهنمائی کنند. [اصلاحی بخشنامه شماره 3477/2-10/3/54] 

ثبت آراء شورای اصلاحات ارضی در ستون ملاحظات سند مالکیت 

بند 54- در مواردیکه بر طبق آراء شورای اصلاحات ارضی سند رسمی مستند بماده 38 آئین نامه اصلاحات ارضی مصوب 3/5/43 و بر طبق مقررات باطل و کان لم یکن می شود پس از ابلاغ آراء صادره از طریق شورای مزبور وسیله ثبت محل دفاتر اسناد رسمی مکلفند رای صادره را در ستون ملاحظات دفتر سند مربوطه قید نمایند. [اصلاحی بخشنامه شماره 333/2-16/1/54] 

انتقال بقیه ملک مورد ثبت بمنتقل الیه اول و صدور سند مالکیت جدید 

بند 55- در مواردیکه مالک یک قسمت از مک مورد ثبت سند مالکیت خود را (مشاعاً یا مقروزاً) قبلاً به یکنفر انتقال داده و می خواهد باقیمانده مورد ثبت را بهمان شخص انتقال دهد, لازم است سردفتر تنظیم کننده سند معامله اخیر اصل سند مالکیت را با خلاصه معامله به ثبت محل ارسال دارد که سند مالکیت جدید طبق مقررات صادر شود. تبدیل اسناد مالکیت مشاعی متعدد خواه ششدانگ یا کمتر بیک جلد به استناد سند انتقال تنظیمی اشکالی ندارد. [اصلاحی بند هفتاد و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

انتقال حقوق مورد سند با حق استرداد 

بند 56- در مواردیکه معامل با رعایت مندرجات سند معامله با حق استرداد یا متعامل سند مذکور , حقوق خود را بغیر منتقل می نمایند باید خلاصه آن به ثبت محل ارسال و مراتب در ستون ملاحظات ثبت سند قید شود. [اصلاحی بند و هفتاد و یک مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

رقبات متعدد در مورد معامله شرطی و رهنی 

بند 57- در موردیکه رقبات متعدد مورد معامله شرطی و رهنی واقع می شود برای اینکه در مقام انتشار آگهی مزایده و تنظیم صورتمجلس ایجاد اشکال نشود , لازم است حتی الامکان ثمن معامه هر یک از رقبات تفکیکاً تعیین شود و اگر طرفین حار به تفکیک نباشد در متتن سند تذکر داده شود مدلول این دستور بطرفین تفهیم گردید, حاضر به تفکک ثمن نشدند. [اصلاحی بند شصت و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

معامله مراتع و بیشه ها 

بند 58- آقایان سردفتران حق انجام معامله نسبت بمراتع و بیشه های طبیعی و جنگلی که جزو اموال محسوب و متعلق به دولت است, ندارند مگر طبق قانون ملی شدن جنگلها. [اصلاحی بند شصت و هفت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

سند مالکیت غیر فارسی 

بند 59- هرگاه سند مالکیتی که بغیر از زبان فارسی نوشته شده باشد برای معامله ارائه شود سردفتر مکلف است عین سند را اخذ و به اداره ثبت محل تسلیم نماید که از طرف سازمان ثبت تکلیف آن تعیین شود. [اصلاحی بند شصت و چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

اجرائیه اجور و وجه التزام 

بند 60- اجرت المثل و وجه التزام روزانه و ماهیانه و غیره فقط به میزانی که ذینفع حین تقاضای اجرء استحقاق مطالبه آن را دارد قابل صدور اجرائیه است. [اصلاحی بند شصت و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

قید شماره چاپی سند مالکیت در متن اسناد 

بند 61- شماره چاپی سند مالکیت نیز علاوه بر شماره ثبت ملک و شماره صفحه دفتر املاک در اسناد قید شود. [اصلاحی بند پنجاه و نه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

معامله قنات 

بند 62- معامله قنوات از لحاظ وصول مالیات مانند معاملات غیر منقول است. [اصلاحی بند پنجاه و هشت بخشنامه های تا آخر سال 49] 

رد اسناد و مدارک متعاملین 

بند 63- اسناد و مدارک اصحاب معامله که ملاحظه آن برای ثبت سند ضرورت دارد باید بلافاصله مسترد شود و اگر نگهداری آن ضروری باشد باید سردفتر شخصاً به ذینفع رسید داده و بلافاصله پس از انجام معامله مسترد نماید نگهداری اسناد و مدارک اصحاب معامله پس از انجام معامله ممنوع است مگر آنکه طبق آئین نامه باید نزد سردفتر بماند. [اصلاحی بند پنجاه و هفت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

انتقال امتیازنامه و مانند آن 

بند 64- امتیازنامه, گواهی نامه و پروانه که مخصوص اشخاص معین و تابع مقررات خاصی است قابل نقل و انتقال نمی باشد مگر با موافقت مرجع صالح در مورد انتقال امتیاز برق مفاصای سازمان برق مطالبه و در صورت نبودن مفاصا در متن سند تصریح شود کلیه بدهی مود انتقال بعهده خریدار است. [اصلاحی بد پنجاه و پنج مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

تعیین تکلیف تحویل ملک مورد معامله 

بند65- در اسناد معاملات قطعی و اجاره نامه باید تکلیف تحویل ملک روشن شده و در صورت تعهد فروشنده یا موجر به تحویل, قبض رسمی صادر و به خریدار و مستاجر تسلیم و در حاشیه ثبت دفتر رسید اخذ شود و نیز در اجاره نامه ها تکلیف خودداری موجر از تحویل گرفتن مورد اجاره نیز تعیین شود در هر حال اگر ملک ثبت نشده باشد ذینفع باید در باب تحویل و تخلیه به دادگاه صالح رجوع نماید. [اصلاحی بند پنجاه و چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

فسخ سند با اقرارنامه و بدون اقرارنامه 

بند 66- در مواردیکه طرفین سند بخواهند بموجب اقرانامه آن را در دفتر دیگری فسخ نمایند آقایان سردفتران مکلفد مراتب را از دفترخانه تنظیم کننده سند تحقیق نمایند چنانچه اجرائیه صادر شده باشد پس از استعلام از اداره اجراء مبادرت به ثبت سند نموده رونوشت اداری اقرانامه را بدفتر خانه مربوطه ارسال دارند تا در ستون ملاحظات ثبت دفتر قید نمایند و نیز در مواردیکه طرفین سندی که نسبت به آن اجرائیه صادر شده یا یکی از آنها بخواهند طبق مقررات آن را در دفتر تنظیم کننده سند فسخ نمایند باید قبلاً نظر اجراء استعلام و سپس در حد.د مقررات اقدام بفسخ شود. [اصلاحی بند پنجاه و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

قید اجاره ثانی در ورقه مالکیت و دفتر املاک 

بند 67- در مواردیکه ملکی بیش از سه سال اجاره داده می شود و مستاجر هم طبق اختیار مصرح در سند مورد اجاره را برای مدت بیش از سه سال بغیر انتقال می دهد قید انتقال اخیر در ورقه مالکیت و دفتر املاک ضروری نیست. [اصلاحی بند پنجاه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

واگذاری منافع معامله شرطی و رهنی 

بند 68- در مواردیکه حق انتقال منافع در سند شرطی و رهنی و وثیقه از معامل سلب نشده باشد هنگام تنظیم و ثبت سند, متعامل را متذکر نمائید که اگر ملک مورد معامله از طرف مالک در مدت سند شرطی یا رهنی یا وثیقه به اجاره وگذار گردید, قوانین مربلوط به اجاره حاکم بر موضوع اجاره خواهد بود. [اصلاحی بند چهل مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

قلم خوردگی و خدشه در اسناد و دفاتر 

بند 69- هر نوع قلم خوردگی و خدشه در متن اسناد, قبوض اقساطی, خلاصه معاملات و فسخ نامه ها و ثبت دفتر ممنوع است و اوراق مذکور و همچنین ثبت دفتر باید خوش خط و خوانا و با ج.هر ثابت تنظیم و به امضاء متعاملین و سردفتر و دفتریار برسد و هرگونه اصلاح عبارتی یا توضیحی لازم باشد باید ذیل اوراق مذکور یا ثبت دفاتر منعکس و به امضای اشخاص نامبرده برسد. [بند سی و پنج مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

سند مالی و غیر مالی 

بند 70- سندی که بمنظور تغییر در شرایط سند ثبت شده قبلی تنظیم و ثبت شود مشروط بر اینکه وجهی رد و بدل نشود غیر مالی بوده و مشمول ماده 50 قانون دفاتر اسناد رسمی می باشد ولی هرگاه بعنوان متمم سند قبلی تنظیم و مبلغی اضافه بر مبلغ سند قبلی پرداخت شود بمیزان مبلغ پرداختی حقوق دولتی و هزینه های قانونی باید وصول و سند ثبت شود. [اصلاحی بند سی و چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

ثبت معاملات واحدهای شناور 

بند 71- نظ به اینکه بموجب مقررات قانون دریائی مصوب سال 1343 و آئین نامه آن ثبت هرگونه معامله راجع به کشتی ها که در انون مذکور توضیح داده شده است با دفاتر اسناد رسمی که برای انجام این امر اجازه مخصوص از سازمان ثبت دارند و نیز انتقال آنها اعم از قطعی و شرطی و رهنی و همچنین انتقالات اجرائی تابع تشریفات خاص می باشد و در مورد اخیر ملازمه با تحصیل حکم فروش از دادگاه صلح دارد, بنابراین به کلیه دفاتر اسناد رسمی و واحدهای ثبتی تذکر می دهد که در مورد معاملات راجع به کشتی ها مقررات قانون مزبور را از هر حیث رعایت و دفات اسناد رسمی که دارای اجازه قبلی نمیباشند از ثبت این قبیل معاملات خدداری نمایند. [اصلاحی بند چهل و یک مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

معاملات اموال منقول 

بند72- در اسناد مربوط به اموال منقول باید مشخصات کامل مورد معامله بنحوی که ابهامی باقی نماند قید شود. [اصلاحی بند سی و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

تغییر وضعیت در زمین مورد معامله 

بند 73- در مواردیکه مالک زمین مدعی است در مورد معامله احداث بنا از قبیل خانه و دکان وغیره شده است نامبرده را هدایت کنید با مراجعه به ثبت محل درخواست اعزام نماینده به محل برای انعکاس تغییر وضعیت در ملک نموده و سپس با دریافت رونوشت صورت مجلس معاینه محل و گواهی ثبت مربوطه اقدام به ثبت با مستحدثات آن بنمایند و هرگاه طرفین معامله علاقمند باشند بنا به اظهار خودشان تغییر وضع ملک در سند منعکس شود در این صورت بخریدار تذکر دهید که مسئولیت با خود اوست. [اصلاحی بند سی و یک مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 و بخشنامه 2855/3-23/4/55] 

قید صدور اجرائیه در ملاحضات ثبت 

بند 74- دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مکلفند مراتب صدور اجرائیه اسناد را در ملاحظات ثبت مربوطه با ذکر تاریخ قید و امضاء نمایند. [اصلاحی بند 30 و 75 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

فسخ معاملات 

بند75- فسخ معاملات باید پس از ثبت در ردیبف دفتر جاری طبق ماده 42 قانون مالیاتهای مستقیم و اخذ امضاء از فسخ کننده و اخبار در ستون ملاحظات ثبقت مربوطه در دفتر سردفتر و در ستون انتقالات سند مالکیت هم ثبت شده و بامضاء فسخ کننده و سردفتر برسد و اطلاع نامه فسخ ظرف پنج روز به اداره ثبت محل تحویل گردد و اگر فسخ نسبت به قسمتی از مورد معامله و ثمن باشد نیز اطلاعنامه حاکی از موضوع را ظرف مدت مذکور تحویل نمایند. [تاصلاحی بند بیست و نه مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49] 

فسخ اسناد , اجاره و ثبت تخلیه عین مستاجره 

بند 76- در مواردیکه تخلف مستاجر از مقررات مربوط به روابط موجر و مستاجر محرز است قید فسخ سند اجاره جزبا حضور و امضاء طرفین و با صدور حکم دادگاه ممنوع است و در مواردیکه از مرجع صالح تخلیه عین مستاجره اعلام می شود باید مراتب در ملاحظات ثبت دفتر قید و امضاء شود. [اصلاحی بند بیست و هشت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49]

ثبت وکالت متضمن معاوضه 

بند77- سردفتران اسناد رسمی از ثبت وکالتنامه ای که مدلولا انتقال ملک غیر منقول یا وسائط نقلیه بوکیل یا شخص ثابث و با متضمن معاوضه ملک یا اعیانی تلقی می شود خودداری نمایند. [اصلاحی بند بیست و هفت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

ثبت اجیرنامه 

بند 78- دفاتر اسناد رسمی باید در موقع ثبت قرارداد مربوط به مبحث سوم از فصل چهارم قانون مدنی و به خصوص در مورد ماده 512 از آن قانون رعایت قاون کار و آئین نامه مربوطه را نموده تا سندی مخالف مادتین 10 و 219 قانون مدنی و ماده 6 آئین دادرسی مدنی تنظیم نشود. 

تنظیم و ثبت اجیرنامه طبق تبصره 5 ماده 2 قانون اصلاحات ارضی ممنوع می باشد. [اصلاحی بند بیست و شش مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

بانوان بعنوان معرف و معتمد 

بند 79- هیچگونه منع قانونی برای اینکه بانوان بعنوان معرف و معتمد شناخته شوند وجود ندارذد. [اصلاحی بند بیست و پنج مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

مهر بیع شرط در خلاصه معامله 

بند 80- در مورد معاملات قطعی که در بیع شرط و رهن نمیباشد در خلاصه معامله و اصل سند مهر عدم بیع شرط و در موردیکه معامله قطعی مشتمل بر رهن یا معامله شرطی است مهر بیع شرط بودن با ذکر مشخصات سند در خلاصه معامله و اصل سند قطعی زده شود. [اصلاحی بند بیست و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

پر بودن ستون انتقالات سند مالکیت و یا مخدوش شدن آن بعلت پارگی یا ریختن جوهر و غیره 

بند 81- چنانچه ستون انتقالات سند مالکیت پر شده باشد از انجام معامله و قید آن در صفحه ملاحظات سند مالکیت مزبور خودداری و متقاضی را برای تعویض سد مالکیت یا ضمیمه نمدن دفترچه انتقالات حسب مورد به اداره ثبت محل هدایت نمائید و همچنین اگر بعلت ریختن جوهر و یا سوختگی قسمتی از سند مالکیت و یا پارگی و یا جهات دیگری تقاضای تعویض سند مالکیت شده و می شود و یا ضمیمه نمودن ستون انتقالات ضرورت داشته و الزام آور باشد با توجه به پرونده ثبتی و دفتر املاک و کلیه مقررات و در نظر گرفتن اوضاع و احوال متقاضی و با قید مسئولیت به اینکه به هیچ نحوی از انحاء تعویض سند مالکیت موجب تضییع حق کسی نمی شود و تالی فاسدی نخواهد داشت در تعویض سند مالکیت و یا ضمیمه نمودن ستون انتقالاتی حسب مورد اقدام و سند مالکیت ناقص را باطل و در پرونده بایگانی نمائید. [اصلاحی بند بیست و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

تنظیم خلاصه معاملات 

بند82 

الف : در ظهر خلاصه های ارسالی سلسله انتقالات با تصریح شماره سند و دفترخانه و تارخ معامله و نام و مشخصات انتقال گیرنده قید گردد و وقوع هر معامله هم در ستون انتقالات سند مالکیت منعکس و به امضاء متعاملین سردفتر برسد و در مواردیکه رقبات متعدد در یک سند معامله می شود برای هر ملک ثبت نشده یک خلاصه معامله و در صورتیکه ملک ثبت شده باشد برای هر ثبت و صفحه دفتر املاک یک خلاصه معامله تنظم و ارسال شود. 

ب: دقت نمائید خلاصه معامله از حیث امضاء متعاملین و سردفتر و دفتریار و مهر دفترخانه تکمیل باشد. 

ج: در قید عبارت مفروز و مجزی شده و مفروز و باقیمانده دقت شود. 

د: در صورتیکه باقیمانه ملک مورد معامله واقع شود سند مالکیت را ضمن خلاصه معامله به اداره ثبت ارسال و خریدار را برای دریافت سند مالکیت جدید هدایت نمائید. 

[اصلاحی بند بیست و یک مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

منع صدور سفته بجای قبوض اقساطی 

بند83- چون بعضی از دفاتر اسناد رسمی برای تسهیل در امر بازرگانی هنگام ثبت سند استقراضی بجای قبوض رسمی اقساطی سفته مورد موافقت طرفین را قبول و در سند قید می نمایند و این عمل بر خلاف ماده 30 آئین نامه دفاتر اسناد رسمی می باشد, لزوماً متذکر می گردد اصولاً مجوزی برای اخذ سفته های تجارتی بجای قبوض رسمی از بدهکار نیست و قابل صدور اجرائیه هم نمی باشد. [اصلاحی بند هیجده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

قبوض اقساطی 

بند84- در قبوض اقساطی که پرداخت آن طبق متن سند مشروط است د رمتن قبوض تصریح (طبق شرط مقرر در سند) تا موقع صدور اجرائیه توجه بشود و در مواردیکه متعهد له متعدد است برای هر یک بمیزان طلب قبض قسطی جداگانه صادر گردد در اسنادیکه بدهی یکجا پرداخت می شود صدور قبوض قسطی مورد ندارد. [اصلاحی بند هفده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49]

دخالت شخص ثالث و قید اقامتگاه او 

بند85- در کلیه اسنادی که شخص ثالث بعنوان ضمانت یا تعهد یا هر عنوان دیگی دخالت و امضاء دارد باید محل اقامت آنها طبق ماده 17 آئین نامه دفاتر اسناد رسمی قید شود. [اصلاحی بند سیزده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

احراز تخلف متعهد سند با گواهی عادی شخص ثالث (داور) 

بند86 - در مواردیکه اصحاب معامله انجام تعهد یا احراز تخلف متعهد را طبق سند موکول به گواهی عادی شخص ثالث(داور) می نمایند باید در متن سند حق صدور اجرائیه طبق گواهی عادی برای متعهد له تصریح شود. [بند 160 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

نحوه گرفتن اثر انگشت از افراد بیسواد 

بند87 - اغلب مشاهده می شود موقعی که ارباب رجوع دفاتر اسناد رسمی بیسواد هستند و برای تسجیل اوراق و دفاتر و سایر اسناد بجای امضاء ذیل آنها انگشت میزنند اکثر قریب به اتفاق اثرات انگشت مذکور کامل و واضح گرفته نمی شود و مواقعی که ادعای انکار و یا جعل سندی مطرح می گردد تطبیق آثار انگشت غیر ممکن و باعث تضییع حقوق اشخاص ذیحق و سوء استفاده افراد سودجو می گردد علیهذا مقتضی است به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ابلاغ نمایند که هنگام گرفتن اثر انگشت سبابه دست راست ارباب رجوع ذیل اوراقو اسناد و دفاتر به موارد زیر توجه نمایند: 

1-اثر انگشت کاملاً تمیز و خشک باشد. 

2-انگشت بقدری به جوهر استامپ آغشته گردد که پس از انگشت زدن خطوط بند اول انگشت آن بطور واضح روی اسناد منعکس شود. 

3-از بکار بردن جوهر خودنویس و یا جوهر خودکار و غیره که باعث محو شدن اثر انگشت می گردد اکیداً خودداری شود. 

4-از اشخاص مزبور خواسته شود هنگام انگشت زدن انگشت خود را بطور ملایم از راست به چپ بچرخانند بنحوی که خطوط تمامی سطح سر انگشت آنها روی برگ منعکس شود. 

5-محلی که روی بند باید انگشت زده شود فاقد هرگونه نوشته و علامت گذاری و غیره باشد که بعداً با خطوط اثر انگشت تداخل ننماید. 

ادارت تشخیص هویت و پلیس بین الملل در تهران و دوایر شعب تشخیص هویت در شهریانیهای شهرستانها آماده دادن هرگونه آموزش و راهنمائی در مورد مسائل مربوط به انگشت نگاری می باشد. [اصلاحی بخشنامه 6105/10-3/9/61 سازمان ثبت و بند یازده مجموعه.] 

گواهی امضاء 

بند88- الف : سردفتران باید از گواهی امضای اوراقی که متن آن به زبان خارجی است قبل از ترجمه رسمی و حصول اطلاع از مدلول آن خودداری و در صورت اخذ ترجمه رسمی عناونا آن را از قبیل (وکالت نامه- افرازنامه-دعوت نامه و غیره) در عبارت گواهی قید و در هر مورد که گواهی امکان پذیر باشد موضوع را در دفتر مربوطه ثبت و کلیه تشریفات را انجام و پس از امضاء متقاضی آن ا گواهی نمایند. 

ب: سردفتران باید در موقع گواهی امضاء مفاد بند 2 از ماده 12 آئین نامه اصلاحی دفاتر اسناد رسمی مصوب 8/12/60 را رعایت نمایند. 

ج: گواهی اثر انگشت افراد بیسواد بمنزله گواهی امضاست. [اصلاحی فراز ده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

گواهی سردفتران در قبال قولنامه های عادی 

بند89- الف: مداخله و مباشرت دفاتر اسناد رسمی در تهیه و تنظیم قولنامه عادی خلاف شئون سردفتری و ممنوع است. 

ب: در مواردیکه طرفین قولنامه عادی یا مدارک دیگری میان خود شرط کرده باشند که در موعد معین سند معامله آنان در دفترخانه مشخص ثبت شود چنانچه سند موضوع قولنامه در موعد مقرر در آن دفتر به ثبت نرسد بدرخواست کتبی ذینفع به صدور گواهی از طرف سردفتر در زمینه علت عدم انجام معامله در نمونه ای که بضمیمیه این بخشنامه صادر می شود بلامانع خواهد بود. [اصلاحی فراز (نه) مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

نظر به اینکه با توجه به مدارک ابرازی از طرف ..........................................................مقرر بوده است که سند ............................................حاکی از (انتقال قطعی اجاره, صلح) ملک پلاک............................واقع در.............................................................................................با شرایط مذکور در آن مدارک در تاریخ............................... در این دفترخانه به ثبت برسد از آنجاکه سند مذکور بعلت (علت بطور صریح و دقیق نوشته شود).....................................................تا آخر وقت اداری روز............................. ثبت نشده است. به تقاضای آقای/خانم ...................................و بر اساس دستور شماره.................... این گواهی از طرف اینجانب ..................................سردفتر/کفیل دفتر تنظیم و بنامبرده تسلیم گردید. 

سردفتر/ کفیل دفتر 

مهر و امضاء 

تسجیل اسناد عادی 

بند 90- سردفتران حق ندارند اسناد عادی را تسجیل یا تایید نمایند. [اصلاحی فراز هشت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 ]

تعیین تکلیف حساب آب و برق و تلفن هنگام انجام معامله 

بند 91- نظر به اینکه بعضی از فروشندگاناملاک حین انجام معامله به سازمانهای آب و برق و تلفن بابت حق الاشتراک و یا مصرفی آن بدهکارند و بعضی از خریداران غافل از این مورد مبادرت به انجام معامله می نمایندکه ممکن ات موجب قطع آب و برق ملک مورد خریداری آنها گردد لذا دفاتر اسناد رسمی موظفند از این به بعد هنگام تظیم سند برگ مفاصا حساب بدهیهای انشعاب آب و اشتراک برق و تلفن را مطالبه نموده پس از دریافت آن مبادرت به تنظیم سند نمایند چنانچه انجام این امر میسر نبود قبلاً تکلیف این بدهیها د سند روشن و قید گردد که خریدار مکلف بپرداخت آن بوده و از این جهت زیانی متوجه سازمان مربوطه نگردد. 

الغاء مقررات مخالفبا قانون مدنی راجع به ولایت و قیمومت و رعایت قانون حق حضانت 

بند92- چون بموجب ماده واحده مصوب 15/7/1358 کلیه مقررات مخالف با قانون مدنی راجع به ولایت و قیمومت در مورد اطفال ملغی گردیده لذا واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مکلفند هنگام مراجعه احتمالی مادران ضغار قبل از هرگونه اقدامی آنان را در اجرای مقررات مربوطه به اداره سرپرستی دادسرای عمومی ارشاد نمایند مگر مواردی که مشمول قانون حق حضانت فرزندان صغیر یا محجور بمادران آنها (مصوب 23/5/1364 مجلس شورای اسلامی ) است که ماده واحده مرقوک و تبصره های ذیل آن تکلیف را روشن نموده. [با اصلاح و تجدد نظر کلی در بخشنامه شماره 621/2-10/2/59 ]

فرم تهیه آمار از سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران 

بند93 

1) چون در نظر است آمار کاملی از سردفتران اناد رسم ازدواج و طلاق و دفتریاران در سطح کشور فراهم و بر اساس آن دفاتر مخصوص تهیه شود لذا سه نمونه فرم پرسشنامه مربوط به مشخصات آنان به پیوست ارسال می گردد مقتضی است نسبت به تکثیر آن به تعداد لازم اقدام و با ضرب الاجل پانزده روزه به واحدهای مربوط دستور دهید تا هر یک از سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران آن حوزه ثبتی دو نسخه از فرم را دقیقاً و بدون قلم خوردگی تکمیل و پس از تایید مندرجات آن وسیله رئیس واحد ثبتی یک نسخه از آن را در ثبت منطقه نگهداری و نسخه دیگر را حداکثر ظرف مدت یکماه به اداره کل امور اسناد و سردفتران ارسال نمایند و نسبت به دفاتری که در آیندهتشکیل خواهد شد نیز بنحو مذکور عملی شود ضمناً ثبت منطقه باید با توجه به پرسشنامه های مزبور دفتر مخصوص تهیه و هر برگ آن را به یک سردفتر یا دفتریار اختصاص و بر طبق مفا پرسشنامه صفحات آن را تکمیل نماید و در آینده نیز هر نوع تغییراتی که در وضعیت سردفتر یا دفتریار حاصل می شود در آن دفتر منعکس و مراتب را به اداره کل امور اسناد و سردفتران نیز گزارش نمایند. 

2) نر به اینکه درخواست بازنشستگی اغلب سردفتران دفاتر اسناد رسمی یا فتریاران دارای نواقصی است و در عمل مشکلاتی فراهم میسازد بنابراین به منظور ایجاد وحدت رویه نسبت به این امر نیز دو نسخه فرم مربوط به تقاضای بازنشستگی سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی به پیوست ارسال می شود دستور دهید به تعداد کافی تکثیر و در اختیار واحدهای تابعه قراردهند که در آینده درخواستهای مذکور بر طبق آن تنظیم و ارسال گردد. [بخشنامه شماره 4369/2-15/7/60] 

فرم رسیدگی دوران تصدی سردفتر یا دفتر یار متقاضی بازنشستگی 

بند 94 – این فرم بایستی با توجه به تقاضای بازنشستگی سردفتر و یا دفتریار فتر اسناد رسمی پس از رسیدگی بدوران تصدی آنها وسیله ثبت محل تنظیم و به تایید ثبت منطقه رسیده و به انضمام صورت مجالس لازم به اداره امور سردفتران ارسال گردد : 

تذکر- اصل یا فتوکپی صورت مجالس بازرسی کامل مالی و مالیاتی و ر صورت معرفی جانشین مدارک کامل جانشین برح زیر: 

1-دانشنامه لیسانس با تاییدیه آن از دبیرخانه دانشگاه مربوطه.

2- فتوکپی شناسنامه 2 برگ.

3-شش قطعه عکس(4*6).

4-گواهی عدم سوء پیشینه.

5-گواهی سلامت کامل از بهداری محل.

6-تقاضای بازنشستگی سردفتر که حاوی معرفی جانشین هم باشد.

7-گواهی پایان خدمت نظام وظیفه یا معافیت یا تایید آن.

8-گواهی عدم اشتغال بکار در سایر موسسات دولتی که بتایید ثبت محل رسیده باشد. 

این فرم با توجه بمدارک متقاضی دفتریاری بوسیله ثبت محل تنطیم و پس از تایید اداره کل ثبت منطقه با اصول مدارک تسلیمی به اداره امور سردفتران ارسال شود: 

1-نام و نام خانوادگی 

2-شماره شناسنامه و محل صدور آن 

3-تاریخ تولد 

4-نام پدر متقاضی 

5-مدرک تحصیلی 

6-وضع خدمت زیر پرچم 

7-نام سردفتر معرف دفتریار 

8-شماره دفترخانه اسناد رسمی 

9-دفتریاربرای دفتریاری اول است یا دوم؟ 

10-دفترخانه قبلاً دفتریار داشته است یا خیر؟ در صورتیکه دفتریار داشته وصع استخدامی مشارالیه چیست؟ و امور مالی دفترخانه بوسیله چه کسیس اداره می شود؟ 

اصول مدارک زیر بایستی از متقاضی اخذ و بضمیمه این فرم ارسال گردد: 

1-فتوکپی مصدق شناسنامه 2 برگ 

2-گمراهی یک سال کارآموزی از دفترخانه اسناد رسمی که در تهران بتایید کانون سردفتران و در شهرستانها بتایید دادستان و یا دادگاه بخش مستقل رسیده باشد. 

3- شش قطعه عکس 4*6 

4-گواهی بهداری دال بر سلامت کامل و عدم اعتیاد 

5-حداقل دیپلم کامل با تایید اداره کل آموزش و پرورش رسیده باشد. 

6-تقاضای دفترخانه دال بر معرفی دفتریار 

7-گواهی پایان خدمت نظام یا معافیت از خدمت زیر پرچم که در شهرستان بتایید پاندارمرری محل و در تهران بتایید اداره نظام وظیفه رسیده باشد. 

8-گواهی عدم سوء پیشینه کیفری که از تاریخ صدور آن بیش از 6 ماه منقضی نشده باشد. 

9-در صورتیکه پیشنهاد مربوط به دفتریاری دوم است گواهی پرداخت حقوق از ناحیه سردفتر شده باشد. 

 

فصل دوم - امور مالی و مالیاتی دفاتر اسناد رسمی ( 95 تا 114 )

  
تعرفه وصول حق الثبت 

بند 95 - چون در متن اصلاحی ماده 123 اصلاحی قانون ثبت اسناد و املاک کشور موضوع بند الف تبصره 90 قانون بودجه سال 61 کشور تعرفه ثبت اسناد از چهل میلیون ریال به بالا 20 در هزار تعیین گردیده و ضمناً(عبارت) نسبت به مازاد چهل میلیون ریال از متن ماده اصلاحی مزبور حذف گردیده است. لذا کل مبلغ اینگونه اسناد مشمول 20در هزار حق الثبت خواهد بود ، معهذا در صورتیکه بنظر آن سازمان ابهامی در این مورد وجود داشته باشد ، چون طبق اصل هفتاد و سه قانون اساسی شرح و تفسیر قوانین در صلاحیت مجلس شورای اسلامی است، لذا می توانند از طریق وزارت دادگستری نسبت به کسب نظریه مجلس شورای اسلامس اقدام فرمایند. [موضوع بخشنامه شماره 207/1/33/ت – 29/2/61 وزارت امور اقتصادی و دارائی] 

حق التحریر سهم دفتریار 

بند 96 - سردفتران مکلفند در مقابل پرداخت سهمیه حق التحریر به دفتریار رسید بگیرند و در صورت استنکاف دفتریار از دادن رسید در صندوق ثبت به نام آنها تودیع نمایند. [اصلاحی بند پنجاه و شش مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

اجرای لایحه قانونی حق التحریر دفاتر اسناد رسمی و نحوه تقسیم آن 

بند 97 - آقایان سردفتران در سطح کشور از این پس خود مرتباً در تعیین درصدها و ضرائب حق التحریر متعلق به کارکنان که در متن ماده واحده بعناوین : 1- رقم قابل پرداخت ، 2- رقم قابل واریز تعریف شده است ، اقدام و بدین صورت پس از کسر کردن آن ضرائب و درصدها از مجموع کلی حق التحریر اسناد تنظیمی نسبت به تحویل ماهیانه آن بحساب های بانکی که ذیلاً تعیین می شود همراه با تحویل صورتحساب ماهانه قدام فرمایند. 

1-حساب شماره 2276 که قبلاً توسط کانون سردفتران در بانک ملی افتتاح شده بود بمنظور تمرکز وجوهی که در قانون بعنوان (ضرائب قابل واریز) بحساب کانون سردفتران تعریف شده است اختصاص داده می شود که سرفتران ضرائب (قابل واریز) را مستقیماً یا توسط شعب بانک ملی سراسر کشور به آن حساب تحویل و واریز فرمایند. 

2-حساب بشماره 2429 در همان بانک افتتاح شده که مخصوص تحویل (وجوه قابل پرداخت) به کارکنان است و سرفتران باید همه ماهه ضرائب و و درصدهایی را که در بندهای یک تا هفت ماده واحده تعیین و بعنوان (درصدهای قابل پرداخت) تعریف شده است مستقیماً یا توسط شعب بانک ملی سزاسز کشور به آن حساب واریز تحویل نمایند. 

3-چون باستناد ماده واحده سردفتران وجه دیگری بابت بیمه کارکنان نخواهد پرداخت بنابراین کلیه وجوهی که طبق مقررات سازمان تامین اجتماعی بابت حق بیمه به سازمان مذکور باید پرداخت شود، سردفتران بایستی کماکان وجوه مربوط به بیمه کارکنان را طبق ضوابط بسازمان تامین اجتماعی از محل (رقم قابل پرداخت) مرتباً بسازمان تامین اجتماعی پرداخت کرده و بقیه وجوه (درصدهای قابل پرداخت و قابل واریز ) بحسابهای 2429 و 2276 تحویل و همه اهه مستند پرداخت حق بیمه کارکنان را ضمیمه صورتحساب خود ارسال نمایند، ضمناً کلیه وجوهی که از ابتدای سال 1358 بابت بیمه کارکنان بسازمان اجتماعی توسط سردفتران پرداخت شده است قابل احتساب و تهاتر خواهد بود. 

4-از سردفتران تقاضا می شود صورت و مشخصات دقیق کارکنان دفترخانه خود را که ر اول فروردین ماه سال 1358 در آن دفترخانه بکار اشتغال داشته اند با ذکر مدت خدمت و نوع کا آنان در مهلت مقرر در تبصره 2 ماده واحده به کانون سردفتران تهران ارسال دارند و در آینده نیز هر تغییر و تبدیلی که در وضع کارکنان دفترخانه حاصل شود به اطلاع کانون سردفتران برسانند البته ضوابط و مقررات استخدامی و نحوه خدمات کارکنان دفات اسناد رسمی و دیگر مسائل مربوطه به آن ضمن آئین نامه موضوع بند 7 ماده 66 قانون دفاتر اسناد رسمی مشخص خواهد شد. 

5-از سردفتران درخواست می شود , نسبت به پرداخت درصدها و ضرایبی از حق التحریر که طبق قانون بابت سالهای 1358 و 1359 ملزم به پرداخت آن می باشند ولی تا کنون آن را پرداخت نکرده اند ظرف مهلت مقرر با توجه به دستورالعمل ان بخشنمه اقدام و ذمه خود را از این بابت بری سازند(البته کلیه وجوه مربوطه به سال 1358 را فق بحاب شماره 2276 پرداخت فرمایند). [اصلاحی بخشنامه 2793/2=14/4/59] 

حق التحریر گواهی امضاء هم کانون سردفتران 

بند98 - دفاتر اسناد رسمی باید وجوهی را که از هر گواهی امضاء به کانون سردفتران تعلق می گیرد آخر هرماه بحساب کانون مذکور واریز و صورتحساب آن را به کانون ارسال دارند. [بند 272 مجموعه بخشنامه های تا آخر ال 49 اصلاحی] 

واریز درآمد دفاتر اسناد رسمی به بانک 

بند 99 - بطوریکه گزارشهای اداره کل امور مالی و اداری حاک است بعضی از دفترخانه ها در تحویل صورت حساب دفترخانه در موقع مقرر اقدام نمایند و نیز درآمدهای وصولی را غالباً با تاخیر به انک ملی تحویل و واریز می نمایند, لذا اکیداً خاطر نشان می نماید سردفران و دفتریاران دفاتر اسناد زمی اید صورتحاب درآمد ماهانه دفترخانه را تا پنجم ماه بعد به اداره درآمد اداره کل امور مالی تیم نمایند, تخلف از اجرای دستور ا تاخیر درپرداخت درآمدها موجب پیگرد انتظامی خواهد شد. [اصلاحی بخشنامه شماره 70359/8=17/12/54] 

صورت حساب درآمدها و مصرف اوراق بهادار 

بند 100 - سردفتران و دفتریاران دفاتر اسناد رسمی مکلفند همه ماهه صورتحساب درآمد ماهیانه دفترخانه خود را در مرکز تحویل اداره کل امور مالی سازمان ثبت و در شهرستانها تحویل حسابدای ثبت مربوطه نمایند. 

صورتحساب باید حاوی انواع درآمد(حق الثبت و سایر درآمدهای وصولی) و شماره مشخصات مدرک پرداخت درآمدهای مزبور بحساب مربوط باشد اداره کل امور مالی در مرکز و روسا ثبت در شهرستانها موظفند در صورت عدم تسلیم صورتحساب جریان ا بلافاصله گزارش نمایند. روسا واحدهای ثبت باید ضمن مراقبت دقیق در اجرای این دستور صورتحسابهای تسلیمی هر ماه دفاتر را از هر جهت رسیدگی و با مستندات پرداخت تطبیبق و در صورت صحت ذیل صورتحاب گواهی و امضاء نمایند. میران کل ثبت مناطق نیز دقیقاً مراقب و هر ماه گزارش اجرای دستور را از روسا ثبتهای حوزه خود گرفته شخصاً بررسی و نظارت کامل بنمایند.(بند 248 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49 اصلاح شده) 

محاسبه و وصول هزینه تفکیک 

بند101 - الف: با توجه به اینکه بموجب بند ث تبصره 90 قانون بودجه سال 1361 کل کشور هزینه تفکیک موضوع ماده 150 لحاقی به قانون ثبت از هر ده هزار ریال 60 ریل به هر ده هزار ریال دویت هزار ریال افزیش یافته است و طبق قاعده کلی وقتی درآمدهای ثبتی قابل وصول است که عملیات ثبتی مربوط در هر مرحله برحسب مورد انجام شده باشد مگر آنکه قانون ترتیب دیگری را معین نموده باشد, لذا در مورد اخذ هزینه تفککیک و ماخذ آن ملاک و مبنای محاسبه, تاریخ ثبت صورت مجلس تفکثیی در دفتر و ارسال آن به دفترخانه مربوطه است , بدین معنی که اگر صورت مجلس تفکیکی تا قبل از 1/1/1361 (تاریخ اجرای قانون بودجه) در دفتر ثبت و به دفترخانه ارسال شده باشد هزینه تفکیک مطابق تعرفه کلی بقرار هر ده هزار ریال شصت ریال محاسبه خواهد شد و چنانچه بعد از تاریخ مرقوم صورت مجلس تفکیکی ثبت فرتاده شده باشد مطابق تعرفه مندرج در بند ث تبصره 90 قنون بودجه سال 1361 بقرار هر ده هزار ریال دویست هزار ریال وصول می شود. 

ب: با عنایت به اینکه کلیه شرکتها با تابعیت ایرانی(داخلی) محسوب و با تابعیت غیر ایرانی(خارجی) نامیده می شود, بنابر این بر اساس تعریفات مندج در قانون تجارت و سایر مقررات مربوطه , انواع شرکتها اعم از سهامی عام و یا خاص و با با مسئولیت محدود و غیره تماماً جزو شرکتها داخلی محسوب و مطابق ردیف 25 جدول موضوع بند (ج) تبصره 90 قانون بودجه سال 1361 کل کشود, تقاضانامه ثبت این قبیل شرکتها بهر نوع از تاریخ 1/1/1361 بقرار هر نخه 300 ریال بایستی وصول شد. [اصلاحی بخشنامه 312/1-33/ت-26/3/61] 

وصول حق الثبت فسخ یا اقاله اسناد دفاتر دیگر 

بند102 - نسبت به اعمال مقررات تبصره 2 ماده 50 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 نظر به اینکه دفترخانه دیگر نیز به قئم مقامی دفترخانه تنظیم کننده سند اقدام به فسخ یا اقاله معاملات یا اقرار به وصول قسمتی از وجه معامله می کند لذا در تمام موارد حق الثبت متعلقه همان 20 ریال مصرح در تبصره مذکور خواهد بود. 

با استفاده از ضمیمه نامه شماره 4761/2-20/6/57 اداره کل امور اسناد. 

حق الثبت در مورد تعهد اجناس 

بند103 - در مورد تعهدات جنسی هرگاه طرفین متراضیاً تعیین بها ننمایند باید بهای آن برای دریافت حق الثبت تعیین و در سند تصریح شود: (از نظر حق الثبت تعیین بها شده است). 

اصلاحی بند شصت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 

مفاصا حساب شهرداری و ارسال فهرست معاملاتی قطعی 

بند104 - در نقاطی که مطابق ماده یک قانون استقلال شهرداریها مصوب تیرماه 1334 شهرداری تشکیل می شود و بر طبق ماده 2 قانون مزبور حدود مصوبه به تصویب انجمن شهر یا وزارت کشور به قائم مقامی انجمن شهر می رسد دفاتر اسناد رسمی مکلفند طبق تبصره اصلاحی ماده 74 قانون شهرداریها قبل از انجام معامله نسبت به مستغلات و اراضی واقع در محدوده شهر از شهرداری محل کتباً مفاصا حساب نسبت به عوارض ملک مورد معامله خواستر شوند و مدت اعتبار مفاصا حساب از تاریخ صدور تا یکماه است. 

[اصلاحی بند چهل و چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49] 

دریافت وجه از مراجعین 

بند105 - سردفتران و دفتریاران نمی توانند جز ر مورد مصرح ماده 11 آئین نامه قانون دفتر اسناد رسمی وجهی را بطور امانت یا بمنظور تسلیم به متعهدله از اشخاص قبول نمایند و اگر برای جلوگیری از اختلاف اصحاب معامله ضروری باشد فقط می توانند ثمن معامله را اخذ و پس از تکمیل سند فی المجلس بذینفع تسلیم نمایند. 

اصلاحی بند 49 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 

قید مبلغ دریافتی وسیله سردفتر در گوشه اسناد 

بند106 - بقرار اطلاع واصله بعضی از دفاتر اسناد رسمی در موقع تنظیم اسناد از قید مبالغ دریافتتی در ستون مربوطه خودداری می نمایند, لزوماً تذکر میدهد که سردفتران و دفتریاران مکلفند هزینه های قانونی ماخوذه را دقیقاً در اسناد قید و چنانچه بر خلاف دستور عمل شود متخلفین در دادگاه انتظامی سردفترن تعقیب و چنانچه شاکی ادعا نماید, زائد بر میزان معین وجوهی من غیر حق در دفتر رسمی وصول شده عدم درج وجوه مربوطه در سند انتقل قرینه به صحت ادعای شاکی خواهد بود. 

اصلاحی بخشنامه 6759/2-23/5/54 

حق الثبت اسناد ناقص 

بند107 - بطوریکه اداره حقوقی وزارت دادگستری در نامه شماره 718/7-2/8/58 ضمناً اعلام داشته است (حق الثبت پس از وارد شدن سند در دفتر اعم از اینکه به امضاء متعاملین برسد یا نه قابل استرداد نیست) و با توجه بماده 56 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی که مشعر به وصول حق الثبت از اصحاب معامله قبل از تنظیم و ثبت سند است و اینکه دفاتر اسناد رسمی مکلفند قبل از تنظیم اسناد وجوه قانونی را از متعاملین دریافت نمایند و چون بعضاً از اصحاب معامله بعللی از امضاء سند و ثبت خودداری و گزارشهای واصله از بعضی از دفاتر اسناد رسمی نیز حاکی است که دفاتر مزبور به استناد بخشنامه شماره 8271/2-25/6/54 نسبت به اینگونه اسناد بعداً قیمت مورد معامله اسناد ثبت شده و امضاء نشده را به دلخواه تعیین و حق الثبت واقعی ماخوذه را بصندوق دولت واریز نمی نمایند و این عمل تخلف از قانون بوده و احیاناً موجب سوء استفاده می شود لذا با توجه بمراتب به کلیه دفاتر اسناد رسمی و واحدهای ثبتی حوزه تابعه ابلاغ نمایند که حق الثبت ابنگونه اسناد را طبق مدلول سند و با رعایت مقررات بحساب واریز نمایند. 

بخشنامه 9345/2-8/11/58 اصلاحی. 

عدم تعلق حق الثبت به ثبت فسخ و ابطال اسناد 

بند 108 - در اجرای ماده 42 قانون مالیات بردرآمد مصوب اسفند ماه 45فک دین کلاً یا جزعاً و فسخ اسناد بطور کلی باید تحت شماره و تاریخ و ردیف اسناد ثبت و مدلول آن با ذکر شماره و تارخ در ملاحظات ثب مورد فسخ توضیح داده شود، بدیهی است احراز صحت فسخ با مسئول دفترخانه می باشد. 

(بند 307 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) صلاحی 

حق التحریر اسناد قطعی مشتمل به رهن 

بند 109 - به اسناد قطعی مشتمل به رهن فقط یک حق التحریر بابت معامله قطعی تعلق می گیرد. 

(بند 270 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) 

عدم تعلق حق الثبت به اقرارنامه وصول مهریه 

بند110 - چون بموجب ماده 2 قانون ازدواج نسبت به مهریه در تنظیم سند نکاحیه حق الثبت تعلق نمی گیرد ، لذا نسبت به اقرارنامه های وصول آن هم حق الثبت به ماخذ مقرر در سند مورد ندارد. 

اصلاحی بخشنامه 6505/2-29/7/55 

تعاون با ماموران دارائی 

بند111 - در مواردیکه مامورین دارائی محل طبق حکم صادره برای رسیدگی به امور مالیاتی مراجعه می نمایند، سردفتران باید در حدود مقررات با آنها همکاری نمایند. 

(بند 285 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی 

مطالبه مفاصا حساب مالیاتی 

بند112 - دفاتر اسناد رسمی با توجه به مقررات مالیاتهای مستقیم قبل از دریافت مفاصا حساب مالیاتی نباید مبادرت به تنظیم اسناد معاملات املاک نمایند. 

(بند 299 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی 

مرجع رفع ابهام در اجرای قانون مالیات بردرآمد 

بند113 - رفع هرگونه ابهام و اشکالی که در اجرای قوانین مالیاتی پیش آید با مراجع مصرح در قوانین مربوطه است. 

(بند 291 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی 

وصول هزینه ثبت اسناد و تسلیم قبض رسید 

بند114 - طبق اطلاع مرکز پژوهشهای نخست وزیری و سازمان بازرسی کل کشور بعضی از دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق رعایت مفاد بخشنامه و دستورالعمل های شماره 307/2-10/1/47 و 1255/2-13/1/48 مندرج در بند 38 مجموعه بخشنامه های ثبتی و 6626/10-6/8/57 و 10681/10-27/1/58 سازمان ثبت مربوط به اخذ مخارج ثبت اسناد و تسلیم قبض رسید در مقابل وجه دریافتی و نصب اعلان مربوط به آنها را در محل دفترخانه نمی نمایند، مقتضی است به کلیه دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه های ثبتی تابعه ابلاغ فرمائید دستورالعملهای صادره فوق کماکان بقوت خود باقی است و تخلف از آنها موجب تعقیب انتظامی سرفتران و دفتریاران خواهد شد، بدیهی است روسای واحدهای ثبتی مسئول اجرای دقیق این امر خواهند بود. 

بخشنامه شماره 3202/10-10/6/62

فصل سوم - نحوه تنظیم سند برای بیگانه واسناد تنظیمی برای خارج از کشور ( 115 تا 119 )
 
لزوم تبغیت تنظیم اسناد اتباع بیگانه از قوانین ایران 
بند 115 – عقود و معاملات و اقاریر و وصایای اتباع بیگانه در ایران با توجه به ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی باید مطابق تشریفات ثبت سند که در قوانین ایران مقرر است ثبت شود. امتناع از ثبت سند تخلف محسوب است و متخلف مورد تعقیب انتظامی واقع خواهد شد. 

بدیهی است که از نظر ماهوی رعایت مواد 7 و 967 و 968 قانون مدنی و سایر موارد نظیر آنها ضرورت دارد. 

اصلاحی بخشنامه شماره 5895/2 – 19/7/54 

بند 116 – حذف شد. 

ثبت معاملات با حق استرداد 

بند 117 – در مورد ثبت معاملات غیر منقول با حق استرداد بیگانتگان بعنوان متعامل باید تفهیم شود که در صورت صدور اجرائیه و انجام تشریفات قانونی صدور سند انتقال موکول به رعایت مقررات مربوط به استملاک اتباع بیگانه خواهد بود و اگر ممنوع از تملک باشد صدور سند انتقال مجوزی نخواهد داشت و باید حقوق خود را در عین مورد معامله به اتباع ایرانی واگذار نماید. 

(بند 413 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال سال 49) اصلاحی. 

اسناد تنظیم شده برای خارج از کشور 

بند 118 – در مورد اسنادی که برای استفاده در خارج از کشور تنظیم می شود باید امضاء سر دفتر طبق نمونه بوده و از طرف رئیس ثبت محل نیز گواهی شود و نیز سردفتران مکلفند بذینفع تذکر دهند که سند باید به گواهی اداره کل امور اسناد برسد. 

اصلاحی بند شصت و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 

اسناد تنظیم شده در خارج 

بند 119 – اسناد تنظیم شده در خارج کشور با رعایت ماده 1295 قانون مدنی و با تإئید محاکم معتبر است. 

(بند 408 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی.

فصل چهارم - تنظیم اسناد موقوفه ( 120 تا 122 )

اسناد مربوط به موقوفات عام المنفعه و اجاره موقوفات خاص 

بند 120 – دفاتر اسناد رسمی باید هر موقع اسنادی مربوط به وقف، نذر، وصیت و حسب برای مصارف عام المنفعه تنظیم می نمایند مراتب رو کتباٌ به اداره اوقاف محل اعلام دارند. 

دادن رونوشت از اسناد مذکور هم به اوقاف با دریافت هزینه قانونی طبق مقررات مانعی ندارد. تنظیم هر نوع سند مربوط به موقوفات عامه بطور کلی و اجاره موقوفات خاصه زائد بر ده سال را موکول به مواقفت کتبی اوقاف محل و حضور و امضاء نماینده آن اداره نمایند. 

اصلاحی بند چهل و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 

مراجعه اوقاف به سند وصیت و حبس و وقف و نذر 

بند 121-در مواقعی که از ادارات اوقاف برای مطالعه اسناد مربوط به وصیت و حبس ونذر مراجعه می نمایند باید تحت نظر سردفتران مطالعه نمایند. 

اصلاحی بند 51 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 

تنظیم اجاره نامه اوقاف 

بند 122 – در مواردی که اداره اوقاف به علت ممنوع المداخله بودن متولی برای حفظ درآمد موقوفه ناگزیر از تنظیم اجاره نامه بیش از سه سال است و دسترسی به سند مالکیت ندارد برای هر ملک فقط یک بار ستند با رعایت کامل مقررات بدون قید خلاصه اجاره نامه در ستون انتقالات سند مالیکت بلااشکال است. 

فصل پنجم - نحوه تنظیم اسناد مربوط به اتومبیل ( 123 تا 129 )
  
اخذ مدارک برای معامله اتومبیل 
بند 123 – مقتضی است به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابع ابلاغ نمائید که هنگام تنظیم اسناد مربوط به نقل و انتقال اتومبیلها علاوه بر دفترچه مالکیت (شناسنامه اتومبیل) به سایر مدارک و اسناد قبلی آن نیز توجه نمایند. 

اصلاحی بخشنامه شماره 3169/2 – 7/4/55 

اوراق گمرکی مربوط به معاملات اتومبیل 

بند 124– قبل از احراز صلاحیت طرفین معامله و ملاحظه برگ سبز دائر بر پرداخت حقوق و عوارض گمرکی و مفاصا حساب مالیاتی از ثبت هر گونه معامله ول به صورت وکالت و صلح حقوق و غیره خودداری نمائید اعم از اینکه شماره آن شهربانی یا سیاسی و یا ارتشی و یا ترانزینی باشد. 

عدم صدور دفترچه برای اتومبیلهای شماره موقت 

بند 125– با توجه به نامه شماره 5519/16/3/6 – 12/7/55 اداره راهنمائی و رانندگی از صدور دفترچه مالکیت برای اتومبیلهایی که شماره گذاری نشده اند (شماره موقت) خودداری نمایند. 

بخشنامه شماره 6637 – 6/8/55 اصلاحی. 

عدم تسلیم دفترچه مالکیت به اتومبیلهای بدون شماره 

بند 126– بعضی از دفاتر اسناد رسمی تهران برای اتومبیلهای بدون شماره شهربانی که مورد معامله قرار می گیرند دفترچه مالکیت صادر می نمایند چون دفترچه مالکیت مخصوص اتومبیلهایی است که شماره شهربانی دارند، لذا خواهشمند است دستور فرمائید دفتر اسناد رسمی از صدور دفترچه مالکیت برای اینگونه اتومبیلها خودداری و اسناد مربوطه را به منظور شماره گذاری اتومبیل به خریدار تحویل نمایند. 

تسلیم کارت شناسایی اتومبیل به مالک جدید 

بند 127 – خواهشمند است دستور فرمائید دفاتر اسناد رسمی از ارسال کارت شناسایی اتومبیلهایی که جدیداٌ صادر شده و فاقد مشخصات مالک می باشد خودداری و آن را تحویل مالک جدید بدهند و در فرمهای مشخصات مالک نوشته شود (کارت تحویل مالک شد) تا از صدور کارت مجدداٌ خودداری شود. 

اصلاحی بخشنامه 8067/2 – 27/9/55 

ارسال اسناد معامله اتومبیل به اداره شماره گذاری 

بند 128 – حسب اعلام بعضی از دفاتر اسناد رسمی تهران پس از انجام معامله و ثبت انتقال اتومبیل در دفترچه مالکیت آن را بنا به توصیه خریدار و یا انگیزه دیگری نزد خود نگهداری تا معامله بعدی انجام گیرد . پس از انجام معامله دفترچه مالکیت و سند تنظیمی را وسیله خریدار به شماره گذاری ارسال می دارند خواهشمند است دستور فرمائی به دفاتر اسناد رسمی ابلاغ گردد بالافاصله پس از انجام معامله اسناد را به شماره گذاری ارسال و از تحویل اسناد و دفترچه مالکیت به اشخاص جهت تحویل به شماره گذاری خودداری نمایند. 

اصلاحی بخشنامه 8817/2 – 23/10/55 بر اساس نامه اداره راهنمایی 

قید معاملات شریط و رهنی اتومبیل در اسناد خریداری 

بند 129 – خلاصه اکلیه معاملات شرطی و رهنی اتومبیل در حاشیه اسناد خرید رسمی قید و به دفترخانه مربوطه اعلام شود.

فصل ششم - بازرسی دفاتر اسناد رسمی ( 130 تا 133 )

طرز رسیدگی به تخلف سردفتر 

بند 130 – در مواردی که گزارش مربوط به تخلفات سردفتران و دفتریاران است باید موارد تخلف ضمن صورتمجلس هایی که به امضاء سردفتر و دفتریار مربوطه رسیده باشد منعکس و موارد تخلف به طور صریح با قید شماره و تاریخ سند مربوطه در صورتمجلس قید شده باشد و دو نسخه از صورتمجلس را برای تعقیب سردفتر یا دفتریار ارسال و مدیر ثبت شخصاٌ نسبت به موارد تخلف اظهار نظر نموده و هر گاه تخلف مشمول مرور زمان شده باشد موضوع در گزارش قید شود. 

اصلاحی بخشنامه شماره 147739/2 – 18/12/54 

نحوه بازرسی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق 

بند 131 – رؤسا ادارات مکلفند دفترخانه های تابعه مقر اداره را حداقل هر شش ماه یک مرتبه شخصاٌ یا بوسیله بازرس یا کارمند مطلع و مورد اعتماد طبق فرمهای پیوست ارسالی بازرسی نمایند و لازم است در تنظیم صورتمجلس بازرسی به نکات زیر توجه فرمایند: 

1- بازرسان موظفند کلیه نکات مندرج در فرم صورتمجلس بازرسی را با دقت کامل و رعایت ترتیب مقرر در فرم یک به یک دقیقاٌ بررسی و در هر مورد صریحاٌ اظهار نظر و در صورتمجلس بازرسی خود قید فرمایند. 

2- در امور مالی مراقبت و دقت بیشتری معمول و صریحاٌ معلوم نمایند سردفتردر رسیدگی های قبلی هم بدهی داشته یا خیر؟ و در صورت داشتن بدهی قبلی تاریخ پرداخت آن صریحاٌ در صورتمجلس قدی و مدارک مربوطه را نیز ملاحظه و گواهی نمایند. 

3- چنانچه سردفتر و دفتریار بدهکار باشند تذکر دهند فوراٌ در پرداخت بدهی خود اقدام و قبض رسید حاکی از پرداخت را به بازرس مربوطه ارائه و شماره قبض را در صورتمجلس منعکس فرمایند. 

4- در مواردی که امور سردفتری و یا دفتریاری دفترخانه به کفالت اداره می شود نام و نام خانوادگی کفیل را در صورتمجلس ذکر نمایند. 

5- هر گاه در عمل با مسائل دیگری مواجه شدند که در فرم به آن اشاره نشده و انعکاس آن در صورتمجلس ضروری باشد آخر فرم در قسمت توضیحات مطلب را قید فرمایند. 

6- در کلیه مواردی که تهیه و تنظیم فهرستهای اشاره شده در فرم صورتمجلس ضرورت دارد مراقبت نمایند در هر مورد به تعداد نسخ صورتمجلس فهرست تنظیم و ضمیمه هر نسخه فرمایند. 

7- صورتمجلس بازرسی بایستی در سه نسخه با خط خوش و خوانا و واضح تنظیم و ذیل هر یک از نسخ و ضمائم آن را سر دفتر و دفتر یار و بازرس اعزامی با ذکر نام و نام خانوادگی و تاریخ امضاء و دو نسخه از صورتمجلس تنظیمی را به اداره کل ثبت مناطق ارسال فرمایند. 

8- مسئولیت اجرای دستورات بالا و نظارت در تنظیم صحح صورتمجلس بازرسی بر اساس فرمهای پیوست با مدیران کل هر منطقه ثبتی بوده که بایستی مراقبت کامل نمایند در گزارش و تنظیم صورتمجلس به تمام موارد مذکور در فرم جواب داده شده و به تمام ردیفهای مندرج در آن به ترتیب به نحوی که محتاج به هیچ نوع مکاتبه و استیضاح مجدد نماشد رسیدگی قطعی و منجز بعمل آمده باشد. 

9- مقتضی است مدیران کل ثبت مناطق یک نسخه از صورتمجلس بازرسی و ضمائم آن را برای رسیدگی و اقامات لازم به اداره کل امور اسناد و سر دفتران ارسال فرمایند. 

بخشنامه شماره 8779/10 – 7/11/64 

امور مالی دفترخانه 

الف: دفتر درآمد دفتر خانه بازرسی و حقوق دیوانی متعلقه به هر یک از اسناد تنظیمی با تعرفه و ضوابط مقرر در ماده 123 – اصلاحی قانون ثبت و اصلاحیه های بعدی آن محاسبه و همچنین بهخای مندرج در اسناد تنظیمی با ارقام قید شده در دفتر ثبت سند و دفتر درآمد دفترخانه تطبیق داده شده و جمع صفحات نیز کنترل و با اقلام مندرج در صورتحسابهای ماهیانه تطبیق و نتیجتاٌ دفترخانه با توجه به حقوق دولتی متعلقه به اسناد مورد بازرسی و اقلام واریز شده به حسابهای مربوطه بدهی و کسر پرداختی: نداشت/ داشت که مراتب به سردفتر تذکر داده شده و مشارالیه مبلغ ................................ریال کسر پرداختی بابت حقوق دولتی اسناد تنظیمی را به موجب فیش شماره............................... مورخ ......................... به حساب مربوطه واریز نمود. ضمناٌ فهرست کامل مشخصات اسنادی که بابت حقوق دولتی، کسری پرداخت داشت ضمیمه این صورتجلسه است. 

ب: با ملاحظه دفتر گواهی امضای دفترخانه، تعداد گواهی های انجام شده جمعاٌ فقره بود که حقوق دولتی متعلق به آنها صحیحاٌ وصول و ابصال و اقلام آن در دفتر درآمد دفترخانه و نیز جزء صورتحساب ماهیانه منظور و حق السهم کانون دسردفتران و دفتریاران از گواهی جمعاٌ به مبلغ .....................................ریال پرداخت و دفترخانه از این بابت بدهی و کسری پرداخت نداشت/ داشت که مبلغ.............................. ریال کسر پرداختی با تذکر لازم به آقای سردفتر به موجب فیش شماره مورخ............................. تأدیه گردید. 

پ: با ملاحظه سوابق مدارک موجود در دفترخانه، بابت بقایای ثبتی و یا هزینه تفکیک، و یا نیم عشر اجرایی بدهی و یا کسر پرداختی ملاحظه نشد/ شد که با تذکر مراتب به سردفتر مبلغ ............................................ ریال کسر پرداختی و بدهی مزبور به موجب فیش شماره ................................ مورخ .............................. پرداخت گردید. ضمناٌ فهرست مشخصات اسنادی که بدهی و کسر پرداخت داشت منظم به این صورتجلسه است. 

ت: قبوض سپرده و دفتر امانات دفترخانه ملاحظه و کنترل گردید. ردیف جمع دفتر ................................ و ردیف هزینه ........................... و تعداد قبوض .................................. فقره بود و در این مورد اختلافی به نظر نرسید/ رسید که جهت رفع نقص آموزشهای لازم داده شد و در خلال بازرسی نقائص موجود مرتفع گردید. ضمناٌ موارد نقص و چگونگی امر به شرح فهرست منضم به این صورتجلسه است. 

ث: نسبت به اقلام حق التحریر وصولی دفترخانه قبض لازم صادر و تسلیم و رسید اخذ شده بود و رقم عایدی حق التحریر در دفتر مربوطه صحیحاٌ ثبت و جمع بندی و با تعرفه قانونی تطبیق می نماید/ نمی نماید ................................ که موارد اشکال به شرح فهرست جداگانه منظم به اسن صورتجلسه است. 

ج: میزان حق التحریر وصولی دفترخانه بابت اسناد تنظیمی مورد بازرسی جمعاٌ مبلغ ............................. ریال می باشد که سهمیه کارکنان از درآمد دفترخانه موضوع لایحه قانونی راجع به حق التحریر دفاتر اسناد رسمی و نحوه تقسیم آن مصوب 1359 طبق تعرفه و ضوابط مقرر در لایحه قانونی مذکور جمعاٌ ................................ ریال است که کلاٌ به حسابهای مربوطه واریز و دفترخانه از این بابت بدهی و یا کسر پرداختی نداشت/ داشت ........................................ که مراتب به سردفتر متذکر و مشارالیه مبلغ ..................................... ریال کسرپرداختی را به موجب فیشهای شماره ..................................... پرداخت نمود. 

چ: با در نظر گرفتن اسناد ناقص قبلی دفترخانه که در صورتجلسه بازرسی قبلی منعکس است و همچنین اسناد مورد بازرسی موضوع این صورتجلسه جمعاٌ تعداد ................................. فقره اسناد ناقص در دفترخانه موجود است که فهرست مشخصات این قبیل اسناد و علل و جهات نقائص آنها به شرح فهرست ضمیمه این صورتجلسه می باشد و آن تعداد از اسناد ناقص قبلی که با رعایت مقررات مربوطه تکمیل شده کلیه حقوق دیوانی متعلقه به آنها صحیحاٌ وصول و ابصال و از اسناد مذکور رفع نقص به عمل آمده است. 

امور فنی دفتر خانه 

1-ملاحظه دفاتر ثبت معاملات دفترخانه، کلیه صفحات هر دفتر دارای شماره مسلسل و مهر و امضای نماینده دادستان و نخ کشی و پلمپ شده بود و در شماره ثبت رعایت تسلسل گردیده و در تمام موارد قید مراتب عدم ثبت سند در ذیل دفاتر مراعات گردیده است/ نگردیده است که در این مورد تذکرات لازم داده شد و فهرست مشخصات موارد نقص و اشکال منضم به این صورتجلسه است. 

2- تعرفه قانونی حق الثبت و حق التحریر اسناد، به نحوی که در نظر عمومی قرار گرفته اشد در دفترخانه الصاق شده است/ نشده است که تذکر داده شده منبعد رعایت و الصاق نمایند. 

3- حقوق دولتی و میزان حق التحریر وصولی و بهای اوراق در صدر اسناد تنظیمی و در محل مصخصو خود و نیز در ذیل ثبت دفتر به تفکیک قید شده است/ نشده است که فهرست مشخصات اسنادی که رعایت این امر نشده ضمیمه این صورتجلسه است. 

4- بهنگام تنظیم کلیه اسناد، مفاضا حساب مالیاتی، شهرداری، پاسخ استعلام ثبت محل، قبض پرداخت مالیات نقل و انتقال و سایر مدارک و مستندات قانونی مقرر اخذ و پیوست سابقه اسناد تنظیمی دشه است/ نشده است که فهرست اسنادی که ضمائم و مدارک آن ناقص بوده و همچنین موارد نقص آنها به شرح پیوست این صورتجلسه است. 

5- برگ خلاصه معاملات و فسخ نامه ها به طور مرتب و منظم به ادارات ثبت محل ارسال و همچنین فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری برای کلیه اسناد معامله وسائط نقلیه تنظیم و مرتباٌ به ادارات راهنمایی و رانندگی محل شماره گذاری خودرو فرستاده شده است/ نشده است که در خصوص ارسال مرتب آنها تذکرات لازم داده شد و فهرست اسنادی که برگ خلاصه معامله یا فسخ نامه و یا فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری آنها ارسال نشده ضمیمه این صورتجلسه است. 

6- دفاتر قانونی دفترخانه موضوع ماده 11 آئین نامه قانون دفاتر مصوب 1354 و تبصره 2 الحاقی به ماده 120 آئین نامه قانون ثبت کامل و مرتب و منظم بود و بر حسب مورد رعایت ماده 2 اصلاحی آئین نامه قانون ثبت مصوب 1323 گردیده است. 

7- بطور کلی در جریان بازرسی مواردی که مغایر و مخالف با ضوابط و موازین مقرر در مواد 49 تا 53 و 55 تا 68 و 86 تا 89 و 100 قانون ثبت اسناد و املاک و نیز مواد 14 و 18 و 19 و 21 و 23 و 29 الی 31 و 50 و 51 و 52 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 و سایر مقررات جاری باشد ملاحظه نگردید و در رابطه با نقائص جزئی نیز آموزشهای لازم به مسئولین دفترخانه داده شدو فرصت کامل مواردی را که رعایت مقررات و ضوابط مورد عمل و جاری نشده است نیز پیوست این صورتجلسه است. 

توضیحات: 

این صورتجلسه در......................... نسخه تنظیم و در تاریخ بعدد / بحروف ................................................................به امضای سردفتر و دفتریار دفترخانه و بازرس/ بازرسان رسید. 

ضمائم پیوست این صورتجلسه عبارتند از: 

الف: 

ب: 

پ: 

ت: 

امضاء سردفتر 

تاریخ 

امضاء دفتر یار 

تاریخ 

امضاء بازرس یا بازرسان 

تاریخ 

ادعای اشخاص حقیقی و حقوقی نسبت به تنظیم سند معارض در دفتر خانه 

بند 132 – هر زمان که از طرف شخص حقیقی یا حقوقی ادعای انجام معامله معارض در دفترخانه ای بشود لازم است فوراٌ بررسی دقیق و اعزام بازرس مطلع به دفترخانه و تحقیق لازم از سردفتر و دفتریار مورد اتهام با تنظیم صورتمجلسی که به امضاء سردفتر و دفتر یار (هر گاه دفتریار هم مورد اتهام باشد) خواهد رسید مراتب را به دادسرای شهرستان محل اعلام و چگونگی قضیه را با توضیح کافی (بطوری که نیاز بخواستن مجدد نباشد) و اضهار نظر صریح به مرگز گزارش دهند. 

ذکر شماره و تاریخ اسناد ناقص در صورتجلسات بازرسی 

بند 133 – چون غالباٌ مشاهده شده که دفاتر اسناد رسمی سندی را که به امضاء اصحاب معامله نرسیده برای وصول حق الثبت موضوع ماده 123 اصلاحی قانون ثبت بهای مورد معامله اسناد ناقص را به منبلغ کمی در سند قید و در موقع بازرسی همان مبلغ ملاک وصول حقوق دولتی قرار داده است و بعداٌ اسناد مذکور با اصلاح قیمت واقعی (مبلغ بیشتر) به امضاء رسیده و بعضی از سردفتران و دفتریاران دفاتر اسناد رسمی ما به التفاوت آنها را به حساب منظور ننموده و بازرسان بعدی هم آخرین بازرسی را مبدآئ رسیدگی قرار می دهند و در نتیجه وجوه عمومی لاوصول و تفریط می شود لذا به منظور جلوگیری از وقوع امر ، مقتضی است به بازرسان اعزامی به دفاتر ابلاغ نمایند در موقع رسیدگی به امور مالی صورت این قبیل اسناد را با ذکر شماره و تاریخ در صورتجلسه بازرسی منعکس و یادآور می شوند که در رسیدگی های بعدی موضوع را دقیقاٌ مورد توجه قرار داده و چنانچه در مبلغ اسناد مورد بحث تغییری حاصل شده باشد و مابه التفاوت آن به حساب منظور نشده باشد جزء بدهی دفترخانه محسوب و وصول شود. بدیهی است تخلف از این دستور موجب مسئولیت خواهد بود. 

اصلاحی بخشنامه شماره 8271/2 – 25/6/54

فصل هفتم - ثبت شرکتها ( 134 تا 144 )

آمار شرکتهای ثبت شده 

بند134 ـ همانطور که طی دستورالعمل شماره 7581/2ـ51/ت ـ22/10/63 دفتر تشکیلات بتفضیل توضیح داده شده بمنظور پیشگیری از ثبت نام تکراری و حفظ حقوق صاحبان نام شرکتهای ثبت شده و نیز در اختیار داشتن اطلاعات دقیق و مطمئن از شرکتهائی که در مرکز و شهرستانها به ثبت می رسد از کاربرد کامپیوتر در تنظیم و گردآوری این اطلاعات استفاده و علاوه بر آنکه مشخصات کلیه شرکتهای ثبت شده تا به حال کلا به حافظه کامپیوتر سپرده شده حداکثر هر سه ماه یکبارنیزاطلاعات جدیدمربوط 

به آن مدت به کامپیوتر اضافه میشود تا اطلاعات به روز نگهداری شود. 

علیهذا مقتضی است در اجرای دقیق بخشنامه فوق الذکر نهایت مراقبت و دقت را معمول و حداکثر تا پنجم ماه بعد مشخصات کلیه شرکتها ی جدید ثبت شده در هر واحد ثبتی و یا تغییرات احتمالی حاصله در شرکتهای ثبت شده قبلی شامل اصلاحات و تغییرات احتمالی در نوع شرکت، نام شرکت، شماره ثبت، تاریخ ثبت و تاریخ انحلال آنرا مطابق فرم منضم به بخشنامه فوق الذکر تهیه و مستقیما به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت ارسال دارند، به دفتر مذکور دستور داده شده فهرست واحدهای ثبتی را که در ارسال آمار مذبور تاخیر و تعلل مینمایند جهت اتخاذ تصمیم به سازمان ثبت گزارش نمایند.(بند 402 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده). 

مسئولیت رؤسا ثبت در ثبت شرکتها 

بند 135 ـ با توجه به نظامنامه قانون تجارت مصوب 13/12/1311 در صورتیکه امور ثبت شرکتها در در محلی بلا متصدی باشد تصدی ثبت شرکتها تا تعیین متصدی جدید به مدیر ثبت محول میشود. 

(مستند ماده یک نظامنامه قانون تجارت و بند 175 مجموعه که اصلاح شده). 

عدم لزوم اسعلام از شهربانی در خصوص اتحادیه های تعاونی 

بند 136- مستبط از ماده 60 قانون شرکتهای تعاونی و مواد بعدی آن مصوب سال 1350 برای ثبت اتحادیه شرکتهای تعاونی روستائی احتیاجی به استعلام شهربانی نیست. 

معافیت شرکتهای تعاونی از حق الثبت و حق تمبر سهام 

بند 137- طبق قانون شرکتهای تعاونی و اصلاحیه های آن شرکتها و اتحادیه های تعاونی از پرداخت حق الثبت و حق تمبر سهام معاف هستند. (مستند ماده 108 قانون شرکتهای تعاونی و تبصره 2 ماده 208 قانون مالیاتهای مستقیم). 

نام شرکت یا موسسه تجاری 

بند 138- در موقع ثبت شرکتها و ,سسات غیرتجارتی جدید التأسیس بایستی دقت لازم بعمل آورند که نام انتخاب شده قبلاً به ثبت نرسیده باشد. بدین منظور: 

اداره کل ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی باید با مراجعه به «مجموعه دفاتر کامپیوتری حاوی مشخصات شرکتهای ثبت شده» و حصول اطمینان از عدم سابقه ثبت عین و یا مشابه و نظیر، نام مورد درخواست نسبت به پذیرش نام شرکت و یا مؤسسه غیرتجراتی جدید اقدام قانونی معمول و در شهرستانها: 

عجالتاً هر واحد ثبتی تلگرافاً از اداره کل ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی مراتب را استعلام و پس از وصل گواهی اداره کل مزبور مبنی بر عدم سابقه ثبت نام درخواستی، اقدام لازم معمول دارند. 

بمنظور ایجاد تسهیل و تسریع در این امر، اداره کل ثبت مناطق بایستی ضمن هماهنگی و همکاری با اداره کل ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی و دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش در مرکز، نسبت به تهیه مجموعه دفاتر کامپیوتری حاوی آخرین فهرست مشخصات شرکتهای ثبت شده اقدام و در مرکز منطقه نگهداری و هر ششماه یکبار که مجموعه دفاتر جدید کامپیوتری با درج آخرین تغییرات و تحولات، آماده تکثیر میشود، مجموعه های تکمیلی بعدی را نیز منطقاً تهیه و برای استفاده جایگزین مجموعه های قبلی نمایند. 

پس از تحقق این امر و امادگی ثبت مناطق، هر یک از واحدهای ثبتی شهرستانها برای ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری جدید، کافی است مراتب را از ثبت منطقه متبوعه خود استعلام، و مناطق نیز با مراجعه به مجموعه دفاتر کامپیوتری موجود بموضوع استعلام رسیدگی و در صورت نداشتن سابق ثبت، برای تطبیق نام مورد استعلام با آن دسته از شرکتهائی که در فاصله بین از تاریخ چاپ مجموعه کامپیوتری مورد عمل تا زما استعلام به ثبت رسیده اند. 

بنحو مقتضی، از اداره کل ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی کسب نظر نمایند. در اینصورت کافی است اداره کل مزبور فقط به فهرست شرکتها و مؤسسات ثبت شده از بعد از تاریخ چاپ مجموعه کامپیوتری در مورد عمل تا زمان استعلام مراجعه و به سهولت و سرعت پاسخگوئی ثبت مناطق باشد، در خاتمه یادآور میشود که ثبت شرکتهای تعاونی کشورزی نیاز باستعلام ندارد. 

بمنظور جلوگیری از بروز هرگونه اشتباه و بی ترتیبی، ثبت مناطق و همچنین اداره کل ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی بایستی هر ششماه یکبار پس از تحویل مجموعه های کامپیوتری جدید، بلافاصله آنها را جایگزین مجموعه های قبلی نموده و تمامی جلدهای مجموعه های قبلی و نیز دفاتر مخصوصی را که برای یادداشت و قید اسامی شرکتهای ثبت شده در فاصله بین تحویل مجموعه قبلی تا زمان استفاده و بکارگیری مجموعه کامپیوتری جدید مورد استفاده قرار می داده اند را بنحو مقتضی منسوخه و از رده خارج و در دسترس قرار ندهند. (اصلاحیه فراز 172 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 1349). 

قید مراتب وصول حقوق دولتی متعلقه در دفاتر تجارتی 

بند 139- شماره فیش وجوهی که بابت حقوق دولی متعلقه پلمب دفاتر تجارتی وصول میشود بایستی در اول جلد داخلی خود دفتر قید شود. و در مواردیکه متقاضی برای پلمپ دفاتر متعددی ارائه نماید باید شماره فیش حقوق دولتی علاوه در اظهارنامه در اول جلد داخلی هر دفتر نیز قید گردد. 

جانشین بخشنامه پیوست شود. 

(مستند فراز 1368 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 

نحوه ثبت و تغییرات شرکتها و مؤسسات غیرتجاری 

بند 140- طبق ماده 5 آئینامه سازمان اداری و وظائف ثبت شرکتها و مالکیت صنعت مصوب سال 1340 اداره ثبت شرکتها در تهران و دوایر ثبت شرکتها در شهرستانها در ثبت شرکتنامه قائم مقام دفترخانه های رسمی میباشد و لذا بمنظور اتخاذ رویه واحد مقتضی است مسئولان و متصدیان ثبت شرکتها: 

1- در مورد ثبت شرکتهای دارای شرکتنامه و شرکتهای با مسئولیت محدود- نسبی- تضامنی- تعاونی متن شرکتنامه را عیناً در دفتر ثبت شرکتنامه ثبت نموده و وصول سرمایه توسط مدیران را نیز در دفتر ذکر کرده و این عبارت را در ذیل ثبت مربوط قید نمایند: (در تاریخ ........................ روز ....................... ماه .................... سال ............................) در دفتر ثبت شرکتنامه ثبت شرکتهای داخلی تحت شماره....................... ثبت و هویت شرکاء بر اینجانب محرز گردید، سپس هر یک از شرکاء و مدیران امضا کننده، شرکتنامه مدارک لازم را جهت احراز هویت خود بمتصدی مربوط ارائه داده و بعد از نوشتن (ثبت با شرکتنامه برابر است) دفتر را امضا را نمایند و متصدی ثبت نیز دفتر را امضاء مینماید و در مورد شرکتهای سهامی باید مفاد اظهارنامه را عیناً در دفتر ثبت شرکتنامه ثبت نموده و مؤسسین و مدیران امضاء کننده اظهارنامه و متصدی ثبت با ذکر عبارات فوق و قید جمله (ثبت با اظهارنامه برابر است) بجای جمله ثبت با شرکتنامه برابر است دفتر را امضاء نمایند و در مورد مؤسسات غیرتجاری متن تقاضانامه ثبت مؤسسه را عیناً در دفتر ثبت مؤسسات غیرتجاری ثبت نموده و مؤسسین و مدیران امضاء کننده تقاضانامه و متصدی با ذکر عبارات مندرج در بند یک و قید جمله (ثبت با تقاضانامه برابر است) بجای جمله ثبت با شرکتنامه برابر است دفتر را امضاء نمایند. 

2- در مورد ثبت تغییرات شرکتها و مؤسسات غیرتجاری برطبق ماده 200 اصلاحی قانون تجارت مصوبه 1347 مربوط به مقررات راجع به ثبت شرکتها و نشر شرکتنامه و همچنین ماده 106 قانون اصلاح قسمتی از قانون تجارت و مواد 9 و 10 و 11 آئیننامه اصلاحی ثبت تشکیلات و مؤسسات غیرتجاری بایستی تغییرات مندرج در صورتجلسه را دز ذیل ثبت قبلی در دفتر مربوطه ثبت، افراد امضاء کننده دفتر و همچنین ترتیب و نحوه امضاء دفتر همانست که برای ثبت اولیه حسب مورد در هر یک از بندهای فوق الذکر قید گردیده است که با ذکر جمله (ثبت با متن صورتجلسه ابزاری مربوط به تغییرات برابر است) دفتر را امضاء مینمایند. (بند 170 و 171 مجموعه بخشنامه های سال 1349 و بشخنامه شماره 12150/6-27/9/50). 

آمار و فهرست 

بند 141- الف: هر ماهه آمار شرکتهائی را که ثبت و یا منحل میشوند به اداره دارائی محل ارسال دارید. 

ب: در اجرای ماده 162 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب سال 45 اداره کل ثبت شرکتها و ادارات ثبت مکلفند در آخر هر ماه صورتی حاوی نام اشخاص حقیقی و حقوقی را که دفاتر قانونی خود را در ادارات مزبور ثبت و پلپ نموده اند را با ذکر تعداد دفاتر ثبت شده و شماره های آن به ادارات دارائی محل اقامت مؤسسه ارسال دارند. (مستند فراز 169 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 و 354/6-16/1/46). 

استعلام وضعیت دفاتر موقع انتقال سهم الشرکه 

بند 142- دفاتر اسناد رسمی مکلفند قبل از هر نوع انتقال و واگذاری نسبت به سهم الشرکه شرکتهای نسبی و تضامنی و با مسئولیت محدود و مختلط سهامی و غیرسهامی استعلام و سپس نسبت به تنظیم سند رسمی اقدام کند. 

(فراز 177 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 

امضاء شرکت نامه و ثبت شرکت 

بند 143- صاحبان سهم و شرکاء یا نمایندگان قانونی آنها باید ذیل شرکتنامه و ذیل ثبت مربوطه را امضاء کنند پس از اینکه شرکت در دفترش ثبت گردید مدیران هر شرکت و اشخاصی که از طرف شرکت حق امضاء دارند در ستون هشتم دفتر ذیل ثبت را نیز امضاء نمایند. 

(مستند فراز 170 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 1349). 

پلمپ دفاتر مؤسسات غیر بازرگانی 

بند 144- پلمپ دفاتر کل و روزنامه برای مؤسسات غیرتجاری که به ثبت رسیده باشد مانعی ندارد. 

(فراز 174 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 

فصل هشتم - دفاتر ازدواج و طلاق ( 145 تا 179 )

 انتخاب سردفتران ازدواج و طلاق از طریق مسابقه 

بند 145- سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به منظور سروسامان دادن به نحوه انتخاب سردفتران ازدواج و طلاق و جلوگیری از تبیعض و هرگونه بی تربیتی در این مورد و تسهیل و تسریع در انجام کار متقاضیان کار دفاتر مذکور جهت انتخاب شایسته ترین افراد از بین داوطلبان و برآوردن نیاز اهالی و ساکنین شهرها و بخشها و روستاهای کشور و سهولت دسترسی آنان به دفاتر ازدواج و طلاق در محل سکونتشان با استفاده از تجربه ای که در اجرای ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی و در مورد گزینش سردفتران بدست آمده است مقرر میدارد که از این پس انتخاب سران دفاتر ازدواج و طلاق نیز برای هر یک از مناق کشور در صورت نیاز سالی یکبار از طریق مسابقه به عمل آید لذا برای اجرای صحیح این منظور لازم است که: 

1- به کلیه واحدهای ثبتی تابعه آن منطقه دستور دهند احتیاجات حوزه ثبتی خود راجع دفاتر ازدواج و طلاق را دقیقاً بررسی و مراتب را به منطقه ثبتی متبوع اعلام یا منطقه احتیاجات گزارش شده را قبل از پایان فروردین ماه هر سال به سازمان اراسل دارند و با این کیفیت از پیشنهاد سردفتری ازدواج و طلاق که نام اشخاص جز در مورد اقلیت های مذهبی (مسیحی، زرتشتی، کلیمی) خودداری نمایند ضمناً در مورد پیشنهاد فاصله نزدیکترین دفترخانه و آمار کارکرد آخرین سال و جمعیت محل را مورد نظر قرار دهند. 

2- سازمان ثبت اسناد و املاک کشور پس از وصول گزارشهای مذکور از طریق انتشارات اگهی در روزنامه های کثیر الانتشار تهران و مرکز هر استان یا به هر طریق ممکن دیگر از متقاضیان برای ثبت نام و شرکت در آزمون سردفتری ازدواج و طلاق دعوت به عمل خواهد آمد. 

3- برای جلوگیری از بروز هرگونه اشکال در انجام امر لازم است به سران دفاتر ازدواج و طلاق آن منطقه اخطار نمایند تا از درخواست تغییر محل دفترخانه خود از حوزه مربوطه به حوزه دیگر خودداری و ادارات ومناطق ثبتی نیز در آینده از ارسال این قبلی درخواستها و پیشنهادات خودداری نمایند. 

بخشنامه شماره 3147/10-22/5/60 

مهر و تابلو دفاتر ازدواج و طلاق 

بند 146- مهرها و تابلوهای دفاتر ازدواج و طلاق باید طبق نمونه تصویبی سازمان ثبت باشد و سردفتران ازدواج و طلاق حق دخل و تصرف در آن را ندارند و باید در کلیه اوراق شماره و محل دفترخانه و نام و مشخصات کامل سردفتر چاپ شود. 

بند 211 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده. 

تهیه دفاتر ازدواج و طلاق از واحدهای ثبتی 

بند 147- سردفتران ازدواج و طلاق، هر حوزه ثبتی در موقع خرید دفتر جدید باید دفتر تمام شده را به مسئول فروش دفتر ارائه نمایند دفتر جدید پس از ملاحظه دفتر تمام شده تحویل خواهد شد. 

بند 219 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 

نحوه ثبت شماره مسلسل قباله ازدواج و طلاق در دفتر 

بند 148- سردفتران ازدواج و طلاق مکلفند شماره مسلسل چاپی قباله های ازدواج و طلاق را که طبق ماده چهارده نظامنامه دفتر ثبت ازدواج باید به ذینفع بدهند با قید تاریخ در ستون ملاحظات ثبت مربوطه قید و امضاء نمایند. 

بند 214 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 اصلاح شده 

قید مراتب عدم ثبت در دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق 

بند 149- سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق هر روزی که سندی ثبت نکرده اند آخر وقت همان روز باید مراتب را در دفتر قید و امضاء کنند. 

بند 212 مجموعه بخشناه های تاآخر سال 49 اصلاح شده 

فهرست وقایع 

بند 150- سردفتران ازدواج و طلاق مکلفند پرسشنامه های تسلیمی اداره ثبت احوال را با کسب اطلاع و پرسش از زوجین تکمیل همزمان با تسلیم اعلامیه به اداره مزبور تسلیم نمایند. 

بند 215 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 

عدم تعلق حق الثبت به سند نکاحیه 

بند 151- الف: چون بموجب ماده 2 قانون ازدواج نسبت به مهریه در تنظیم سند نکاحیه حق الثبت تعلق نمیگیرد لذا نسبت به اقرارنامه های وصول آنهم اخذ حق الثبت به مأخذ مقرر در سند مورد ندارد. 

ب: چنانچه بعلل مختلف زوج در مقام ازدیاد مهریه زوجه برآید این عمل باید بموجب اقرارنامه رسمی صورت گیرد که در دفترخانه اسناد رسمی به ثبت میرسد، چون با توجه به تصریح ماده 113 قانون مالیات بر درآمد و اینکه اساساً مهریه در اصل و هنگام ثبت در دفتر ازدواج نیز از تعلق حق الثبت معاف است. 

اقرار به وصول یا انتقال صداق 

بند 152- در کلیه موارد انتقال صداق و نیز در مورد اقرار به وصول صداق که در غیر دفتر ازدواج مربوطه صورت میگیرد باید بدواً بقای حق زوجه از دفتر ازدواج مربوطه استعلام شود. همچنین است در مورد ثب طلاق خلع و مبارات که پس از ثبت انتقال بشرح بالا مراتب بایستی ظرف 24 ساعت بدفتر ازدواج مربوطه اعلام و رسید اخذ شود. 

بند 221 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 

صداق غیرمنقول 

بند 153- در مورد صداق غیرمنقول باید قبلاً وضعیت ملک از ثبت محل استعلام شود با وصول پاسخ و نودن اشکال اقدام به ثبت واقعه گردد. 

اگر سردفتر دارای دفتر اسناد رسمی باشد بایستی عین قباله را مانند سند رسمی در دفتر اسناد رسمی ثبت و امضاء کند وگرنه قباله را به نزدیکترین دفتر اسناد رسمی بفرستد تا سردفتر آنرا عیناً در دفتر اسناد رسمی ثبت و امضاء کرده و در ظهر قباله شماره و تاریخ ثبت دفتر را ذکر و امضاء نماید سپس خلاصه مربوطه را برابر مقررات به ثبت محل بفرستد. 

برای ثبت واقعه ازدواج و طلاق در دفتر اسناد رسمی بشرح بالا باید هزینه قانونی ثبت هم ارسال شود بهرحال تسلیم قباله بمتعاقدین قبل از ثبت آن در دفتر اساد رسمی بشرح فوق ممنوع میباشد. 

بند 205 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49 

بردن دفتر به جلسه عقد 

بند 154- صاحبان دفاتر ازدواج و طلاق در صورتیکه در مجالس عقد حاضر میشوند باید دفتر ازدواج را با خود همراه ببرند که زوجین و معرفین و شهود در همان جلسه دفتر راامضاء نمایند. 

بند 188 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 

دادن رونوشت توسط دفاتر ازدواج و طلاق 

بند 155- رونوشتهائی که به تقاضای ذینفع وسیله صاحبان دفاتر ازدواج و طلاق تهیه میشود باید هزینه قانونی آن به صندوق ثبت محل پرداخت شود. 

بند 193 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده. 

ثب سند- صدور اجرائیه 

بند 156- دفاتر ازدواج و طلاق مکلفد در موقع ثبت سند مشخصات و نشانی کامل زوجین و شهود و معرفین را بور صریح و خوانا قید نمایند و همچنین در هنگام صدور اجرائیه و اخطاریه نیز بایستی مشخصات کامل و نشانی صریح طرفین را قید نمایند. 

بند 209 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 

امضاء ثبت و قباله در مورد نکاح با اجازه ولی 

بند 157- در مواردیکه اجازه ولی زوجه ضرورت دارد، بایستی ولی زوجه ثبت دفتر و قباله ازدواج راامضء نماید. 

بند 198 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49 

حق التحریر 

بند 158- سردفتران ازد.ا و طلاق مکلفند علاوه بر صدور و تسلیم قبض حق التحریر مبلغ دریافتی را در ظهر قباله نیز قید و امضاء نمایند. 

بند 201 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 

ثبت بذل و رجوع 

بند 159- در مورد بذل و رجوع بما بذل باید مراتب در ستون شرح طلاق ثبت مربوطه و طلاقنامه قید و جریان امر را به دفتر ازدواج و دفتر رسمی مربوطه و زوج اعلام نمایند. 

اقرار به رجوع بمابذل 

بند 160- در مورد رجوع زوجه به آنچه بذل کرده میتواند مراتب را بموجب سندرسمی اعتراف نماید در اینصورت سردفتر تنظیم کننده سند مکلف است ظرف مدت 24 ساعت رونوشت اداری سند را به دفتر طلاق مربوطخ ارسال دارد، همچنین است در مورد هر اعتراف و یا توافق رسمی طرفین نسبت به واقعه ازدواج ثبت شده در دفتر اسناد رسمی و دفتر ازدواج. 

منع ثبت وقایع جدید در دفاتر 

بند 161- سردفتران ازدواج و طلاق که کفالت دفاتر دیگر به آنها واگذار و سوابق تحویل میشود نباید واقعه جدیدی را در دفاتر مزبور ثبت نمایند. 

بند 186 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده 

خط و نگارش 

بند 162- صاحبان دفاتر ازداوج و طلاق نیز باید در تحریر دفاتر و اوراق از جوهرهای ثابت استفاده کنند که قابل تغییر و زوال نباشد. 

بند 187 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 

استفاده از قبوض اقساطی 

بند 163- در مواردیکه ضمن عقد ازدواج و اجرای طلاق بین زوج و زوجه قراردادی بسته میشود که و.جهی بطور اقساطی تادیه شود سردفتران مکلفند برای پرداخت اقساط از قبوض اقساطی رسمی مانند سایر اسناد رسمی استفده نمایند. 

بند 190 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 

حکم دادگاه درباره سن 

بند 164- در مواردیکه سن شخصی طبق حکم قطعی داده اصلاح شود ملاک حکم دادگاه میباشد و باید سن مندرج در شناسنامه در متن سند قید و موضوع حکم توضیح داده شود. 

بند 191 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 

خروج از حوزه مأموریت 

بند 165- صاحبان دفاتر ازدواج و طلاق حق ندارند بدون کسب اجازه قبلی از ثبت محل از حوزه مأموریت خود خارج شوند. 

بند 192 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49 

شمول مواد 53 و 54 قانون ثبت نسبت به سران دفاتر ازدواج و طلاق 

بند 166- ماده 53 و 54 قانون ثبت شامل سردفتران ازدواج و طلاق نیز میباشد. 

بند 194 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 

مشخص نبودن تاریخ تولد در ورقه هویت 

بند 167- در موردیکه روز و ماه تولد در ورقه هویت قید نشده تاریخ تولد اول مهرماه همان سال محسوب خواهد شد. 

بد 196 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 

دعوی فوت شوهر 

بند 168- ادعای فوت شوهر بدون قید در شناسنامه مسموع نیست باید مدعی به اداره ثبت احوال راهنمائی شود مگر آنکه فوت شوهر طبق مدارک قانونی از قبیل گواهی حصر وراثت و غیره محرز باشد. 

بند 203 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 

بذل غیرمنقول 

بند 169- الف: در مورد بذل صداق غیرمنقول باید وضعیت ملک از ثبت محل استعلام و پس از رسیدن پاسخ و نبودن اشکال اقدام به ثبت کنند. 

ب: در مورد بذل صداق غیرمنقول سردفتر طلاق باید مواد ثبت دفتر را به دفتر اسناد رسمی که قباله ازدواج را ثبت کرده بفرستد تا مراتب را برابر مقررات ثبت و خلاصه آنرا به ثبت محل ارسال دارند. 

ج: اگر مال غیرمنقول دیگری مورد بذل باشد باید مانند قباله ازدواج عیناً طبق مقررات در دفتر رسمی ثبت و خلاصه آنرا به ثبت محل بفرستد. 

د: در مواردیکه ملک بذل میشود سردفتر نمیتواند قبل از انقضاء عده سند انتقالی را ثبت نماید. 

بند 206 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 

عدم رسمیت قباله های عادی ازدواج و طلاق و نحوه رسمیت دادن به آنها 

بند 170- قباله های عادی ازدواج و طلاق قابل ثبت در دفتر ثبت ازدواج و طلاق نمیباشد ولی زوجین میتوانند برای رسمیت دادن به آنها مواد 66 و 68 اصلاحی آئیننامه قانون ثبت احوال بیکی از دفاتر اسناد رسمی مراجعه و طبق ضوابط اقرارنامه لازم در خصوص مورد تنظیم نمایند. 

بند 204 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده 

شرایط تنظین اقرارنامه زوجیت 

بند 171- با توجه به مقررات قانونی هرگاه شناسنامه زوج ومدارک تسلیمی دیگر دلالت کند که زوج همسر دیگری ندارد و این معنی مورد تأیید زوجه هم قرر گیرد ثبت اقرارنامه رسمی طبق ماده 68 اصلاحی مصوب سال 23/12/1350 آئیننامه قانون ثبت احوال بلاشکال است و باید در متن سند اعتراف طرفین به اینکه زوج همسر دیگر ندارد نیز تصریح و قید گردد. 

بند 255 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 اصلاح شده 

ثبت نکاح منقطع و بذل مدت 

بند 172- در مورد نکاح منقطع و بذل مدت چون طلاق مطابق قانون مدنی مخصوص نکاح دائم است، بنابراین بذل مدت که مخصوص نکاح منقطع است محتاج به گواهی عدم امکان سازش از دادشگاه نمیباشد. 

ارسال پاسخ مقامات رسمی 

بند 173- سردفتران ازدواج و طلاق مکلفند پاسخ نامه ها و مکاتبات مقامات رسمی را فوراً بدهند. 

بند 213 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 

قباله ازدواج و طلاق 

بند 174- واحد فروش اوراق مالی سازمان ثبت و همچنین ادارات ثبت شهرستانها مکلفند عقدنامه و طلاقنامه را با تعیین شماره مسلسل چاپی و پس از ثبت آن در دفتر مخصوص بخود سردفتران ازدواج، و طلاق از طرف آنها بفروشند. 

چنانچه در موقع تحریر این برگها در دفاتر مزبور دفترچه باطل گردد باید لاشه آنرا عیناً به واحد فروش مربوطه در مرکز و به حسابداری ثبت مربوطه در شهرستانها تحویل نمایند. 

بند 217 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 اصلاح شده 

وظیفه سردفتران ازدواج و طلاق در مورد فهرست و آمار شناسنامه های مخدوش 

بند 175- صاحبان دفتر ازدواج و طلاق باید رعایت مقررات را کرده و در تنظیم فهرست و آمار دقت نمایند که تمام ستون های آن پرشده و نقصی نداشته باشد و اگر شناسنامه مخدوش یا ناخوانا برخورد نمودند از ثبت واقعه خودداری و صاحب شناسنامه را برای تعویض آن به ادازه ثبت احوال راهنمائی نمایند. 

بند 195 مجموعه بخشنامه های ثبتی اصلاح شده تا آخر سال 49 

اعلامیه 

بند 176- دفاتر ازدواج و طلاق مکلفند با رعایت ماده 31 قانون ثبت احوال هر 15 روز یکمرتبه وقایع ازدواج و طلاق و رجوع را که در دفاتر به ثبت میرسد طبق نمونه به نزدیکترین بخش ثبت احول تحویل و رسید اخذ نمایند. 

بند 216 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده 

وضع دفاتر ازدواج و طلاق بعد از تعلیق یا انفصال صاحب دفتر 

بند 177- هر یک از صاحبان دفاتر که معلق و منفصل یا برکنار میشوند شخصاً و در صورت فوت سردفتر وارث آنها مکلف هستند که پس از وصول ابلاغ تعلیق یا انفصال و همچنین فوت سردفتر بهیچ وجه مداخله و تصرفی در دفاتر و اوراق مربوطه به آن ننمایند و کلیه سوابق را طبق صورت مجلس به کفیل یا کسی که از طرف ثبت متبوعه تعیین میشود تحویل نمایند. 

بند 185 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 

تفهیم شروط مندرج در نکاحیه به زوجین 

بند 178- در رابطه با نکاحیه های جدید که متن آن به تصویب شورایعالی قضائی رسیده است لازم است به کلیه دفاتر ازدواج و طلاق سراسر کشر ابلاغ نمائید که تکلیف شرعی و قانونی دارند قبل از انشاء عقد ازدواج یک شروط مندرج در نکاحیه را برای زوجین قرائت و تفهیم و هر شرطی که مورد توافق زوجین قرار گرفت ذیل آنرا امضاء نمایند و سردفتران ازدواج مکلفند شروط مورد توافق را ضمن عقد نکاح ایجاب نمایند و لازم است قبل از اجرای صیغه عقد بزوجین تذکر دهند که قبول شروط مندرج در نکاحیه الزامی نیست و منوط به توافق قبلی طرفین است. 

ضمناً متذکر میگردد تخلف از این دستور موجب تعقیب انتظامی خواهد شد. 

بخشنامه شماره 10220/10-30/11/62 براساس نامه شماره 53541/1-17/11/52 شورایعالی قضائی. 

ابلاغ واقعی اخطار به زوجه 

بند 179- با توجه به شکوائیه هائی که به اینجانب واصل شده و تذکر دادستان محترم کل کشور و با در نظر گرفتن جهات شرعی و احتیاط مقتضی است به دفاتر ازدواج و طلاق بخشنامه شود که لزوماً ابلاغ اخطاریه ها واقعی باشد نه قانونی و از حالت زن مطلقه اخبار شود تا خدای نکرده خلاف شرعی انجام نگیرد. بخشنامه شماره 2823/10-3/4/63

فصل نهم - ازدواج با اتباع خارجی ( 180 تا 188 )

عدم اخذ و ارسال شناسنامه و گذرنامه بانوان ایرانی و مردان خارجی موقع ثبت واقعه ازدواج آنها 

بند 183- هرگاه یکی از زوجین بیگانه باشد پیش از دیدن جواز اقامت نباید عقد واقع شود. کسیکه جواز اقامت ندارد به اداره ثبت اطلاع دهید تا وسیله شهربانی برای رسیدگی بعلت نداشتن جواز اقدام شود. 

مهر اقامت سه ماهه یا بیشتر که در گذرنامه زده میشود نمیتواند پروانه اقامت برای ازدواج محسوب گردد. (بند 406 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 

تشریفات ثبت ازدواج مرد غیرایرانی با زن ایرانی 

بند 184- با توجه به ماده 1060 قانون مدنی و آئینامه زناشوئی بانوان ایرانی با اتاع بیگانه و مقررات ماده 17 قانون ازدواج یا بانوان ایرانی بدون کسب اجازه از وزارت کشور مبادرت به ثبت ازدواج ننمائید. و شماره و تاریخ اجازه نامه را در ستون ملاحظات دفتر ازدواج قید کرده و از درج موضوع عقد در گذرنامه خودداری نمائید. (بند 411 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 

تشریفات بعد از ثبت ازدواج زنان ایرانی با اتباع خارجه 

بند 185- در مورد ازدواج زنان ایرانی با بیگانگان پس از رعایت مقررات ماده 17 قانون ازدواج و وقوع عقد و ثبت در دفتر ازدواج باید اعلامیه حاکی از مراتب ذیل: 

1- اسم و نام خانوادگی 

2- تابعیت زوج. 

3- نمره گذرنامه زوج و محل صدور آن. 

4- نمره جواز اقامت و اظهارنامه زوج و محل صدور آن (اظهارنامه اتباع خارجه در صفحه اول جواز اقامت آنها مندرج است). 

5- نمره و محل صدور اجازه نامه ازدواج که طبق ماده 17 قانون بعمل آمده. 

6- جایگاه زوج و زوجه. 

7- نمره ورقه هویت زوج و محل صدور آن. 

بوسیله ثبت محل به شهربانی محل ارسال دارند تا شهربانی مطابق مقررات اقدام و مراتب را به دفتر ثبت احوال اطلاع دهد. (بند 415 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 

مقررات ثبت ازدواج کارکنان وزارت امور خارجه و نیروهای مسلح با بانوان خارجی 

بند 186- سردفتران ازدواج بایستی از ثبت واقعه ازدواج کارمندان وزارت امور خارجه با زنان بیگانه خودداری و نسبت به ثبت واقعه ازدواج افسران و کارمندان نیروهای مسلح کسب مجموز نمایند. (بند 412 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 

ثبت ازدواج اتباع ایتالیا 

بند 187- در صورت ثبت ازدواج اتباع ایتالیا با اتباع دولت ایران یک برگ رونوشت از سند ازدواج با سایر مدارک به اداره اقامت بیگانگان در شهربانی کل کشور ارسال دارند. (بند 416 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 

احراز مجرد بودن زن خارجی 

بند 188- در مورد ازدواج زنان غیر ایرانی با ایرانی باید مجرد بودن زن احراز شود. (بند 407 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49).

فصل دهم - طلاق و رجوع ( 189 تا 195 ) 

ثبت طلاق و اعلام بدفتر ازدواج 

بند 189- سردفتران طلاق مکلفند بمحض ثبت واقعه و تکمیل دفتر و طلاقنامه رونوشت اداری ثبت دفتر را به دفترخانه ای که واقعه ازدواج را ثبت کرده بفرستد که سردفتر ازدواج موضوع را در ستون ملاحظات ثبت مربوطه قید نماید. 

بند 208 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49. 

عدم تأخیر اجرای حکم دادگاه در مورد ثبت واقعه طلاق 

بند 190- بطوریکه مشاهده میشود بعضی از سردفتران طلاق ثبت واقعه طلاق را موکول به پرداخت نیم عشر اجرائی مربوط به مهریه که برای وصول آن اجرائیه صادر شده است مینمایند و حال آنکه هیچگونه ارتباطی بین ثبت واقعه طلاق و وصول نیم عشر نمیباشد (زیرا اجراء خود مکلف به وصول حقوق دیوانی است) بنابراین، پرسش از اجرای ثبت اسناد راجع به ختم پرونده اجرائی و بالنتیجه تأخیر در اجرای دستور دادگاه صلحه مجوزی ندارد، تخلف از این دستور موجب تعقیب انتظامی سردفتر متخلف خواهد شد. 

ازدواج مطلقه رجعیه 

بند 191- در مورد ازدواج زنیکه بطلاق رجعی مطلقه شده باشد صاحب دفتر ازدواج باید قبلاً از دفتر طلاق استعلام و در صورت عدم رجوع زوج و نبودن مانع دیگر مبادرت به ثبت ازد.اج نماید. 

بند 197- مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49. 

رجوع بمابذل 

بند 192- در مورد رجوع زوجه بمورد بذل مراتب را در طلاقنامه و ستون ملاحظات ثبت دفتر قید و امضاء نموده مراتب را فوراً ضمن اخطار بزوج اطلاع دهند. 

بند 202 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49. 

اجرای صیغه طلاق 

بند 193- سردفتران طلاق باید برای اجرای صیغه طلاق وقت تعیین نمایند که اجرای صیغه و امضاء شهود و عدلین و سایر تشریفات لازم در یک جلسه انجام میشود. 

احراز وجود شرایط صحت طلاق 

بند 194- برای احراز وجود شرایط صحت طلاق در صورت امکان حضور زوجه بایستی به آدرس مندرج در سند نامبرده اخطار شود که ظرف پنج روز پس از رویت اخطاریه حضور بهمرسانند مگر اینکه دلائلی برعدم امکان حضور زوجه از طرف زوج ارائه شود اقامت زوجه در خارج از حوزه محل دفترخانه مانع صدور اخطار نسیت، زوجه میتواند نماینده معرفی یا مطالب خود را کتباً اعلام دارند. 

بند 200 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49. 

نحوه ثبت طلاق با توافق زوجین 

بند 195 

1- بمنظور جلوگیری از اقدامات و تخلفات بعضی سردفتران طلاق که عمل آنها در عدم رعایت مقررات قانونی موجب شکایت میشود مراتب ذیل را متذکر میگردد . رعایت آن مورد تاکید است. در مورد تخلف و عدم توجه سردفتر بلافاصله طبق ضوابط قاونی تحت تعقیب واقع خواهد شد. 

2- طبق تبصره 2 از ماده 3 لایحه قانونی دادگاه مدنی خاص مصوب 8/7/58 شورای انقلاب جمهوری اسلامی ایران که مقرر داشته: «... موارد طلاق همان است که در قانون مدنی و احکام شرع مقرر گردیده ولی در مواردیکه شوهر باستناد ماده 1133 قانون مدنی تقاضای طلاق میکند دادگاه بدواً حسب آیه کریمه: فان خفتم شقاق بینهما فابعثوا حکماً من اهله و حکماً من اهلها فان یریدا اصلاحاً یوفق الله بینهما ان الله کان علیماً خیراً» اجراء طلاق و ثبت در دفتر رسمی طلاق موکول بصدور اجازه از دادگاه خاص مدنی است و بدون صدور اجازه مزبور هیچ سردفتر طلاق حق ثبت طلاق را ندارد. 

3- در موردیکه زوجین در دفتر طلاق حضور بهمرسانند و درخواست طلاق مبنی بر توافق آنها باشد تسلیم توافق نامه رسمی تنظیمی در دفتر اسناد رسمی ضروری نیست ولی باید توافق از زمان مراجعه تا لحظه اجراء طلاق بدون تردید و تزلزل یکی از طرفین ثابت و محققف باشد و تا تامام تشریفات طلاق در توافق آنان تزلزل حادث نشده باشد چون در غیر اینصورت با زوال توافق قبلی مراجعه به دادگاه مدنی خاص برمبنای قانون مصوب شورای انقلاب ضروری و بدون اجازه دادگاه اجراء طلاق تخلف از قانون است و در هر حال توافق کامل و قطعی زوجین در لحظه اجراء طلاق باید برای سردفتر محرز و مسلم و ثابت باشد و این موضوع لازم است در دفتر منعکس گردد و به امضاء زوجین و معرفین برسد. 

4- در مواردی که برای اعلام توافق حضور زوجه متعسر و یا غیرممکن باشد علاوه بر دریافت اقرارنامه رسمی سردفتر بدون دلائل و مدارک کافی که عدم امکان حضور زوجه را اثبات نماید حق ثبت طلاق را ندارد و غیرممکن بودن حضور زوجه باید مورد تصدیق و گواهی شهود هم باشد و این امر باید در طلاقنامه درج و به امضاء شهود برسد. (رعایت مراتب مرقوم در بند 2 و 3 این بخشنامه و لزوم حضور زوجه بمنظور احراز قطعی و بی تردید حصول توافق و عدم انصراف زوجین و در نتیجه وسیله احراز عدم لزوم مراجعه به دادگاه مدنی خاص است). 

5- اجراء صیغه طلاق و ثبت آن بمحض مراجعه و خودداری سردفتر از اصلاح ذات البین و تعجیل و شتابزدگی وی در اجراء صیغه طلاق و ثبت آن در واقع نشانه سودجوئی سردفتر و بی اعتنائی او بسرنوشت خانواده ها و دلیل معتبر بر زوال صلاحیت اخلاقی و موجب تعقیب فوری او خواهد بود و چون باید بین اولین مراجعه و تاریخ اجراء و ثبت طلاق فاصله متعارف وجود داشته بشد هرگاه اختلاف زوجین مرتفع نشود و مطلقه شدن زوجه از طریق رأی دادگاه مدنی خاص و یا حصول توافق اجتناب ناپذیر باشد باید تاریخ اولین مراجعه و تاریخ اجراء طلاق در دفر و طلاقنامه درج شود و رعایت این فاصله به امضاء شهود و معرفین برسد و محرز نماید که در اولین مراجعه طلاق واقع نشده باشد و در هر حال این دو تاریخ نباید همزمان باشد بلکه باید با فاصله معقول و متعارفی باشد که رفع شقاق و اختلاف و حصول وفاق بین زوجین را ممکن سازد. 

6- اجراء طلاق و ثبت آن در حالت هیجان و اختلافات سطحی و زودگذر زوجین که بعداً موجب پشیمانی آنها و پریشانی خانوادهها و تغییر مقدرات و سرنوشت زندگی فرزندان آنها میشود اکیداً ممنوع است و باید طلاق در حالت عادی و آرامش و مرتفع شدن اختلافات سطحی و جزئی صورت گیرد. 

7- در مواردیکه جمیع شرائط طلاق موجود و اجراء آن اجتناب ناپذیر باشد با منظور داشتن و اعمال دستورهای فوق سردفتر باید ترتیب حضانت و نگهداری و سرپرستی و تعلیم و ترتیب معیشت فرزند یا فرزندان را برمبنای مقررات مدنی بطرفین تفهیم نماید و هر ترتیب دیگری را که برحسب توافق و رضایت بین خود مقرر داشته اند باید بنحو صریح و واضح مشخص و در طلاقنامه ثبت و درج شود و به امضاء برسد. 

اصلاحی بخشنامه های شماره 11383/10-58- و 10540/10-14/11/58

فصل یازدهم - گواهی پزشکی( 196 تا 197 )

لزوم ارائه گواهی پزشک

بند 196- الف: نقاطی که آگهی وزارت دادگستری بر لزوم ارائه گواهی پزشک مربوطه به امراض ساریه مهم قبل از ازدواج منتشر گردیده سردفتران متخلف از ماده 2 قانون مذکور را به دادسرای محل معرفی کنید تا طبق ماده چخار همان قانون با ایشان رفتار نمایند، سازمان ثبت را هم از نتیجه اقدام مستحضر کنید.

ب: اسامی پزشکان صالح برای صدور گواهی تندرستی نامزدان ازدواج در هر حوزه همان است که در آگهی وزارت دادگستری قید شده است.

ج: امراض ساریه مهم (سوزاک- سفلیس- شانکرنرم- نیکلافادر) میباشند.

گواهی پزشک در مورد اتباع ایرانی مقیم خارج کشور

بند 197- چون برخی از افراد تبعه دولت که در خارج از کشور اقامت دارند به کسانیکه مقیم کشور هستند وکالت میدهند نسبت به انجام تشریفات قانونی ثبت ازدواج آنها در نقاطیکه قانون لزوم ارائه گواهینامه پزشک قبل از ازداج اجراء شده اقدام کنند از لحاظ اینکه ثبت ازدواج چنین اشخاصی از جهت ارائه گواهی نامه قانونی مواجه با اشکال نگردد طبق نامه شماره 790/8-24/3/44 اداره کل مبارزه با بیماریهای واگیر وزارت بهداری موافقت نموده که ذینفع از مراجع صلاحیت دار نداشتن امراض مسریه لازم که در مورد تأیید کنسولگری ایران قرار گرفته باشد تحصیل و به پزشکان مجاز محل ثبت ازدواج تسلیم نمایند که بر طبق آن گواهی نامه صادر گردد. بند 228 مجموعه بخشنامه های تا اخر سال 49 اصلاح شده

فصل دوازدهم - بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق ( 198 تا 200 )

حوزه بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق 

بند 198- رؤسای هر حوز ثبتی مکلفند دفاتر ازدواج و طلاق مقر اداره را اعم از اسناد رسمی و ازدواج و طلاق اقلاً ماهی یکبار و دفاتر خارج از مقر اداره را حداقل هر شش ماه یکمرتبه شخصاً یا بوسیله بازرس یا کارمند مطلع و مورد اعتماد طبق فرمهای پیوست ارسالی بازرسی نمایند و لازم است در تنظیم صورتمجلس بازرسی به نکات زیر توجه فرمایند: 

1- بازرسان موظفند کلیه نکات مندرج در فرم صورتمجلس بازرسی را با دقت کامل و رعایت ترتیب مقرر در فرم یک به یک دقیقاً بررسی و در هر مورد صریحاً اظهار نظر و در صورت مجلس بازرسی خود قید فرمایند. 

2- در امور مالی مراقبت و دقت بیشتری معمول و صریحاً معلوم نمایند سردفتر در رسیدگی های قبلی هم بدهی داشته یا خیر؟ و در صورت داشتن بدهی قبلی تاریخ پرداخت آن صریحاً در صورتمجلس قید و مدارک مربوطه را نیز ملاحظه و گواهی نمایند. 

3- چنانچه سردفتر و دفتریار بدهکار باشند تذکر دهند فوراً در پرداخت بدهی خود اقدام و قبض رسید حاکی از پرداخت را به بازرس مربوطه ارائه و شماره قبض رل در صورتمجلس منعکس فرمایند. 

4- در مواردی که امور سردفتری و یا دفتریاری دفترخانه به کفالت اداره میشود نام و نام خانوادگی کفیل را در صورتمجلس ذکر نمایند. 

5- هرگاه در عمل با مسائل دیگری مواجه شدند که در فرم به آن اشاره نشده و انعکاس آن در صورتمجلس ضروری باشد آخر فرم در قسمت توضیحات مطلب را قید فرمایند. 

6- در کلیه مواردیکه تهیه و تنظیم فهرستهای اشاره شده در فرم صورتمجلس ضرورت دارد مراقبت نمایند در هر مورد به تعداد فسخ صورتمجلس فهرست تنظیم و ضمیمه هر نسخه فرمایند. 

7- صورتمجلس بازرسی بایستی در سه نسخه با خط خوش و خوانا و واضح و ذیل هر یک از نسخ و ضمائم آن را سردفتر و دفتریار و بازرس اعزامی با ذکر نام و نام خانوادگی و تاریخ امضاء و دو نسخه از صورتمجلس تنظیمی را به اداره کل ثبت مناطق ارسال فرمایند. 

8- مسئولیت اجرای دستورات بالا و نظارت در تنظیم صحیح صورتمجلس بازرسی بر اسامی فرمهای پیوست ب مدیران کل هر منطقه ثبتی بوده که بایستی مراقبت کامل نمایند در گزارش و تنظیم صورتمجلس بتمام موارد مذکور در فرم جواب داده شده و به تمام ردیفهای مندرج در آن بترتیب به نحویکه محتاج به هیچ نوع مکاتبه و استیضاح مجدد نباشد رسیدگی قطعی و منجز بعمل آمده باشد. 

9- مقتضی است مدیران کل ثبت مناطق یک نسخه از صورتمجلس بازرسی و ضمائم آنرا برای رسیدگی و اقدامات لازم را به اداره کل امور اسناد و سردفتران ارسال فرمایند. 

بخشنامه شماره 8779/10-7/11/64 

فرم صورتجلسه بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق منضم به بخشنامه شماره 8779/10-7/11/64 سازمان ثبت 

1- شماره دفتر ازدواج 

2- شماره دفتر طلاق 

3- محل دفترخانه و حوزه ثبتی 

4- نام و نام خانوادگی سردفتر 

5- نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان 

6- شماره/ تاریخ حکم یا دستور بازرسی 

7- مرجع صدور حکم بازرسی 

8- تاریخ شروع و خاتمه بازرسی بعدد/بحروف 

9- شماره و تاریخ اولین تا آخرین سند بازرسی شده از سند شماره/.......................... تاریخ............................... تا سند شماره/.......................... تاریخ .............................. 

10- در صورت بازرسی قبلی دفترخانه: الف: شماره/ تاریخ اولین سد تا آخرین سند بازرسی شده قلبی: از سند شماره/ تاریخ ........................ 

ب: نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسین قبلی 

11- اگر سردفتر کفالت دفترخانه های دیگری را نیز بعهده دارد مراتب با قید شماره دفترخانه و تاریخ کفالت ذکر شود. 

الف: دفتر ازدواج 

1- به رعایت ماده 1 نظامنامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق، کلیه دفاتر موجود در دفترخانه مجلد بوده وتمامی صفحات آن دارای مهر و امضای نماینده دادستان میباشد، در تمام ثبتها رعایت شماره مسلسل شده و در ظهر صفحه اول و آخر دفاتر نیز تعداد کلیه صفحات با تمام حروف قید و ممضی و ممهور میباشد و از این حیث اشکالی بنظر رسید/نرسید که مشخصات دفاتر ناقص و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 

2- با ملاحظه وقایع ثبت شده در دفاتر موجود دفترخانه: از حیث حفط فاصله سطور و تصحیح و اضافه آنها و باقی ماندن محل سفید و ابطال محلهای مذکور و حذف کلمات زیادی و تصحیح و اضافات دیگر رعایت مواد 3 و4 و5و 6 نظامنامه دفتر ازدواج و طلاق مصوب 17/7/1310، شده است/ نشده است که مشخصات دقیق اینگونه ثبتها و چگونگی نقائص و توضیحات سردفتر بشرح ذیل است: 

3- امضای ذیل ثبتهای واقعه ازدواج ملاحظه و کنترل گردید و از این حیث رعایت ماده 10 اصلاحی نظامنامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق مصوب 1313 شده است/ نشده است که مشخصات ثبتهای ناقص و چگونگی امر و توضیحات آقای سردفتر بشرح زیر است: 

4- در ثبت وقایعی که با وکالت از طرف زوج یا زوجه انجا پذیرفته، ضوابط مقرر در ماده 10- اصلاحی 1313 و ماده 11 نظامنامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق و سایر موازین قانونی رعایت شده است/ نشده است که مشخصات اینگونه ثبتها و موارد نقص آنها و توضیحات سردفتر به شرح ذیل اعلام میگردد: 

5- در مواردیکه زوج و زوجه یا یکی از آنها کر یا گنگ و یا کور بوده اند مراتب در متن و ستون ملاحظات ثبتهای مربوطه قید و به امضای آقای سردفتر رسیده است و از این جهت رعایت ماده 12 نظامنامه دفتر ازدواج و طلاق مصوب 17/7/1310 شده است/ نشده است که موارد نقص مشخصات این قبیل ثبتها و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 

6- کلیه قسمتهای خالی و سفید دفتر چاپی ثبت واقعه ازدواج دقیقاً و با خط خوانا توسط دفترخانه تکمیل و پر شده است و محل خالی سفید تکمیل نشده در ثبت ها ملاحظه نشد و کلیه موارد مقرر در ماده 13 نظامنامه دفتر ازدواج و طلاق رعایت شده است/ نشده است که فهرست مخشصات ثبتهای ناقص و توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد: 

7- شروط ضمن عقد نکاح و یا ضمن عقد لازم دیگر که بین زوجین مقرر شده و مشترکاً توافق و پذیرفته اند به امضای هر دو رسیده و از نظر امضای ذیل شروط در ثبتهای مورد بازرسی نواقصی مشاهده نشد/شد که چگونگی امر و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 

8- چون برای اینکه سند ازدواج، سند رسمی محسوب شود علاوه بر سایر شرایط مقرر در نظامنامه دفتر ازدواج و طلاق و قانون ازدواج لااقل باید دارای شش امضاء بقرار ذیل باشد: 

الف- زن و شوهر ب- مجری یا مجریان صیغه طلاق پ- دو نفر شاهد یا بیشتر- (و اگر مجری صیغه عقد ازدواج یکنفر باشد در اینصورت لااقل امضای سه نفر شاهده لازم است): 

توضیحاً: در مواردیکه اجازه ولی زوجه نیز طبق مقررات مربوطه ضروری باشد بایستی دقت شود امضای ولی نیز ذیل ثبت دفتر وجود داشته باشد. لذا ثبتهای مورد بازرسی از این حیث نیز کنترل و اشکالی وجود نداشت/ داشت که مشخصات ثبتهای ناقص و توضیحات سردفتر بشرح ذیل اعلام میگردد: 

9- شماره مسلسل دفترچه های نکاحیه در ستون ملاحظات دفتر ازدواج قید شده و ثبتهای تکراری و یا الحاقی ملاحظه نشد/ شد که موارد نقص و توضیحات آقای سردفتر ذیلاً اعلام میگردد: 

10- در مورد آن قسمت از ثبتهائی که مهریه مقرره مال غیرمنقول بوده است برابر مقررات مربوطه مهریه غیرمنقول با استعلام قبلی وضعیت ملک و تنظیم سند جداگانه در دفتر اسناد رسمی به ثبت رسیده و ثبت دفتر از این حیث تکمیل است و اشکالی بنظر نرسید/رسید که موارد نقص و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 

11- در مورد ثبت واقعه ازدواج اتباع بیگانه کلیه ضوابط و موازین مقرر در ماده 18 قانون ازدواج مصوب 1310 و آئینامه زناشوئی ایرانی با اتباع غیرایرانی و سایر موازین و مقررات رعایت شده است/ نشده است که موارد نقص و توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد: 

12- وجوهی که تأدیه آن بطور اقساط زوجین مقرر شده نظیر سایر اسناد رسمی از قبوض اقساط رسمی استفاده شده است/ نشده است که چگونگی امر و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 

13- اعلامیه های ازدواج و حقوق دولتی متعلقه به آن و نیز حقوق دیوانی وضوع تبصره 76 قانون بودجه سال 63 کل کشور بطور مرتب و منظم و صحیح تأدیه و ارسال و دفترخانه از بابت حقوق دولتی مقرره بدهی نداشت/ داشت که در مورد واریز مبلغ ............................. ریال بدهی و کسر پرداختی مراتب به سردفتر تذکر داده شد و مشارالیه بموجب فیش شماره ............................... تأدیه نمود. 

14- موضوع اخذ و نگاهداری پاسخ استعلامات مربوط به رجوع یا عدم رجوع زوجه مطلقه هنگام ثبت واقعه ازدواج و همچنین گواهی پزشکی و سایر مدارک مستنداتی که سردفتر ازدواج قانوناً مکلف به اخذ و نگهداری آنها میباشد و نیز تهیه و ارسال بموقع آمارهای ماهیانه و سایر اطلاعات خواسته شده توسط اداره ثبت متبوعه بطور دقیق و مرتب و منظم و کامل و صحیح توسط دفترخانه رعایت شده است/ نشده است که موارد اشکال و نقص و همچنین توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد: 

ب: دفتر طلاق 

1- با ملاحظه دفتر ثبت واقعه طلاق و مدارک و مستندات ثبتهای مورد بازرسی، دفتر طلاق موجود در دفترخانه از حیث شماره مسلسل ثبتها و قید شماره صفحات و نیز مجلد بودن دفتر، و ممضی و ممهور بودن تمام صفحات دفتر به امضای نماینده دادستان و نیز پلمپ آن و قید تعداد کلیه صفحات در ظهر برگ اول و آخر دفتر و حفظ فاصله سطور و نحوه حذف کلمات و جملات اضافی و زائد و تصحیح و اضافات و باقی نگذاردن محلهای سفید و خالی در دفاتر چاپی و تکمیل کلیه قسمتهای دفتر و همچنین اخذ رونوشت با فتوکپی مصدق شناسنامه و حکم قطعی صادره از دادگاه مدنی خاص برای ثبت طلاق و نیز اخطارهای قانونی صادره و رؤیت شده و مراعات فرجه و مهلتهای مقرر در بخشنامه ها و دستورالعمل های صادره و سایر مدارک و مستنداتی که سردفتر طلاق قانوناً موظف به اخذ و نگاهداری و مراعات آن است از جمیع جهات کامل و جامع است و در این موارد اشکالی بنظر نرسید/ رسید که موارد نقص و توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد: 

2- امضاهای ذیل ثبت واقعه طلاق کنترل گردید و با توجه به مقررات و ضوابط مربوطه از این حیث اشکال بنظر نرسید/ رسید که موارد نقص و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 

3- آمارهای ماهیانه و سایر اطلاعات خواسته شده توسط واحد ثبتی متبوعه و اعلامیه ها بطور مرتب ومنظم و صحیح و بموقع تهیه و ارسال و حقوق دولتی مقرره و نیز حقوق موضوع تبصره 76 قانون بودجه سال 63 کل کشور صحیحاً وصول و ایصال و دفترخانه از بابت حقوق دیوانی مقرره بدهی و یا کسر پرداختی نداشت/ داشت که در مورد مبلغ ............................... ریال بدهی و کسر پرداختی مراتب به سردفتر تذکر داده شد و مشارالیه بموجب فیش شماره ............................. تأدیه نمود. 

4- ثبتهائی که با وکالت از طرف زوج و یا زوجه انجام پذیرفته مدارک و مستندات لازم اخذ و ضوابط و موازین قانونی و بخشنامه ها و دستورالعملهای صادره دقیقاً رعایت شده است/ نشده است که موارد نقص و توضیحات سردفتر طلتق بشرح زیر است: 

5- آن قسمت از ضوابط و موارد مندرج در فرازهای 1 تا 14 بخش الف «دفتر ازدواج» که مربوط به دفاتر طلاق نیز میشود مورد بررسی و کنترل واقع و نقص و اشکالی بنظر نرسید/ رسید که چگونگی امر و موارد نقص و توضیحات سردفتر بشرح ذیل اعلام میگردد: 

در مجموع با کنترل و ررسی واقعه های ازدواج/ طلاق ثبت شده در دفتر مورد بازرسی بغیر از موارد مشروحه فوق سردفتر ازدواج/ طلاق کلیه تکالیف و وظائف و ملاحظات مقرر در مبحث نکاح و طلاق قانون مدنی، قانون ازدواج و آئیننامه ها و نظامنامه های مصوبه در خصوص ازدواج و طلاق و همچنین کلیه بخشنامه های صادره از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و سایر ارگانهای ذیربط را صحیحاً ایفا و مراعات نموده و مواردی که مغایر با قوانین ضوابط و مقررات باشد ملاحظه نشد/ شد که موارد مغایر و چگونگی امر و توضیحات سردفتر در این خصوص نیز بشرح زیر است: 

این صورتجلسه در..................... نسخ تنظیم و در تاریخ بحروف/ بعدد به امضای سردفتر و بازرسین رسید. 

محل امضاء سردفتر 

محل امضاء بازرس یا بازرسان 

نحوه بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق 

بند 199- روساء هر حوزه ثبتی مکلفند دفاتر ازدواج و طلاق مقر اداره را اقلاً ماهی یکبار و خارج از مقر اداره را هر شش ماه یکبار دقیقاً از نظر اجرای تکالیف قانونی و مواردی که در فصل مربوط به ازدواج و طلاق در این مجموعه چاپ شده دقیقاً بررسی نموده و چنانچه تخلفی مشاهده نمودند با تنظیم و ارسال صورت مجلس که با امضای سردفتر متخلف رسیده باشد در دو نسخه حتی الامکان ماشین شده والا با خط خوانا جریان را گزارش نمایند و سردفتران ازدواج و طلاق خارج از مقر اداره مکلفند هر سه ماه یکبار دفاتر خود را برای رسیدگی بمقر اداره بیاورند و متصدیان امر باید ظرف سه روز رسیدگی و اعلام نظر نمایند. 

بند 231 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 اصلاح شده 

دفتر بازرسی 

بند 200- دفاتر رسمی ازدواج و طلاق باید دفتری بنام بازرسی داشته باشند که همیشه در دسترس بازرسان اعزامی قرار داده شود تا نتیجه بازرسی را درآن قید و امضاء نمایند. 

بند 210 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49.

    
فصل سیزدهم - اسناد لازم الاجراء ( 201 تا 234 )

مرجع صدور اجرائیه

بند 201- صدور اجرائیه های قبوض اقساطی بدون قیذ و شرط با ثبت محل میباشد ولی در موردیکه طلبکار بخواهد از شرط سند (هر نوع که باشد) استفاده کند صدور اجرائیه با دفترخانه مربوطه است. 

(فراز 167 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 

اجراء قبوض اقساطی 

بند 202- هنگام صدور اجرائیه نسبت به قبوض اقساطی مسئول امضاء اجرائیه مکلف است ظهر قبض را با مهری که حاکی از صدور ارجائیه با ذکر تاریخ و کلاسه پرونده باشد ممهور نموده و رونوشت یا فتوکپی قبض را اخذ و مطابقت آنرا با اصل گواهی پیوست اجرائیه نماید. اجراء مکلف است موقع پرداخت وجه وصولی اصل قبض را دریافت و ابطال نموده و در پرونده مربوطه بایگانی نماید. (فراز 164 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49.) 

اجرائیه اسناد عندالمطالبه 

بند 203- صدور اجرائیه اسناد عندالمطالبه احتیاج به صدور اخطار و ابلاغی قبلی ندارد مگر اینکه در متن سند صدور اخطار مزبور یا اظهارنامه و ابلاغ آن شرط شده باشد. 

(فراز 160 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49. 

صدور اجرائیه قبوض اقساطی 

بند 204- در مورد قبوض اقساطی که برای صدور اجرائیه به اجرای ثبت ارائه میشود چون ممکن است بدهکار قبلاً تغییر محل اقامت خود را بدفترخانه مربوطه داده و یا اینکه بدهی خود را در صندوق ثبت تودیع کرده باشد بنابراین باید قبلاً جریان کار از دفترخانه تنظیم کننده سند استعلام شود. (فراز 157 مجموعه بخشنامه ها بند ب و د ماده اول آئیننامه اجراء) 

اجرای چکهای بانکی وعده دار 

بند 205- چکهای بانکی وعده دار قبل از رسیدن موعد پرداخت در اجرای ثبت قابل اقدام نمیباشد. 

(فراز 143 مجموعه و ماده 253 آئیننامه اجراء). 

تکالیف رؤسای ثبت در امور اجرائی قابل واگذاری بغیر نیست 

بند 206- مدیران ثبت در شهرستانها و رئیس اجراء در تهران نمیتوانند تکالیفی که بوجب آئیننامه اجرای مفاد اسناد رسمی بعهده آنها محول شده از جمله صدور دستور اجرای سند به شخص دیگری تفویض نمایند مگر اینکه رئیس ثبت در مرخصی استحقاقی یا استعلاجی باشد که در این صورت معاون او تکالیف رئیس ثبت در کلیه امور مربوط له اجرای مفاد اسناد رسمی اعم از صدور دستور اجراء و امور مربوط به سایر عملیات اجرائی را عهده دار خواهد بود و نیازی به صدور ابلاغ مرکزی ندارد ولی در واحدهای ثبتی که فاقد معاون است باید برای عضو ارشد ابلاغ مرکزی کفالت صادر شود. 

(فراز 153 مجموعه بخشنامه ها ماده 233 آئیننامه اجراء). 

دفتر عملیات مأمور اجراء 

بند 207- برای سهولت کنترل عملیات مأمورین اجراء ر یک از آنان موظفند عملیات روزانه خود را در دفتر مخصوص وارد نموده و مراقبت نمایند هر عملی را که از بابت بدهی اشخاص یا حقوق دیوانی مینمایند در ستون های مخصوص یادداشت نمایند. 

(بند 425 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) 

اجرای اسناد رسمی 

بند 208- مأمورین اجراء و ابلاغ باید اخطارها و اجرائیه ها را طبق مقررات قانونی و آئیننامه اجرای مفاد اسناد رسمی ابلاغ نموده و مراتب را با جوهر ثابت و عبارت خوانا با قید تاریخ و ساعت تمام حروف در برگ ابلاغ شده قید نمایند. 

(بند 81 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 اصلاحی. 

اخذ رسید پرونده 

بند 209- برای تسلیم پرونده ممیز، مأمور اقدام باید در دفتر مخصوص وارد و رسید اخذ کند ممیز نیز مکلف است فوراً تکلیف خود را انجام و پرونده را مسترد و رسید خود را باطل نماید. 

بری امضا روسای مربوطه پرونده تحت مسئولیت مدیر بایگانی تسلیم و پس از امضاء حضوراً مسترد خواهد شد. 

(فراز 155 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 اصلاحی. 

دفاتر مورد عمل اجراء 

بند 210- اداره اجرا ثبت و ادارات ثبت شهرستانها بایستی دفتر اوقات و دفتر عملیات اجرائی و دفتر پرونده های مختومه اجرائی را مانند پیش مرتباً عمل نمایند. 

(فراز 154 مجموعه بخشنامه های) تا آخر سال 49 

نحوه تماس با ادارات آموزش و پرورش 

بند 211- مقتضی است به دفاتر اسناد رسمی و ادارات تابعه اعلام شود که اوراق و اسناد و اخطاریه های اداره آموزش و پرورش را در تهران به دفتر حقوقی آن وزارتخانه ابلاغ نمایند و از ارسال آن به نواحی با سایر ادارات تابعه آن وزارتخانه خودداری نمایند. 

اصلاح آئیننامه اجراء 

بند 212- چون بجای قید ماده 105 ذیل ماده 108 آئیننامه اجرائی مفاد اسناد رسمی لازم الاجرا و طرز رسیدگی به شکایت از عملیات اجرائی ماده 108 ذکر گردیده دستور فرمائید مراتب را جهت توجیه به کلیه واحدهای ثبتی تابعه ابلاغ نمایند. 

بخشنامه جدید است و طبق نظر کمیسیون تهیه شده است. 

اثر قراردادهای تنظیمی در اجراء 

بند 213- قراردادهائی که طرفین نسبت به پرونده اجرائی در حضور مدیر ثبت یا مدیر اجراء یا مأمورین اجرای پرونده در حدود صلاحیت قانونی آنها منعقد مینمایند ذاتاً رسمی بوده و در حدود مقررات لازم الاجراء است. 

(فراز 150 مجموعه بخشنامه ها ماده 239 آئیننامه اجراء). 

کارشناسی 

بند 214- لام است به کارشناسانی که همه ساله از طرف اداره فنی وزارت دادگستری فهرست اسامی آنها منتشر میشود یا ملاحظه پروانه همان سال و در حدود تخصص آنها کار ارجاع شود. 

(فراز 149 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49). 

اعلام تخلیه عین مستأجره به دفترخانه 

بند 215- اداره ثبت در مورد تخلیه عین مستأجره باید مراتب را به دفترخانه اسناد رسمی مربوطه اعلام دارد که در ستون ملاحظات ثبت دفتر قید نمایند (فراز 146 و 147 مجموعه بخشنامه ها و ماده 212 آئیننامه اجراء). 

اجرائیه های صادره از طرف ارتش 

بند 216- در مورد اجرائیه های صادره از طرف هیئت مشاور حقوقی و قضائی وزرات دفاع و همچنین اجرائیه های صادره از طرف کلیه واحدهای ارتش در ایران منحصراً با هیئت مشاور حقوقی و قضائی وزارت دفاع مکاتبه و کسب تکلیف نمائید. 

(فراز 141 مجموعه و ماده 259 آئیننامه اجراء). 

اجرائیه مالیاتی و مطالبات دولت از اشخاص 

بند 217- در مورد اجرائیه هائی که ادارات و دوایر دولتی برای وصول طلب خود علیه اشخاص صادر میکنند چنانچه مقررات خاص (مانند مقررات اجرائی مالیات) وجود نداشته باشد مطابق آئیننامه اجرای ثبت عمل میشود. 

اجرائیه های موضوع تبصره ماده واحده افزایش اعتبارات کشاورزی 

بند 218- نسبت به اجرائیه های موضوع تبصره ماده واحده قانونی افزایش اعتبارات کشاورزی مصوب 25/2/39 باید طبق نمونه های تصویب شده مانند اسناد رسمی اقدام شود. 

اجرائیه هائیکه متعهد آن دولت است 

بند 219- در مورد اجرای اجرائیه های صادره علیه مؤسسات دولتی ادارات ثبت باید با رعایت مقررات قانونی محاسبات عمومی و سایر مقررات مالی دولت بر طبق آئیننامه اجرائی مفاد اسناد رسمی عمل نمایند. 

(فراز 117 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 

اجراء پس از حکم اعسار 

بند 220- در مواردیکه حکم اعسار بدهکار صادر میشود اجراء مکلف است هر وقت مالی از بدهکار بدست آورد حقوق دولت و طلب بستانکار را بتقاضای او استیفا نمایند. 

بازداشت وجه حساب بدهکاران در بانکها 

بند 221- در مواردیکه بستانکار برای استیفای طلب خود تقاضای بازداشت معادل طلب خود از موجودی حساب جارس بدهکار در یکی از بانکها را مینماید مقتضی است نام و نام خانوادگی و اسم پدر و شماره شناسنامه و محل اقامت و شغل بدهکار را بنحوی که اشکالی برای بانک تولید نشود در تقاضانامه ذکر نمایند. تخلف از اجرای این دستور موجب تعقیب اداری است. 

(فراز 103 مجموعه بخشنامه ها 30925/2-6/12/47 و ماده 91 آئیننامه اجراء). 

تقاضای منع صدور گذرنامه 

بند 222- الف: در اجرای مقررات بند ب ماده 9 قانون تذکره مصوب دیماه سال 1311 در مواردیکه اجرائیه علیه محکوم علیه و یا متعهد سند لازم الاجراء صادر میشود در صورتیکه از طرف نامبردگان یا قائم مقام قانونی آنها مالی معرفی نشود و یا دسترسی به اموال آنها نباشد برحسب تقاضای محکوم له و یا متعهد له لازم است در مورد اجرائیه صادره از اجرای ثبت مراتب را به اداره کل ثبت گزارش دهید تا مراتب را به اداره گذرنامه در تهران یا شهرستانها اعلام شود که از صدور گذرنامه متعهد سند لازم الاجراء خودداری نمایند. بدیهی است پس از اجرای مفاد لازم الاجراء و یا رضایت کتبی متعهدله باید فوراً اطلاع دهید تا از دستور صادره رفع اثر بعمل آید ضمناً توجه داشته باشند که صدور دستور فوق مختص مقام قضائی است. 

ب: در مورد بالا باید نام- نام پدر- نام خانوادگی- سن- شماره و محل صدور شناسنامه- شغل- محل اقامت و علت تقاضا در گزارش قید گردد. بنحوی که بر اثر تشابه اسمی موجبات مزاحمت اشخاص دیگر فراهم نشود. 

توقف مازاد معاملات رهنی و با حق استرداد 

بند 223- در موردیکه مازاد معاملات شرطی و رهنی یا مال بازداشت شده از طرف دادگاه و سایر مراجع صالحه طبق مقررات بنفع ثالث بازداشت و مراتب به اجرای ثبت رسماًُ ابلاغ میشود اجرای ثبت باید عملیات اجرائی را طبق مقررات تعقیب و در صورت وجود مازاد به مرجع بازداشت کننده ارسال والا بلافاصله بعد از تنظیم صورت مجلس مراتب را به مرجع مزبور اعلام دارد. اگر معامله شرطی فسخ و یا بازداشت مقدم رفع شود بازداشت مؤخر جانشین آن خواهد شد. (فراز 101 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شده). 

ارقام در بخشنامه بازداشت و آگهی مزایده تمام حروف قید شود 

بند 224- در آگهی های مزایده و همچنین بخش بازداشت املاک باید میزان طلب بستانکار یا مبلغی که مزایده از آن شروع میشود و شماره پلاک ملک در مورد بازداشت یا مزایده تمام حروف نوشته شود تا هنگام ثبت بازداشت نامه یا چاپ آگهی در روزنامه اشتباهی رخ ندهد. تخلف موجب تعقیب اداری است. 

توقیف اتومبیل 

بند 225- در مواردیکه مأمور اجراء اتومبیل را بازداشت مینماید چنانچه مورد بازداشت از طرف ستیر مراجع قانونی دیگر پلمپ شده باشد باید پس از بازداشت مراتب فوراً به مرجع مذکور اعلام شود. (فراز 100 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شده است). 

تطبیق نوبت اول آگهی با پیش نویس 

بند 226- آگهی های مزایده را پس از انتشار نوبت اول با پرونده امر تطبیق و چنانچه اشتباهی شده باشد فوراً در اصلاح و رفع آن اقدام گردد. 

قرار توقیف عملیات اجرائی 

بند 227- بمحض وصول قرار توقیف عملیات اجرائی اقدامت بعدی اجراء متوقف میشود و اگر قبل از صدور قرار مالی از بدهکار بازداشت نشده باشد چنانچه تمام موضوع لازم الاجراء بعنوان تأمین در صندوق دادگستری نقداً سپرده شده باشد مال بازداشتی آزاد و مراتب به دادگاه صادر کننده قرار اعلام میشود که در صورت رد قرار یا صدور حکم بر بی حقی خواهان قرار وجوه سپرده شده را بابت طلب بستانکار ارسال دارند، در صورت صدور حکم بدوی بر بی حقی خواهان قرار اگر چنانچه ضمن صدور حکم قرار الغاء شده باشد عملیات اجرائی تعقیب میشود والا تعقیب عملیات اجرائی موکول بصدور و ابلاغ حکم قطعی خواهد بود. 

(فراز 99 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شد). 

ورشکسته شدن متعهد اجرائیه 

بند 228- در مورد اجرائیه هائیکه بدهکار آنها ورشکست میشود باید پرونده به اداره تصفیه محل ارسال و اداره ثبت از اقدام اجرائی خودداری نماید (در اینصورت حق الاجراء تعلق نمیگیرد مگر اینکه حکم ورشکستگی نقص و عملیات اجرائی در ثبت به انجام برسد) در مورد اسنادی که وثیقه دارد و عملیات اجائی طبق ماده 34 قانون ثبت و اصلاحی ماده 34 باید علیه بازرگانان متوقف یا ورثه او کهمتوقف میشود تعقیب شود نظر به مستفاد از ماده 419 قانون تجارت هرگونه اطلاع که مدیون داده میشود به اداره تصفیه هم مراتب اطلاع داده شود و چنانچه مازاد در مزایده داشته باشد به اداره مزبور ارسال گردد (فراز 95 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شده ستند به رأی مورخه 8/4/50 شورایعالی ثبت). 

جریان اجرا بطرفیت ورثه بدهکار 

بند 229- در صورتیکه متعهد فوت نموده و متعهد له به استناد ماده 6 آئین نامه اجراء درخواست صدور اجرائیه کرده باشد و ابلاغ اجرائیه به شخص ورثه یا قیم مقدور نباشد طبق ماده 18 آئین نامه مصوب سال 55 اجرائیه باد بوسیله روزنامه ابلاغ شود و جریان اجرائی تعقیب گردد. صدور سند انتقال و تحویل ملک متوقف بر ارائه گواهی حصر وراثت نخواهد بود و در صورت عجز متعهدله از معرفی ورثه اجرای ثبت تکلیفی نخواهد داشت. 

(فراز 84 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده و بخشنامه 10921/2-12/5/48 اداره امور اسناد). 

پرداخت کلیه دیون قبل از صدور اسناد انتقال 

بند 230- در مورد کلیه پرونده های اجرائی که عملیات آن منتهی بصدور سند انتقال میشود بدهکاران پرونده های مزبور چنانچه حاضر به پرداخت دین باشند میتوانند قبل از صدور سند انتقال اجرائی کلیه بدهی خود و اجور و خسارات را تا روز پرداخت وجه در صندوق ثبت ایداع تا از صدور سند انتقال خودداری بعمل آید مقتضی است مراتب را به بدهکاران این گونه پرونده های اجرائی اخطار نمائید. 

(رأی شماره 6-27/1/52 هیئت عمومی دیوانعالی کشور). 

سند انتقال منقول 

بند 231- صدور سند انتقال نسبت به اموال منقول مورد ندارد مگر در مواردیکه طبق مقررات نیاز به تنظیم سد باشد. 

(فراز مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 اصلاحی. 

حافظ و مسئولیت او 

بند 232- درمواردیکه مالی در محل مورذ تخلیه موجود بوده و به حفاظت موجر یا شخص دیگر تفویض میشود چنانچه حافظ تقاضای تحویل مال مورد حفاظت را بنماید و ذینفع حاضر به قبول آن نشود باید حافظ دیگر تعیین و مال مورد حفاظت به او تحویل شود و مادام که حافظ دیگر تعیین نشده مسئولیت حفاظت با حافظ قبلی خواهد بود. 

(فراز 148 مجموعه بخشنامه تا آخر سال 499. 

عدم مداخله کارمندان ثبت در امور اجرائی 

بند 233- از نظر اهمیت مسئولیتی که در حین اجرای مقررات و حفظ حقوق مردم بعهده کارکنان ثبت برگذار شده باید از دخالت مستقیم و غیرمستقیم در امور اجرائی خودداری و حتی از ضمانت بدهکاران اجرائی یا گواهی اعتبار ضامن بدهکار اجتناب نمایند. تخلف از این دستور موجب پیگرد قانون است. 

(فراز 152 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 

اعلام ختم پرونده به دفترخانه 

بند 234- بمحض ختم پرونده های اجرائی موضوع معاملات مذکور در ماده 34 قانون ثبت مسئول امر باید مراتب را جهت فسخ معامله و ابطال سند به دفترخانه تنظیم کننده سند اعلام کند. 

(بند 147 مجموعه بخشنامه ها و ماده 212 آئین نامه).

فصل پانزدهم - امور مالی اجراء ( 239 تا 252 ) 

قید مشخصات در حواله های بانکی 

بند 239- در حواله های بانکی که بموجب آن وجوهی را برای حوزه ثبتی دیگری میفرستید باید مشخصات کامل بدهکار و بستانکار و شماره پرونده امر و سوابق مربوطه در حواله قید شود. 

(فراز 144 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 

حساب نیمعشر اجراء 

بند 240- برای نگهداری حساب نیمعشر اجراء مقررات ذیل را در نظر گرفته و بموقع اجراء گذارید. کلیه فیشهای صادره بابت نیمعشر بترتیب شماره و تاریخ با ذکر اسامی بستانکار و بدهکار و مبلغ در ستونهای مخصوص دفتر مربوطه ثبت و بدینوسیله جمع کل عایدات همیشه معلوم خواهد گردید. (اصلاحی فراز 89 مجموعه بخشنامه ها). 

طریقه وصول نیمعشر پرونده های اجرائی ماده 34 و نیمعشرهای لاوصولی 

بند 241- در مود پرونده اجرائی که اجرائیه طبق ماده 34 قانون ثبت صادر و ابلاغ شده با انقضاء مهلت مقرر در ماده مزبور هرگاه بستانکار برای پرداخت هزینه انتشار آگهی مزایده و تعقیب عملیات اجرائی حاضر نشود و از تاریخ ابلاغ یکسال گذشته باشد چون ملک بدهکار وثیقه است مراجعه به او برای وصول نیمعشر مورد ندارد ولی براساس تبصره ماده 131 قانون ثبت مراجعه به بستانکار اشکالی ندارد و همچنین در مورد پروندهائیکه با تنظیم صورتمجلس مزایده و نبودن خریدار و عدم پرداخت بدهی از ناحیه بدهکار باید ملک مورد وثیقه به بستانکار برگذار شود. و چنانچه بستانکار حاضر به پرداخت نیمعشر و حق حراج و تقاضای تنظیم سند انتقال نشود با وصول نیمعشر و حق حراج از بستانکار پرونده را از ردیف خارج و هر وقت مراجعه کرد در تنظیم سند انتقال و تحویل مورد مزایده اقدام نمایند و بموجب رأی مورخه 10/2/43 شورایعالی ثبت از هزینه آگهی مزایده نباید نیمعشر اجرائی اخذ شود. 

(فراز 92 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شده و 21763/2-4/12/43 و 4341/2-25/3/43). 

نیمعشر تخلیه 

بند 242- در مواردیکه بعلت عدم پرداخت اجور، اجرائیه بر تخلیه عین مستأجره صادر میشود چنانچه بعد از ابلاغ اجرائیه و قبل از تخلیه طرفین سازش نمایند و یا موجر (بستانکار) از تخلیه منصرف شود نیمعشر اجور و تخلیه باید طبق مقررات وصول گردد، لیکن در مواردیکه بعلت پرداخت شدن اجور از تخلیه عین مستأجره خودداری و ختم عملیات اجرائی موکول بصدور حکم قطعی دادگاه میشود مادام که عمل تخلیه انجام نگردیده مطالبه نیمعشر تخلیه مورد نخواهد داشت. 

(فراز 91 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49 و 12871/2-25/7/43 و ماده 223 آئین نامه اجراء). 

حق الاجراء قبل از ابلاغ اجرائیه 

بند 243- حق الاجراء قبل از ابلاغ اجرائیه نسبت به موضوع لازم الاجراء و همچنین نسبت به مبلغی که قبل از ابلاغ مستقیماً پرداخت شده تعلق نمیگیرد ولی باید مراقبت شود اجرائیه ظرف مدت مصرح در آئین نامه اجراء ابلاغ شود نسبت به پرونده های تشکیل شده در زمانیکه حق الاجراء دو برابر شده بود تا تاریخ 14/10/33 بهمان مأخذ وصول خواهد شد انصراف بستانکار از مطالبه تمام یا بعض از اصل طلب موثر در مطالبه و وصول نیمعشر نیست. (فراز 90 مجموعه بخشنامه ها). 

هزینه ابلاغ اجرائیه و اظهاریه هائی که بدهکار ومخاطب متعدد دارد 

بند 244- در مورد اجرائیه هائی که بدهکار متعدد و اظهاریه هائی که مخاطب متعدد دارد چون مربوط به یک موضوع می باشد فقط باید هزینه قانونی یک فقره ابلاغ دریافت گردد. 

(فراز 86 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شده و بخشنامه 14395/8-18/4/45). 

هزینه آگهی 

بند 245- در موردیکه بدهکار مالی بلامعارض و قابل فروش معرفی و از پرداخت هزینه آگهی خودداری مینماید بستانکار میتواند هزینه را پرداخت و با طلب خود مطالبه و دریافت دارد. 

(فراز 145 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 اصلاحی. 

استرداد هزینه ابلاغ اجرائیه 

بند 246- هزینه ابلاغ اجرائیه هائیکه عمل آن در خارج تصفیه میگردد و بستانکار قبل از ابلاغ اجرائیه وصول وجه را اعلام میدارد و به تقاضای ذینفع قابل استرداد میباشد. 

(بند 283 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 

نیم عشر لاوصولی 

بند 247- لازم است دستور دهند کلیه پرونده های اجرائی ثبت را بررسی و آنچه نیم عشر وصول نشده علت آنرا معلوم دارند و نسبت به وصول آن برابر مقررات اقدام نمایند. 

(بند 435، مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49). 

هزینه سند انتقال اجرائی 

بند 248- الف: در هر مورد که سند انتقال بنام بستانکار پرونده اجرائی تنظین میشود پرداخت حقوق دیوانی، حق حراج، هزینه آگهی، هزینه ثبت سند در دفترخانه بعهده او است و چنانچه مورد انتقال مازادی نداشته باشد بستانکار میتواند بقیه هزینه های مربوطه و مالیاتهای متعلقه را پرداخت و سند انتقال دریافت دارد. 

ب: چنانچه خریدار شخص ثالث باشد سوای مبلغی که در صورت مجلس مزایده قید و نقداً پرداخته و یا بستانکار موافقت بر نسیه کرده، اگر برای پرداخت بقیه هزینه های قانونی (مالیات گذشته، مالیات انتقال قطعی، مفاصا حساب شهرداری و هزینه سند انتقال) محلی نباشد ثالث میتواند برابر ضوابط مقرره با پرداخت آن، سند انتقال دریافت دارد. 

ج: در مورد واگذاری رقبات بازداشتی کلیه حقوق و عوارض و مالیات و هزینه ثبت سند انتقال برابر ضوابط مقرره از محل بهای ملاک برداشت و بقیه پس از پرداخت طلب بستانکار اگر وجود داشته باشد به بدهکار پرداخت خواهد شد و در صورتیکه طلب بستانکار باقی داشته باشد میتواند به سایر اموال بدهکار مراجعه نماید. 

(فراز 139 مجموعه بخشنامه اصلاح شده). 

پرداخت وجوه توقیف شده به غیر ذینفع 

بند 249- هرگاه وجهی بابت طلب شخصی بازداشت شده باشد پرداخت آن به غیر ذینفع مجوزی ندارد در مورد وجوه وصولی طبق ماده 90 آئین نامه اجراء بایستی طبق تبصره ماده 64 عمل شود. 

(فراز 105 مجموعه بخشنامه ها) تاآخر سال 49 

پرداخت وجه پرونده اجرائی به ذینفع 

بند 250- پرداخت هر وجهی به ذینفع بابت پرونده های اجرائی باید به دستور مسئول اجراء باشد، احراز هویت دریافت کننده با مسئول پرداخت وجه است. 

(فراز 104 مجموعه بخشنامه ها). 

حق حراج 

بند 251- در مواردیکه مورد حراج به بستانکار هم واگذار شود حق حراج نیز علاوه بر سایر حقوق قانونی باید از بستانکار وصول شود. 

(فراز 135 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 

تقسیم حق النسبی 

بند 252- حق النسبی از حق الاجراء هر پرونده اجرائی برابر ماده 15 قانون متمم بودجه سال 1337 برداشت و برابر آئین نامه تقسیم حق النسبی پرداخت میشود. 

در مواردیکه مأمورین اجراء حق الاجرا را مستقیماً وصول نکرده بلکه در اثر عملیات آنها از قبیل ابلاغ، اجرائیه و غیره حق الاجرا وصول شده حق النسبی آنها طبق ماده 8 اصلاحی آئین نامه مزبور به نسبت حق بین آنها تقسیم میشود و سایر اشخاص حق اخذ وجهی بابت حق النسبی ندارند و باید منحصراً به کارکنان اجراء پرداخت شود. 

(فراز 136 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49

فصل شانزدهم - اجرای مفاد اسنادرسمی ماده 34 قانون ثبت ( 253 تا 257 )

صدور اجرائیه طبق تبصره 2 ماده 34 مکرر قانون ثبت 

بند 253- کسانیکه بخواهند از تبصره 2 ماده 34 مکرر سابق استفاده بنمایند هرگاه مدت سند منقضی و نسبت به آن اجرائیه صادر نشده باشد ذینفع باید پس از تودیع کلیه طلب بستانکار مقدم و تعویض قبض در دفترخانه مربوطه با تسلیم مستندات خود از ثبت محل تقاضای صدور اجرائیه نماید در این مورد هرگاه پس از صدور اخطار سه روز بستانکار مقدم حاضر به اخذ وجه فسخ نباشد مدیر ثبت یا قائم مقام او دستور صدور اجرائیه به دفترخانه مربوطه میدهد و سردفتر مکلف است به میزان مصرح در دستور مدیر ثبت اجرائیه صادر و مراتب را در ستون ملاحظات ثبت دفتر قید و اجرائیه را به اداره ثبت بفرستد این قبلی اجرائیه ها و همچنین در مواردیکه پس از صدور اجرائیه نسبت به سند مقدم ذینفع بخواهد از تبصره مذکور استفاده نماید عملیات اجرائی با رعایت مهلت های مقرر در ماده 34 مکرر و اصلاحی قانون ثبت و با توجه به ماده 192 آئین نامه اجرا حسب مورد اقدام و تعقیب خواهد شد. 

(فراز 121 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 اصلاحی. 

رقبات متعدد که بدون تفکیک ثمن مورد معامله رهنی و با حق استرداد واقع شده 

بند 254- در مواردیکه رقبات متعدد واقعه در حوزه های مختلف بدون تفکیک ثمن مورد معامله شرطی و رهنی واقع میشود باید آگهی مزایده در روزنامه به حوزه هر یک از رقبات منتشر و آگهی الصاقی در محل هر یک از رقبات مزبور الصال و در متن آن تصریح شود جلسه مزایده در اجرای ثبت محل تنظیم سند تشکیل خواهد شد. 

(فراز 120 مجموعه بخشنامه ها ماده 144 آئیننامه اجراء). 

صدور اجرائیه در معاملات شرطی و رهنی عادی 

بند 255- نسبت به معاملات شرطی و رهنی عادی که معامل تقاضای ثبت کرده و موضوع معامله را در اظهارنامه تصریح کرده و در آگهی نوبتی هم درج شده باشد صدور اجرائیه به عهده مدیر ثبت است. 

(فراز 19 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 

توقیف و مزایده ملک مجهول المالک 

بند 256- چون تصره 5 ماده 34 قانون ثبت وارد بر ماده 12 قانون مذکور است، لذا در مورد املاک مجهول المالک که از طرف بستانکاران اجرائی جهت وصول طلب معرفی و با انجام تشریفات قانونی به مزایده یا حراج منتهی میشود، صدور سند انتقال اینگونه املاک با رعایت کامل مقررات بلااشکال است و در مورد املاک مجهول المالک که مدیون در قبال بدهی خود معرفی میکند باید معرفی کننده راهنمائی شود که بدواً تقاضای ثبت نماید تا مبادرت به اقدامات بعدی وسیله اجراء بشود. 

(ماده 104 آئین نامه و فراز 102 مجموعه بخشنامه ها 30035/2-28/11/46). 

قبوض اقساطی معاملات شرطی و رهنی 

بند 257- در مورد قبوض اقساطی که نسبت به معاملات شرطی و رهنی تنظیم میشود اگر قبوض اقساطی در مقابل مقداری از ملک است (مدت و ملک و ثمن تقسیط شده) اجرای ماده 34 قانون ثبت نسبت به آن مقدار که مدت آن سررسیده است اشکالی ندارد و اگر فک ملک منوط به تأدیه تمام دین است اجرائیه تا سررسید مدت معامله موقوف الاجراء میباشد. 

(فراز 165 مجموعه بخشنامه های) تا آخر سال 49.