بخشنامه 52724/93 مورخه 1393/04/07 راجع به الزامات و تکالیف شرکت های تعاونی به هنگام پذیرش در سامانه جامع ثبت شرکت ها

شماره:93/52724
تاریخ:93/4/7
 

موضوع:  بخشنامه 52724/93 مورخه 1393/04/07 راجع به الزامات و تکالیف شرکت های تعاونی به هنگام پذیرش در سامانه جامع ثبت شرکت ها
جناب آقای بیگدلی
مدیر کل محترم دفتر تعاونیهای توزیعی وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی
سلام علیکم
با احترام ، پیرو برگزاری همایش یک روزه مشترک فی ما بین در مورخه ۹۳٫۳٫۱۲ و ضمن تشکر از زحمات بعمل آمده و با عنایت به اینکه پس از استقرار سامانه جامع ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری در تمامی مراکز استانها، پذیرش صورت جلسات اشخاص حقوقی در مرحله تاسیس و تغییرات . بصورت الکترونیکی و غیر حضوری صورت می پذیرد. لذا خواهشمند است در خصوص ایجاد رویه واحد موارد ذیل مورد امتنان آن مجموعه محترم قرار گیرد :
۱- بمنظور آشنایی و تسهیل متقاضیان، شرایط و مستندات لازم و اساسنامه انواع شرکت های تعاونی ها و اتحادیه ها مورد تایید آن مجموعه محترم در پایگاه اطلاع رسانی اداره کل ثبت ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری به آدرس http:٫٫sherkat.ssaa.ir برای استفاده عموم ، قرار گرفته است .
۲- پذیرش هر گونه تاسیس و تغییرات انواع شرکتهای تعاونی در مراکز استانها بصورت غیر حضوری و الکترونیکی و از طریق سامانه جامع ثبت شرکتها به آدرس http:irsherkat.ssaa.ir صورت می پذیرد. لذا داویر تابعه تعاونی در مراکز استانها از ارائه مدارک و یا راهنمایی متقاضیان جهت مراجعه حضوری به واحدهای ثبتی خودداری نمایند .
۳- انجام مراحل ثبتی پس از ممیزی و طی نمودن فرایند توسط ادارات تعاونی و تکمیل اوراق و مستندات قانونی امکان پذیر میباشد. لذا پس از تکمیل تمامی مدارک و مجوز ادارات تعاون ، تعیین نام شرکت های تعاونی و سایر مراحل ثبتی صورت می پذیرد.
۴- برخی از مجوزهای ارائه شده مجاری ذیربط ادارات تعاون از حیث عناوین و تصمیمات و یا تاریخ جلسه با صورتجلسات ارسالی مطابقت ندارد و یا اینکه همراه مجوزات، اساسا صورتجلسه ای ارائه نمی گردد که این موضوع موجب اختلال در عملیات ثبتی می گردد .
۵- در برخی از صورتجلسات و مدارک ارسالی و حتی برخی از مجوزهای صادره ادارات تعاون لاک گرفتگی و مخدوش بودن تاریخ ، عناوین و حتی اسامی، علی الخصوص اسامی اعضاء هیئت مدیره و یا بازرسان مشاهده میگردد که این اسناد مخدوش از نظر مراجع ثبت شرکتها قابل رسیدگی و اقدام نخواهد بود . لذا خواهشمند است اوراق و مجوزات ارسالی ادارات تعاونی فارغ از مصادیق یاد شده و بطور صحیح ارسال گردد.
۶- با عنایت به اینکه در سامانه جامع ، مدارک مورد نیاز برای ثبت تاسیس و تغییرات به متقاضیان اطلاع رسانی گردیده، لذا بمنظور بسترسازی جهت ایجاد پرونده الکترونیکی و کاهش حجم پرونده های فیزیکی شرکتها از ارسال نسخ اضافی و یا مدارک غیر معتبر جهت هر صورتجلسه خودداری گردد .
۷- در برخی از موارد مشاهده میگردد علیرغم اینکه در مکاتبه و تاییدیه ثبتی ادارات تعاونی عنوان می گردد که صورتجلسات ممهور به مهر تعاونی میباشد لکن صورتجلسه ارائه شده به ادارات ثبت فاقد مهر آن مرجع می باشد.
۸- از آنجا که به موجب قوانین و مقررات مربوط به بخش تعاون ، ادارات تعاونی، تمامی مراحل و فرایند تشکیل مجامع عمومی و هیات مدیره انواع شرکتهای متبوعه را ممیزی و سپس تاییدیه ثبتی صادر می نمایند، لذا تایید صحت صورتجلسات می بایستی در مجوزات صادره قید گردد که در برخی موارد مشاهده میگردد، ادارات تعاونی صرفا به ارسال مدارک بسنده نموده و در خصوص صحت و یا عدم صحت صورتجلسات در مکاتبات تاییدیه ای صادر نمی نمایند .
۹- در برخی از مکاتبات و مجوزات صادره از سوی ادارات تعاونی مشخصات اعلامی و اسامی اعضاء هیئت مدیره یا بازرسان و یا سمت آنان با صورتجلسه تطابق نداشته که این امر موجب عدم ثبت صورتجلسات میگردد . همچنین مقتضی است در مکاتبات ادارات تعاونی کد ملی تمامی اعضاء هیات مدیره و بازرسین در متن مجوزات ذکر گردد .
۱۰- برخی از شرکتهای تعاونی از جمله تعاونی مسکن و اتحادیه ها دارای محدودیت مدت اعتبار در اساسنامه می باشند ( به طور مثال برای مدت پنج سال ) . بعضا دیده میشود ادارات تعاونی بدون در نظر گرفتن انقضاء مدت فعالیت ، نسبت به تایید صورتجلسات اقدام مینمایند که عملی خلاف واقع می باشد. لذا مقتضی است در صورت تمدید مهلت فعالیت شرکت تعاونی ، ابتدا صورتجلسه تمدید مهلت توسط ادارات تعاونی ارائه و سپس نسبت به ثبت سایر صورتجلسات اقدام گردد .
۱۱- در متن صورتجلسات هیئت مدیره و نیز مجوزهای ارسالی از سوی تعاونی مدت تصدی هیات مدیره و مدیر عامل و بازرسین جهت درج در آگهی ثبتی می بایستی قید گردد .
۱۲- درج کدپستی آخرین محل قانونی شرکت تعاونی در صورتجلسات و یا مجوزات صادره ادارات تعاون در خصوص تغییر محل ، الزامی است.
۱۳- بر طبق قوانین موضوعه ، اقرار مدیر یا مدیران تصفیه در صورتجلسات انحلال مبنی بر در اختیار گرفتن کلیه اموال ، دفاتر و اسناد شرکت تعاونی منحله الزامی است. خواهشمند است در ممیزی صورتجلسات انتخاب مدیران تصفیه درج اقرار نامه مذکور مورد لحاظ قرار گیرد
۱۴- در مکاتبات ادارات تعاونی چنانچه مجوز خاصی از دستگاه اجرایی اخذ گردیده است ، در متن مجوزات تعاونی مرجع صادره کننده مجوز و شماره نامه قید گردد .
۱۵- عنوان مرجع ثبت شرکتها در حوزه تهران بزرگ اداره ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری تهران صحیح میباشد که بعضا مشاهده میگردد مکاتبات جهت اداره کل یا با عناوین غیر صحیح ارسال می گردد.
۱۷- با عنایت به تکالیف قانونی و مکاتبات صورت گرفته با ادارات کل تعاونی از جمله جلسه مشترک بین دو دستگاه متولی در مورخ ۱۳۹۳٫۰۳٫۱۲ و نامه شماره ۵۲۴۴۹ مورخ ۱۳۹۳٫۰۳٫۲۴ معاون محترم امور تعاون وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی، خواهشمند است چگونگی اقدام در خصوص انتشار و اعلان به روزنامه رسمی برای هرگونه ثبت تاسیس، تغییرات از قبیل تصویب اساسنامه کلی و یا برخی از مواد اساسنامه  و انتخاب مدیران، بازرسان ، کاهش و افزایش سرمایه ، تصویب ترازنامه و صورت مالی ، تعیین روزنامه کثیر الانتشار و ادغام تعاونی انحلال و نحوه تصفیه و انتخاب هیات تصفیه به دوایر تابعه جهت ایجاد رویه واحد ابلاغ گردد
در پایان با جمیع موارد فوق خواهشمند است دستور فرمائید مراتب به کلیه واحدهای مربوطه آن مجموعه محترم ابلاغ تا هماهنگی های لازم در جهت اجرای تکالیف مشترک بین دو دستگاه صورت پذیرد.

مرتضی ادب
مدیر کل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری