| فهرست مطالب |
شماره صفحه |
| تعاریف |
1 |
| سیاست پذیرش مشتری |
3 |
| رویه های شناسایی مشتری |
5 |
| نظارت مستمر بر حسابها |
10 |
| مدیریت ریسک |
11 |
| نگه داری سوابق مشتریان و معاملات آن ها |
12 |
| گستره شمول دستور العمل |
13 |
«بسمه تعالی»
دستور العمل
چگونگی شناسایی مشتریان مؤسسات اعتباری
به منظور فراهم آوردن تمهیدات لازم برای اجرای بند ۸ از ماده ۱۴ قانون پولی و بانکی کشور مصوب تیر ماه ۱۳۵۱ و اصلاحات پس از آن و نیز بند الف از ماده ۷ قانون مبارزه با پولشویی مصوب دوم بهمن ماه ۱۳۸۶ مجلس شورای اسلامی و مدیریت انواع ریسکهای بانکی به ویژه ریسکهای عملیاتی و شهرت دستورالعمل چگونگی شناسایی مشتریان مؤسسات اعتباری به شرح زیر تدوین میشود:
تعاریف
ماده ۱- گستره تعاریف ارائه شده در این ماده محدود به این دستورالعمل است.
۱-۱ بانک مرکزی: بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران؛
۱-۲- موسسات اعتباری: بانکها موسسات اعتباری غیربانکی و دیگر موسسات پولی و اعتباری اعم از صندوقهای قرض الحسنه تعاونیهای اعتبار صرافی ها و شرکتهای لیزینگ؛
1-3- مدیریت ارشد: اعضای هیات عامل ٫ مدیر عامل و آن گروه از مدیران اجرایی و کارکنان ارشد مؤسسه اعتباری است که مستقیما زیر نظر هر یک از اعضای هیات عامل مدیر عامل قرار داشته مسئولیت اجرای استراتژیها و سیاستهای مصوب هیات مدیره یا هیات عامل را حسب مورد بر عهده دارند.
۴-۱- ریسک عملیاتی: احتمال بروز زیان ناشی از نامناسب بودن و عدم کفایت فرایندها و روشها افراد و سیستمهای داخلی یا ناشی از رویدادهای خارج از موسسه اعتباری از جمله وقفه های عملیاتی جرایم مشتریان محصولات و عملکرد کاری عملکرد استخدامی و ایمنی محیط کار؛
۱-۵- ریسک شهرت: احتمال بروز زبان در اثر از دست دادن حسن شهرت به دلایلی از جمله وضعیت نامطلوب مالی تنزل رتبه اعتباری و یا از دست دادن اعتماد عمومی؛
۶-۱- شناسایی مشتری: شناخت و تایید هویت مشتری با استفاده از منابع اطلاعاتی مستندات و داده های مستقل معتبر و قابل اتکا.
1-7- مشتری:
- شخص حقیقی یا حقوقی که در مؤسسه اعتباری دارای حساب بوده و یا به نفع او یا به نمایندگی یا وکالت از سوی او حساب بانکی به نام وی افتتاح شود؛
- شخص حقیقی یا حقوقی که با موسسه اعتباری دارای روابط کاری است (از طریق برون سپاری، عملیات بیمه و ...)؛
- هر شخص حقیقی یا حقوقی که طرف مقابل موسسه اعتباری و یا ذینفع یا ذینفعان در رابطه با دیگر خدمات بانکی است و از ناحیه وی ممکن است ریسک های مختلف به ویژه ریسکهای شهرت و عملیاتی متوجه موسسه اعتباری شود.
۱-۸- مشتری گذری: مشتری است که به منظور دریافت خدمت بانکی خاصی به موسسه اعتباری مراجعه کرده و ارایه این خدمت مستلزم تشکیل پرونده نمیباشد. ارتباط مشتری گذری با موسسه اعتباری فاقد ویژگی استمرار است.
1-9- مشتری دایمی: مشتری است که ارتباط وی با موسسه اعتباری واجد ویژگی مهم استمرار است و به دلیل نوع و ماهیت خدمات مورد نیاز تشکیل پرونده جهت درج اطلاعات هویتی و دیگر اطلاعات مورد نیاز برای وی ضرورت دارد.
۱-۱۰- مصادیق خدمات بانکی عبارتند از:
- افتتاح انواع حساب ؛
- اعطای تسهیلات؛
- عملیات اعتبارات اسنادی؛
- حواله انواع وجوه؛
- خرید و فروش ارز اعم از نقدی ،حواله ای چک مسافرتی ارزی و موارد مشابه؛
- صدور انواع ضمانت نامه ها و ظهرنویسی آنها؛
- خرید دین وصول یا تنزیل اسناد تجاری و بانکی از جمله بروات چک و سفته و ظهر نویسی آنها؛
- صدور انواع چک های بانکی؛
- خدمات مربوط به کارتهای پرداخت الکترونیکی و بانکداری الکترونیک؛
- اجاره صندوق امانات؛
- خرید و فروش گواهی سپرده عام و خاص و اوراق بهادار.
ماده ۲- موسسه اعتباری موظف است برای تحقق اهداف این دستور العمل، سیاستها و رویه های شفافی را تدوین نموده آنها را سالیانه مورد بازنگری قرار دهد. این سیاست ها و رویه ها میبایست موارد زیر را در برگیرند:
- سیاست پذیرش مشتری؛
- رویه های شناسایی مشتری؛
- نظارت مستمر بر حسابها؛
- مدیریت ریسک.
سیاست پذیرش مشتری
ماده ۳- موسسه اعتباری موظف است برای پذیرش مشتری معیارهای مشخص و شفافی داشته باشد. در این معیارها میبایست موارد ذیل مورد توجه قرار گیرند:
3-1- گشایش هر نوع حساب منوط به شناسایی مشتری و بر اساس اسناد معتبر می باشد.
3-2- موسسه اعتباری میبایست قبل از افتتاح حساب کنترلهای لازم را اعمال کند تا اطمینان یابد مشخصات متقاضی افتتاح حساب با مشخصات اشخاصی که افتتاح حساب برای آنها مجاز نیست انطباق نداشته باشد.
ماده ۴- موسسه اعتباری موظف است مشتریان حقیقی ، حقوقی ) خود را با توجه به ریسکی که احتمال میدهد از ناحیه آنها و به واسطه عواملی همچون موقعیت اجتماعی و شغلی وضعیت مالی نوع و ماهیت فعالیت حرفه ای پیشینه مشتری موطن اصلی حسابهای مرتبط یا دیگر شاخصهای موثر به تشخیص موسسه اعتباری متوجه موسسه می شود؛ طبقه بندی نماید.
ماده ۵- طبقه بندی مذکور در ماده (۴) باید به گونه ای انجام شود که دریافت اطلاعات از مشتریان بر اساس طبقه تخصیص داده شده به آنها انجام شود. بدین ترتیب از مشتریانی که دارای حداقل ریسک میباشند اخذ حداقل اطلاعات لازم کفایت میکند و در خصوص مشتریانی که در طبقات در معرض ریسک بیشتر قرار گرفته اند. اطلاعات می بایست در سطح گسترده تری دریافت شود.
ماده ۶- موسسه اعتباری موظف به حفظ و نگهداری اطلاعات مشتریان بوده و هم چنین لازم است برای پیشگیری از افشای آنها تدابیر لازم را اتخاذ نماید.
ماده ۷- به منظور به هنگام نمودن اطلاعات موسسه اعتباری باید در متن قرارداد منعقده مشتری را مکلف سازد هر گونه تغییر در اطلاعات ارایه شده خود را با مستندات مربوط و در اسرع وقت به اطلاع موسسه اعتباری برساند.
ماده ۸- موسسه اعتباری موظف است ظرف یک سال از تاریخ ابلاغ این دستور العمل نسبت به شناسایی مشتریان موجود خود و حصول اطمینان از صحت اطلاعات آنها بر اساس مفاد این دستور العمل اقدام نماید.
ماده ۹- در صورتی که موسسه اعتباری به دلایلی همچون عدم همکاری مشتری نتواند اطلاعات لازم را برای شناسایی وی به دست آورد و یا مشتری اقدام به ارایه اطلاعات غیر واقعی نماید، موسسه اعتباری میتواند پس از توضیح مراتب به مشتری از گشایش حساب برای وی خودداری نماید یا در صورتی که برای او حسابی افتتاح شده باشد از ارایه هر گونه خدمت به آن مشتری خودداری نماید. لازم است مفاد این بند به نحو مقتضی در قرارداد بین موسسه اعتباری و مشتری منظور شود.
ماده ۱۰- موسسه اعتباری موظف است مشخصات مشتریانی را که مبادرت به اعلام اطلاعات غیر واقعی نموده اند مطابق فرم پیوست و ساز و کاری که توسط بانک مرکزی اعلام میشود به اداره اطلاعات بانکی این بانک اطلاع دهند.
رویه های شناسایی مشتری
ماده ۱۱- موسسه اعتباری موظف است سیاستهای مناسبی را برای شناسایی مشتریان اتخاذ کند.
تبصره: سیاستهای شناسایی مشتری باید به گونه ای تدوین شود که امکان پیگیری های نظارتی انتظامی و قضایی توسط مراجع ذی صلاح فراهم باشد.
ماده ۱۲- برای شناسایی مشتریان جدید موسسه اعتباری باید بر اساس نوع خدمتی که مشتریان مزبور متقاضی دریافت آن هستند اطلاعات لازم را در حد کفایت دریافت نماید.
ماده ۱۳- شناسایی مشتری میبایست متناسب با نوع و اهمیت خدمات بانکی مورد تقاضای مشتری افتتاح انواع حساب دریافت سایر خدمات بانکی و یا معاملاتی که مبالغ آنها بیش از آستانه های تعریف شده از سوی مراجع ذیربط است و طی مراحل ذیل انجام شود.
۱۳-۱- دریافت اطلاعات لازم:
موسسه اعتباری میبایست با توجه به طبقه تعریف شده برای مشتری اطلاعات مورد نیاز برای شناسایی مشتریان جدید حقیقی و حقوقی را به شرح زیر کسب نماید.
نام و نام خانوادگی شماره ملی شماره شناسنامه شماره سریال شناسنامه، محل صدور تاریخ تولد نام پدر نشانی کامل محل سکونت و کد پستی شماره تلفن محل سکونت شغل نوع حساب و انتظاری که از عملکرد آن حساب می رود و امضاء.
تبصره ۱: در مورد محجورین لازم است علاوه بر شخص محجور اطلاعات مذکور در خصوص ولی قیم و وصی نامبرده نیز دریافت شود.
تبصره ۲: چنانچه با برقراری سیستم برخط با سازمان ثبت احوال کشور امکان دریافت برخی از اطلاعات مورد نیاز فراهم باشد دریافت مجدد این اطلاعات از مشتری ضرورت ندارد.
نام و نام خانوادگی مشخصات کامل آنها (مطابق با مندرجات گذرنامه) شماره و مشخصات پروانه اقامت به ویژه تاریخ پایان اقامت (انقضای موعد) نشانی کامل محل سکونت در ایران و کد پستی شماره تلفن محل سکونت شغل و امضا در صورت تجدید اقامت تاریخ جدید باید اخذ شود.
در مورد اشخاص حقوقی ایرانی لازم است متناسب با نوع و اهمیت خدمات و نیز طبقه مشتری اطلاعات ذیل دریافت شود:
نام شخص حقوقی تاریخ شماره ثبت و کد شناسایی (در صورت وجود)، موضوع فعالیت مشخصات فرد یا افرادی که حق برداشت از حساب شخص حقوقی را دارند و سمت آنها مشخصات و نشانی محل سکونت اعضای هیات مدیره هیات عامل ٫ مدیر عامل حسابرس حسابرسان مستقل بازرس یا بازرسان قانونی و سهام دارانی شرکایی که بیش از ۲۰ درصد سهام سرمایه) شخص حقوقی را در اختیار دارند در مورد سایر شرکتها و مؤسسات مشخصات و نشانی موسسین یا هیات امنا و ارکان مشابه محل اصلی فعالیت نشانی و کد پستی دفتر مرکزی شماره های تلفن و دورنگار آن اسامی صاحبان امضای مجاز و نمونه امضای آنها و اطلاعات مربوط به نحوه رسمیت داشتن کلیه اسناد مالی و مکاتبات مربوط مدت و حدود اختیارات هیات مدیره و مدیر عامل و یا ارکان مشابه موسسه در مورد حساب ها.
- از آنجا که به موجب ماده ۵۸۷ قانون تجارت موسسات و تشکیلات دولتی و بلدی به محض ایجاد و بدون احتیاج به ثبت دارای شخصیت حقوقی میشوند اخذ تاریخ و شماره ثبت این گونه سازمان ها فاقد موضوعیت است ولی لازم است اطلاعات جایگزین در این رابطه اخذ و در سوابق نگه داری شود.
در مورد شرکتهای تابعه دفاتر نمایندگی ، شعب و یا هرگونه واحدهای سازمانی وابسته اشخاص حقوقی خارجی در ایران لازم است علاوه بر مشخصات اشخاص حقیقی و حقوقی واحدهای مزبور در ایران مشخصات شرکت مادر در خارج از کشور به شرح مندرج در مورد اشخاص حقوقی و نیز مشخصات اعضای هیات مدیره مدیران ارشد و سایر ارکان مشابه هر یک از آنها در خارج از کشور به شرح مندرج در مورد اشخاص حقیقی اخذ شود. تبصره ۱ به منظور افتتاح حساب بانکی برای مشتریان مربوط به طبقاتی که در معرض ریسک بیشتر قرار دارند ضروری است هدف شخص از افتتاح حساب اعلام شود (در مورد تمامی مشتریان مذکور در بند ۱-۱۳).
تبصره ۲: در صورتی که سازمان ثبت شرکتها برای اشخاص حقوقی کد شناسایی مشخصی تعیین کرده باشد تطبیق مشخصات متقاضی با توجه به کد مربوط احراز و ثبت میشود.
۱۳-۲- دریافت مدارک معتبر:
موسسه اعتباری باید اطلاعات مربوط به شناسایی مشتریان حقیقی را از طریق اخذ حداقل، اصل یکی از مدارک شناسایی معتبر از آنها به تناسب طبقه مشتری از نظر ریسک و خدمات بانکی مورد درخواست احراز نماید. شناسایی مشتریان حقوقی با رویت اصل کلیه مدارک ثبتی مندرج در این ماده انجام میشود.
مدارک شناسایی معتبر عبارتند از:
- برای اشخاص حقیقی ایرانی:
- کارت ملی معتبر؛
- شناسنامه؛
- گواهی نامه رانندگی معتبر؛
- گذرنامه معتبر.
تبصره: در مورد محجورین لازم است علاوه بر مدارک فوق سند رسمی دال بر تایید سمت ولی قیم و وصی نیز دریافت شود.
- برای اشخاص حقیقی خارجی:
- گذرنامه معتبر؛
- پروانه اقامت دایم (صرفا برای افتتاح حساب جاری).
- برای اشخاص حقوقی:
- اصل یا تصویر تایید شده (مصدق) گواهی نامه ثبت شرکت شرکت نامه؛
- اظهار نامه ثبت شرکت یا اساسنامه (با توجه به وضعیت شرکت)؛
- تصویر روزنامه رسمی مبنی بر ثبت شرکت؛
- مصوبه هیات مدیره مبنی بر افتتاح حساب (به نام شرکت) و معرفی صاحبان امضای مجاز؛
- تعهد نامه اشخاص حقوقی مذکور مبنی بر اعلام هر نوع تغییر - بلافاصله پس از وقوع - که در شرکت نامه یا اساسنامه و یا بر اساس تصمیمات هیات مدیره در خصوص افتتاح حساب و معرفی صاحبان امضای مجاز ایجاد می شود.
- در مورد اشخاص حقوقی خارجی ترجمه رسمی اسناد و مدارک ثبت آنها گواهی ثبت شخص حقوقی خارجی میبایست به تایید کنسولگری کشور موطن اصلی آن شخص در ایران و یا کنسولگری ایران در کشور موطن اصلی برسد در صورت عدم استقرار کنسول گری مزبور در کشورهای طرفین تایید این گواهی از سوی کنسول گری یا سفارت خانه ذیربط به تشخیص وزارت امور خارجه ج.ا.ا مورد پذیرش است. هم چنین این گواهی می بایست به تایید اتاق بازرگانی کشور موطن اصلی در مورد اشخاص حقوقی تجارتی و یا مقام نظارتی مسئول در آن کشور در مورد اشخاص حقوقی غیر تجارتی رسانیده شود.
ماده ۱۴- در خصوص آن گروه از مشتریان گذری که متقاضی دریافت خدمات بانکی نظیر وصول وجه چک و یا حواله وجوه با مبالغ حایز اهمیت در چارچوب ضوابط مربوط به پیشگیری از پولشویی هستند ضروری است شماره ملی مشتری از طریق ارتباط برخط با سازمان ثبت احوال کشور استعلام و تاییدیه آن در سوابق نگه داری شود.
تبصره: در صورت عدم امکان برقراری ارتباط برخط با سازمان ثبت احوال کشور و هم چنین در مورد اشخاص خارجی حقیقی ٫ حقوقی لازم است هویت مشتری بر حسب شرایط مندرج در ماده (۱۳) احراز شود.
ماده ۱۵- به منظور مستند سازی اطلاعات هویتی مشتری حقیقی لازم است تصویر کارت ملی ٫ شناسنامه برای اشخاص حقیقی ایرانی گذرنامه معتبر ٫ پروانه اقامت دایم در خصوص افتتاح حساب جاری هر دو مدرک یاد شده برای اشخاص حقیقی خارجی دریافت شود.
تبصره: در خصوص اشخاص حقیقی ایرانی پس از تجدید و تکمیل سیستم جامع گردآوری اطلاعات مشتریان در بانک مرکزی و فراهم شدن امکان شناسایی مشتریان بر اساس شماره ملی موسسه اعتباری میتواند صرفا به نگه داری تصویری از کارت ملی در پرونده مشتری اکتفا نماید.
ماده ۱۶- به منظور مستند سازی اطلاعات هویتی مشتری ،حقوقی، لازم است تصویر گواهی نامه ثبت شرکت اساسنامه روزنامه رسمی مبنی بر ثبت شرکت و مصوبه هیات مدیره مبنی بر افتتاح حساب به نام شرکت و معرفی صاحبان امضای مجاز برای اشخاص حقوقی ایرانی و تصویر ترجمه رسمی اسناد و مدارک ثبت آنها ، تصویر گواهی ثبت شخص حقوقی خارجی که به تایید کنسولگری کشور موطن اصلی آن شخص در ایران و یا کنسولگری ایران در کشور موطن اصلی رسیده باشد در صورت عدم استقرار کنسول گری مزبور در کشورهای طرفین تصویر تاییدیه این گواهی از سوی کنسول گری یا سفارتخانه ذیربط به تشخیص وزارت امور خارجه ج.ا. و مورد تایید اتاق بازرگانی کشور موطن اصلی در مورد اشخاص حقوقی تجارتی و یا مقام نظارتی مسئول در آن کشور دریافت شود در مورد اشخاص حقوقی غیر تجارتی)) .
تبصره ۱: تمامی مستندات مذکور در مواد (۱۵) و (۱۶) این دستورالعمل ، می بایست پس از رویت دارنده امضای مجاز در موسسه اعتباری تطبیق با اصل مدارک مذکور تایید و درج عبارت تصویر برابر اصل است بر روی آنها توسط وی ، در سوابق مشتری نگه داری شود.
تبصره ۲: مستندسازی نشانی مشتری در صورت ضرورت اخذ آن میبایست بر اساس مدارک مستند و روشهای مطمئن و قابل اثبات از جمله اخذ سند مالکیت محل سکونت یا محل فعالیت اجاره نامه قبوض مربوط به خدمات عمومی شهری مثل قبض آب برق و یا تلفن انجام شود.
تبصره 3: در صورتی که وکیل وصی قیم و یا ولی به نمایندگی از طرف شخص یا اشخاص دیگری متقاضی دریافت خدمات بانکی باشد لازم است موسسه اعتباری نسبت به شناسایی هویت نماینده شخص (اشخاص) و مستندسازی مدارک وی نیز مطابق با مفاد این مقررات اقدام نماید.
ماده ۱۷- در خصوص آن گروه از خدمات بانکی که در چارچوب قوانین و مقررات خاص مستلزم دریافت اطلاعات و مدارک دیگری نیز باشند موسسه اعتباری می بایست علاوه بر رعایت ضوابط مندرج در این دستورالعمل برای شناسایی مشتری مقررات ذی ربط را نیز اعمال نماید.
نظارت مستمر بر حسابها
ماده ۱۸- موسسه اعتباری میبایست سیستم جامعی از مدیریت اطلاعات را ایجاد نماید و ترتیبی اتخاذ کند که اطلاعات مربوط به مشتریان در این سیستم گردآوری و پردازش شده و در اختیار واحدهای ذی ربط قرار گیرد.
ماده ۱۹- به منظور کنترل موثر ریسکهای ناشی از عدم شناسایی کافی مشتری لازم است حساب وی - متناسب با طبقه تخصیص داده شده - تحت نظارت قرار گیرد.
ماده ۲۰- موسسه اعتباری موظف است تراکنشهای پیچیده کلان و غیر معمول حساب مشتریان را که مشکوک به نظر میرسند، تحت پایش قرار دهد.
ماده ۲۱- به منظور اعمال رویه واحد در سطح شعب لازم است هیات مدیره موسسه اعتباری استانه ای را که در صورت عبور گردش حساب هر طبقه از آن موسسه اعتباری موظف به پایش آن حساب میشود در چارچوب ضوابط مربوط به پیشگیری از پول شویی تعیین کند.
ماده ۲۲- در رابطه با تحرکات غیر معمول حساب به عنوان مثال نقل و انتقال حجم قابل ملاحظه وجه نقد بر خلاف رویه های معمول فعالیت مشتری یا گردش غیر متعارف حساب وی لازم است شاخصهای مهمی از پیشینه حساب مشتری مانند مبدا، منبع وجوه نوع عملیات و سایر عوامل موثر در ریسک مورد توجه قرار گیرند.
ماده ۲۳- در مورد حسابهای در معرض ریسک بیشتر موسسه اعتباری موظف است سیستمی ایجاد کند که حسابهای یاد شده به طور ادواری نیز تحت پایش قرار گیرند.
ماده ۲۴- نظام کنترل داخلی موسسه اعتباری باید از توانمندی لازم برای گزارش دهی تحرکات مشکوک و غیر معمول حسابها سپرده گذاری یا برداشت بیش از آستانه های تعیین شده برخوردار باشد.
مدیریت ریسک
ماده ۲۵- هیات مدیره مدیریت ارشد و یا رده سازمانی معادل آن در موسسه اعتباری می بایست از وجود برنامه های موثر شناسایی مشتریان و پیاده سازی آنها از طریق ایجاد رویه های مناسب اطمینان حاصل کند این برنامه ها باید امکان نظارت موثر مدیریت بر سیستم ها کنترلها تفکیک وظایف و آموزش کارکنان را فراهم آورند. مسئولیت نهایی تصمیمات اخذ شده در این خصوص بر عهده هیات مدیره یا ارکان معادل آن در موسسه اعتباری است.
ماده ۲۶- مسئولیت اجرای سیاستها و رویه های هیات مدیره در خصوص شناسایی کافی مشتریان بر عهده مدیریت ارشد موسسه اعتباری است به منظور ارتباط با موسسات و سازمانهای ذی ربط و پاسخگویی به آنها در این خصوص لازم است موسسه اعتباری یکی از کارکنان ارشد خود را به این مهم اختصاص دهد.
ماده ۲۷- واحدی که وظیفه تطبیق را در موسسه اعتباری بر عهده دارد یا یکی از واحدهای موسسه به انتخاب هیات مدیره ، میبایست سیاستها و رویه های شناسایی مشتریان تعیین شده از سوی هیات مدیره یا رده سازمانی معادل آن در موسسه اعتباری را با قوانین و مقررات ذی ربط تطبیق داده و نتیجه را جهت ارائه گزارش به هیات مدیره به کمیته حسابرسی موضوع پیوست شماره ۱ بخشنامه شماره ۱۱۷۲ مورخ ۳٫۳۱ ۱۳۸۶ بانک مرکزی تحت عنوان رهنمودهایی برای نظام موثر کنترل داخلی در موسسات اعتباری منعکس نماید.
ماده ۲۸- مسئولیت ارزیابی گزارشهای دریافتی از واحد واحدهایی که وظیفه تطبیق را بر عهده دارند از جمله واحد حسابرسی داخلی و یا واحد تطبیق ) - در رابطه با اجرای سیاستها و رویه های مصوب چگونگی شناسایی مشتریان و ارائه پیشنهادات لازم به هیات مدیره - بر عهده کمیته حسابرسی است.
ماده ۲۹- حسابرسان داخلی میبایست اجرای سیاستها و رویه های شناسایی مشتریان را در شعب و تمامی سطوح موسسه اعتباری مورد بررسی قرار داده هر گونه انحراف را به همراه پیشنهادهای اصلاحی به کمیته حسابرسی گزارش نمایند.
ماده ۳۰- موسسه اعتباری می بایست برنامه های آموزشی مستمری را در مورد چگونگی شناسایی مشتریان برای کارکنان خود تدارک ببیند این برنامه های آموزشی باید به گونه ای طراحی شوند که کارکنان به شناخت کافی و منطقی نسبت به ضرورت اهمیت و نحوه اجرای سیاستها و رویه های شناسایی مشتریان دست یابند.
تبصره ۱: موسسه اعتباری موظف است هر سال یکبار تمامی اطلاعات و اسناد مربوط به حساب های مشتریان را مورد بازبینی قرار داده؛ هر گونه تغییر در اطلاعات مزبور را در پرونده مشتری منظور نماید.
تبصره ۲: خدمات بانکی با مبالغ جزیی- در چارچوب ضوابط مربوط به پیشگیری از پول شویی - از شمول این دستور العمل مستثنی است. این گونه خدمات وفق مقررات مربوط انجام می شود.
نگه داری سوابق مشتریان و معاملات آن ها
ماده ۳۱- هیات مدیره موسسه اعتباری میبایست اطمینان حاصل کند که برای نگه داری و پردازش مناسب اطلاعات تدابیر لازم اندیشیده شده و سیستمهای توانمند در موسسه استقرار یافته اند به گونه ای که در مواقع ضرور مراجع ذی ربط به سرعت و با سهولت بتوانند به اطلاعات مورد نظر دست یابند موضوع فصل پنجم از بخشنامه شماره ۱۱۷۲ مورخ ۱۳۸۶٫۳٫۳۱ بانک مرکزی تحت عنوان رهنمودهایی برای نظام موثر کنترل داخلی در موسسات اعتباری ) .
ماده ۳۲- موسسه اعتباری باید تمامی مدارک و مستندات مربوط به هویت مشتری را حداقل ، به مدت ۱۰ سال پس از بسته شدن حساب وی نگه داری نماید.
ماده ۳۳- موسسه اعتباری موظف است سوابق تراکنشهای مالی را به مدت حداقل ۱۰ سال نگه داری نماید لازم است در این سوابق اطلاعات مربوط به نوع تراکنش مبلغ و نوع ارز تاریخ انجام تراکنش و طرفین تراکنش شماره حسابهایی که تراکنش از طریق آن ها انجام شده است و مشخصات صاحب صاحبان حساب درج شوند.
ماده ۳۴- در صورت بهره گیری از روشها و فن آوریهای نوین جهت حفظ و نگه داری مدارک و مستندات مذکور لازم است هیات مدیره موسسه اعتباری اطمینان حاصل کند که مستندات مزبور دارای وجاهت قانونی بوده امکان پیگیریهای نظارتی انتظامی و قضایی را در آینده با دقت و سرعت لازم فراهم می کند.
گستره شمول دستور العمل
ماده ۳۵- این دستورالعمل برای تمامی شعب بانکها و موسسات اعتباری خارجی در کشور، موسسات اعتباری واقع در مناطق آزاد تجاری - صنعتی و واحدهای بانکی ایرانی در خارج از کشور که مقررات شناسایی مشتریان در کشور میزبان پایین تر از حد ضوابط تعیین شده در این دستورالعمل است نیز لازم الاجرا میباشد.
این دستور العمل در ۳۵ ماده و ۱۳ تبصره در جلسه مورخ ۸۷٫۵٫۲۳ کمیسیون اعتباری به تایید رسید.
