عدم ارسال دفاتر تجاری الکترونیکی | جریمه‌ها، پیامدها و راه‌حل‌ها

یکی از مهم‌ترین تغییراتی که این سال‌ها در مسیر ثبت اطلاعات مالیاتی اتفاق افتاده، راه‌اندازی سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی است. موضوعی که اگر جدی گرفته نشود، ممکن است با عدم ارسال دفاتر تجاری الکترونیکی، دردسرهای جدی مالیاتی را به‌دنبال داشته باشد؛ حتی برای کسب‌وکارهای کوچک.

حالا فرض کنید یک مغازه‌دار یا مدیر مالی به‌ دلیل ناآگاهی یا یک اشتباه ساده، باعث شود دفاتر تجاری الکترونیکی ارسال نشود. در نتیجه هزینه او بیشتر از حد تصور خواهد بود.

دوست دارید بدانید دقیقاً چه اشتباه‌هایی باعث رد دفاتر می‌شود؟ ادامه مقاله را بخوانید؛ اطلاعاتی در پیش دارید که می‌تواند جلوی کلی دردسر را بگیرد.

دفاتر تجاری الکترونیکی چیست؟

وقتی صحبت از شفافیت مالیاتی و کاهش خطاهای انسانی می‌شود، یکی از اولین سوالاتی که به ذهن می‌رسد این است که دفاتر تجاری الکترونیکی چیست و چرا اهمیت دارد؟ این دفاتر نسخه دیجیتال همان دفاتر قانونی سنتی‌ هستند که اطلاعات مالی، تراکنش‌ها، درآمد و هزینه‌های کسب‌وکار در آن‌ها ثبت می‌شود؛ اما به‌جای کاغذ و قلم، در بستر نرم‌افزارهای مالی یا سامانه‌های آنلاین تنظیم می‌شوند.

برخلاف دفاتر دستی، این نسخه‌های الکترونیکی ساختار منظم‌تری دارند و قابلیت بررسی دقیق‌تری را برای ممیزان فراهم می‌کنند. با شناخت بهتر احتمال عدم ارسال دفاتر تجاری الکترونیکی هم کمتر خواهد بود. اگر به دنبال شناخت دقیق‌تری از این سیستم هستید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله «دفاتر تجاری الکترونیکی چیست» را نیز حتماً بخوانید.

(H2)منظور از عدم ارسال دفاتر تجاری الکترونیکی چیست؟

در ظاهر ممکن است «عدم ارسال دفاتر» تنها به معنای فراموش کردن یا نرسیدن فایل به سامانه باشد؛ اما در واقع دامنه گسترده‌تری دارد. مواردی که به‌عنوان عدم ارسال شناخته می‌شوند عبارت‌اند از:

عدم ارسال دفاتر تجاری الکترونیکی شامل هر نوع خطا یا کوتاهی در ارائه صحیح و کامل این دفاتر به سازمان امور مالیاتی است؛ حتی اگر نیت سوء در کار نباشد. بسیاری از این موارد می‌توانند سهوی باشند؛ اما همچنان عواقب قانونی دارند. برای پیشگیری از این مشکلات، مطالعه دقیق راهنمای سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی توصیه می‌شود.

ارسال دیرهنگام یا خارج از مهلت قانونی

مودیان باید دفاتر تجاری الکترونیکی را حداکثر تا پایان مهلت تعیین‌شده توسط سازمان امور مالیاتی ارسال کنند؛ این مهلت معمولاً تا پایان تیرماه سال بعد از سال مالی است. تأخیر حتی یک روز، طبق ماده ۲۲ آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵، می‌تواند به رد دفاتر منجر شود.

ارسال ناقص یا دارای اشکال در فرمت فایل

یکی از دلایل شایع عدم ارسال دفاتر تجاری الکترونیکی، ارسال فایل‌هایی با ایراد ساختاری یا فنی است. خطاهایی مثل «کدینگ اشتباه سرفصل‌ها»، «عدم شماره‌گذاری پیوسته» یا «ثبت اعداد غیرواقعی» از موارد پرتکرار هستند. این مشکلات ممکن است باعث رد کامل دفاتر شوند. استفاده از نرم‌افزارهای تأییدشده و بررسی فایل با نمونه‌های سازمان، بهترین راه پیشگیری از این اشتباهات است.

عدم ارسال کامل دفاتر توسط مودیان مشمول

برخی مودیان هنوز تصور می‌کنند ارسال دفاتر تجاری صرفاً برای شرکت‌های بزرگ الزامی است یا از وجود سامانه اطلاع ندارند. دلایلی مثل عدم آگاهی از قانون، اشکالات نرم‌افزاری و سهل‌انگاری در پیگیری مهلت‌ها از رایج‌ترین علت‌های عدم ارسال کامل دفاتر هستند. مؤدی‌ای را در نظر بگیرید که صرفاً بخشی از فایل را بارگذاری کرده و بعدها با جریمه روبه‌رو شده است.

چه کسانی مشمول الزام ارسال هستند؟

بر اساس آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، تمامی اشخاص حقوقی، برخی از اشخاص حقیقی گروه اول و دوم و شاغلان در رسته‌های خاص که گردش مالی آن‌ها از سقف تعیین‌شده فراتر می‌رود، موظف به ارسال دفاتر تجاری الکترونیکی هستند. عدم ارسال دفاتر تجاری الکترونیکی در این موارد به‌عنوان تخلف قطعی شناخته می‌شود. درصورتی‌که این افراد از ارسال خودداری کنند، حتی به دلیل بی‌اطلاعی، باز هم مشمول جریمه خواهند شد. 

پیامدها و جریمه‌های عدم ارسال دفاتر تجاری الکترونیکی

مطابق ماده ۲۲ آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، جریمه عدم ارسال دفاتر تجاری الکترونیکی می‌تواند آثار جدی برای مودی به‌همراه داشته باشد. در جدول زیر برخی پیامدهای مهم و میزان آثار آن‌ها را مشاهده می‌کنید:

مشکلات رایج کاربران هنگام ارسال دفاتر و دلایل اصلی عدم ارسال

یکی از رایج‌ترین مشکلات کاربران، ناآشنایی با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی و پیچیدگی در فرمت فایل‌ها است. بسیاری نمی‌دانند از کجا شروع کنند یا چطور فایل را به‌درستی بارگذاری کنند. نبود آموزش گام‌به‌گام، خطاهای نرم‌افزاری و ترس از اشتباه، دلایل دیگری هستند که باعث می‌شوند برخی مودیان اصلاً اقدامی نکنند. این چالش‌ها زمینه‌ساز بروز خطاهایی است که در ادامه مقاله، راه‌حل آن‌ها را بررسی خواهیم کرد.

ناآگاهی از قوانین و مهلت‌ها

یکی از مهم‌ترین دلایل عدم ارسال دفاتر تجاری الکترونیکی، بی‌اطلاعی مودیان از الزامات قانونی و زمان‌بندی‌ها است. این ناآگاهی ضعف نیست؛ مسئله‌ای رایج است که بسیاری از حسابداران در تعامل با مشتریان خود تجربه‌اش کرده‌اند. برای جلوگیری از چنین مشکلاتی بررسی تقویم مالیاتی در ابتدای سال می‌تواند بسیار موثر باشد.

مشکلات فنی یا نرم‌افزاری هنگام بارگذاری در سامانه

در زمان بارگذاری اطلاعات در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، برخی کاربران با خطاهایی مانند کندی سامانه، بارگذاری ناقص فایل یا ناسازگاری با مرورگر مواجه می‌شوند. سازمان امور مالیاتی ابزار «بررسی صحت فایل» را ارائه داده که می‌تواند قبل از ارسال نهایی، خطاها را مشخص کند. پیشنهاد می‌شود بارگذاری را زودتر از مهلت انجام دهید تا فرصت رفع مشکلات فنی وجود داشته باشد.

چگونه از بروز جریمه جلوگیری کنیم؟ راهکارهای کاربردی برای ارسال درست دفاتر

برای پیشگیری از عدم ارسال دفاتر تجاری الکترونیکی و جریمه‌های مرتبط با آن، رعایت چند نکته ساده اما کلیدی ضروری است:

جبران عدم ارسال دفاتر آسان نیست؛ پیشگیری همیشه ساده‌تر است!

در این مقاله با تعریف دفاتر الکترونیکی، مصادیق عدم ارسال دفاتر تجاری الکترونیکی، پیامدهای قانونی، جریمه‌ها و راهکارهای پیشگیری آشنا شدیم. روشن است که کوچک‌ترین اشتباه، حتی اگر سهوی باشد، می‌تواند به رد دفاتر و هزینه‌های مالیاتی سنگین منجر شود.

اگر می‌خواهید با اطمینان کامل دفاتر خود را تنظیم و ارسال کنید، پیشنهاد می‌کنیم از خدمات «آموزش دفاتر تجاری الکترونیکی» راوی حساب استفاده کنید. این آموزش‌ها به‌صورت کاربردی و گام‌به‌گام طراحی شده‌اند تا همه ابهام‌ها را برطرف کنند و شما را از جرائم مالیاتی دور نگه دارند.