شماره:91/147051
تاریخ:91/08/01
ضوابط و تشریفات ارسال پروندههای انتقالی ثبت شرکتها به واحدهای ثبتی مقصد
موضوع: پرونده های انتقالی و ...
اداره کل محترم ثبت اسناد و املاک استان ..........
سلام علیکم احتراما،
با عنایت به اینکه بعضا مشاهده می گردد مراجع ثبت شرکتها بدون رعایت تشریفات قانونی و نظامات مرسوم در ارسال و وصول دقیق پرونده های تشکیلی (شرکتها و موسسات ثبت شده) و همچنین بدون رعایت الزامات درج انتقال مرکز اصلی شرکتها در پایگاه شناسه ملی، اقدام به ارسال پرونده ها می نمایند و در نتیجه ثبت آنها بلاتکلیف می ماند . لذا به منظور ایجاد رویه ای واحد و سامان بخشی به این امور مراتب چگونگی اقدام به شرح ذیل ارائه می گردد :
1- مکاتبات مربوط به ارسال پرونده انتقالی مرقوم صرفا با امضاء رئیس اداره یا معاون دارنده حق امضاء از طرف ایشان با عنوان رئیس اداره واحد ثبتی مقصد ارسال گردد و از ارسال پرونده های انتقالی با امضاء مسئولین ثبت شرکتها خودداری گردد .
2- تکمیل فرم های ورود اطلاعات (تصویر پیوست) به منظور تسهیل در ورود اطلاعات به منظور اختصاص شماره ثبت جدید ( در صورت انتقال مجدد به واحدهای ثبتی امکان اختصاص همان شماره ثبت قبلی وجود دارد)
3- در هنگام ارسال اصل پرونده به واحد ثبتی مقصد ضرورت دارد جهت نگهداری حداقل سوابق نسبت به تهیه پرونده بدل (حاوی تصویر مدارک تأسیس، تصویر آخرین صورتجلسه مجمع و آگهی تغییرات مبنی بر انتقال مرکز اصلی) توسط واحد ثبتی مبدأ اقدام گردد
4- شرکتها و مؤسساتی که در واحد ثبتی مقصد دارای شعبه می باشند ابتدا باید نسبت به ثبت و آگهی تعیین تکلیف یا انحلال شعبه خود ازطریق واحد ثبتی مبدأ اقدام نمایند.
5-وجود تصویر شناسنامه و کارت ملی مصدق آخرین سهامداران و مدیران و بازرسان در پرونده الزامی است.
6-رعایت کامل بخشنامه شماره59121/89 مورخ 1389/04/09 ریاست محترم سازمان (تصویر پیوست)
7-تاکید به متقاضی مبنی بر مراجعه به واحد ثبتی مقصد جهت پرداخت هزینه های حق الثبت و حق الدرج ، سایر اقدامات ثبتی و امضاء ذیل دفاتر حداکثر یکماه پس از ارسال
8- برگ شماری دقیق و پلمپ مناسب اصل پرونده مربوطه توسط واحد ثبتی مبدا صورت گیرد و از ارسال تصویر پرونده ها خوداری گردد.
9- اعلام وصول پرونده های ارسالی توسط واحد ثبتی مقصد
10- درواحد های ثبتی که مرجع ثبت شرکتهای آنها مکانیزه می باشد می بایست در زمان انتقال پرونده نسبت به ارسال اطلاعات مربوط به انتقال آنها درپایگاه شناسه ملی اشخاص حقوقی درپایان همان روز اقدام نمایند .
11- در واحدهای ثبتی که تغییرات اشخاص حقوقی به صورت دستی انجام می گیرد و پس از ثبت صورتجلسه انتقال و ارسال فیزیک پرونده ، مراتب انتقال باید پس از ورود به صفحه ویرایش پایگاه شناسه ملی اشخاص حقوقی و درج اطلاعات درقسمت واحد ثبتی جدید شخصیت حقوقی نسبت به ایجاد آن اقدام لازم صورت گیرد.
12- درج شناسه ملی اشخاص حقوقی و کدپستی در متن آگهی انتقال الزامی است و از اختصاص شناسه ملی جدید به اشخاص حقوقی منتقل شده علی رغم اعطاء شماره ثبت جدید جدا خودداری گردد.
مرتضی ادب
سرپرست اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری
