آییننامه نگهداری و امحای اسناد و مدارک بانکی طبق قانون پولی و بانکی کشور
آییننامه مدت و طرز نگهداری اوراق، اسناد، مدارک و دفاتر و امحای اوراق زائد
(موضوع بند «ب» ماده 27 قانون پولی و بانکی کشور)
ماده 1- تعاریف- واژههایی که در آییننامه مدت و طرز نگهداری اوراق، اسناد، مدارک و دفاتر و امحاء اوراق زائد بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران بهکاربرده شدهاند بهشرح ذیل تعریف میشوند:
آییننامه- درکلیه مواد آییننامه بهجای عبارت «آییننامه مدت و طرز نگهداری اوراق، اسناد، مدارک و دفاتر و امحاء اوراق زائد بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران» از این واژه استفاده میشود.
بانک مرکزی- درکلیه مواد آییننامه بهجای عبارت « بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران» از این واژه استفاده میشود.
پروندهها- در کلیه مواد آییننامه بهجای کلمات «اوراق، اسناد، مدارک» از این واژه استفاده میشود.
پروندههای راکد- به پرونده هایی اطلاق میشود که یکسال از تاریخ صدور و یا تسویه آنها گذشته و به مراجعات متعدد نیاز نداشته باشند.
اسکن- تصاویری که از پروندهها تهیه میشود تا در مواقع نیاز از جمله طرح در محاکم قانونی، ارائه گردد.
ماده2 - پروندههای راکد بانک مرکزی به چهار گروه تقسیم میگردند:
گروه یک- پروندههایی که عین آنها در بانک مرکزی نگهداری میشوند و قابل امحاء نمیباشند.
گروه دو- پروندههایی که به محض وصول توسط دایره اموراسناد و مدارک، نسبت به تهیه اسکن و یا ثبت الکترونیکی و دیجیتالی آنها اقدام و عین آنها تا دهسال نگهداری میشوند.
گروه سه- پروندههایی که به محض دریافت توسط دایره اموراسناد و مدارک، نسبتبه تهیه اسکن و یا ثبت الکترونیکی و دیجیتالی آنها اقدام و عین آنها بلافاصله امحاء میگردند.
گروه چهار- پروندههایی که نگهداری آنها بیش از مواعد تعیین شده در آییننامه ضرورت ندارد و پس از انقضای مدتهای مزبور (از تاریخ صدور و یا تسویه) بدون تهیه اسکن و یا ثبت الکترونیکی و دیجیتالی امحاء میگردند.
تبصره- در مواردیکه اطلاعات مربوط به پروندههای مطروحه در آییننامه بهصورت الکترونیکی تولید وجایگزین نسخههای کاغذی گردد از حیث مدت نگهداری، تابع مدتهای مقرر در آییننامه خواهد بود.
ماده3 - ادارات بانک مرکزی مکلفند هرساله پروندههای راکد خود را پس از انجام بازرسی و حسابرسی دورهای توسط اداره بازرسی و حسابرسی داخلی، درچارچوب مقررات آییننامه و با هماهنگی و نظارت اداره دبیرخانه مرکزی و اموراسناد ، پس از تنظیم فهرست ارسال سوابق، به دایره اموراسناد و مدارک ارائه نمایند و اداره دبیرخانه مرکزی و اموراسناد موظف است در سررسیدهای مقرر در آییننامه، پس از تنظیم و تکمیل فهرست پروندههای قابل امحاء، نسبتبه امحای آنها اقدامنماید.
تبصره1- ادارات بانک مرکزی بههنگام ارسال پروندههای راکد خود به دایره اموراسناد و مدارک (برای نگهداری و امحاء) مکلفند، فهرست ارسال سوابق را باتوجه به زمان امحای پروندهها، تکمیل نموده و با امضاء مدیر مربوط، به اداره دبیرخانه مرکزی و اموراسناد ارائه نمایند.
تبصره2 - چنانچه ادارهای با امحاء پروندههای مربوط به سالهای قبل خود (موجود در دایره اموراسنادومدارک) درسررسیدهای مقرر موافق نباشد،اتخاذ تصمیم دراین خصوص با کارگروه مندرج در ماده 4 خواهد بود و اگر کارگروه با نظر آن اداره موافقت نماید، ادامه نگهداری پروندههای موردنظر منوط به ارائه گزارشی توجیهی توسط مدیر اداره مربوط خواهد بود که به تایید عضو هیات عامل ناظر و رئیس کل بانک رسیده باشد.
ماده4- چنانچه درانطباق برخی از پروندههای ارسالی ادارات با مندرجات و موازین مقرر در آییننامه ابهام وجود داشته باشد، کارگروهی متشکل از نمایدگان ادارات بازرسی و حسابرسی داخلی، بررسیهای حقوقی، سازمان و روشها، دبیرخانه مرکزی و اموراسناد و اداره مربوط، موارد اختلاف را با مقررات آییننامه تطبیق خواهد داد. تصمیمات کارگروه که با اکثریت آراء معتبر میباشد در صورتجلسه قید و در دایره اموراسناد و مدارک نگهداری می شود.
ماده5- پروندههایی که قابل امحاء تشخیص داده میشوند (با رعایت مفاد ماده 2 و درچارچوب مقررات آییننامه) پس از فهرست برداری و اخذ امضاء مدیر اداره مربوط با حضور نمایندگان ادارات بازرسی و حسابرسی داخلی، حراست و دبیرخانه مرکزی و اموراسناد، نظارت و امحاء میگردند و صورت مجلس امحاء با ذکر تاریخ، محل و چگونگی امحاء، تنظیم و در دایره اموراسناد و مدارک نگهداری میشود.
ماده6 - پروندههایی که قابل امحاء نمیباشند و در دایره اموراسناد و مدارک نگهداری میشوند عبارتند از:
دفاترکل.
دفاتر روزنامه.
دفاتر ثبت جواهرات ملی و کلیه سوابق و مدارک ساخت و نقل و انتقال جواهرات، ورود و خروج طلا و پروندههای اصلی خزانه جواهرات و اسناد و مدارک مربوط به طلای زیرکلید و پشتوانه اسکناس.
صورتهای مالی سالانه بههمراه گزارشها و پیوستهای مربوط.
سوابق مکاتبات و گزارشهای مربوط به تشکیل و تاسیس بانک مرکزی.
اوراق سهام و سفتههای دریافتی.
اسناد مالکیت اموال منقول و غیرمنقول بانک مرکزی و متفرعات آن مانند: آب، برق، تلفن و غیره، تا زمانی که در مالکیت بانک مرکزی باشند.
سوابق مربوط به تاسیس و انحلال بانکها و موسسههای پولی و مالی غیربانکی و اعتباری.
اسناد ملی، تاریخی، فرهنگی و اسناد و احکام بیانیه الجزایر که در بانک مرکزی ایجاد شده و یا به بانک مرکزی واصل شده است.
صورتجلسات و مصوبات مجمع عمومی بانک مرکزی ، شورای پول و اعتبار، هیاتعامل، هیات نظارتبر اندوخته اسکناس، هیات نظارتبر چاپ اوراق بهادار و همچنین کمیتهها و کمیسیونهایی که بهموجب تصویب مراجع قانونی تشکیل میگردند.
نسخه اول فهرست پروندههای ارسالی ادارات به دایره اموراسناد و مدارک ، نسخه اول فهرست پروندههای قابل امحاء، صورتمجلس امحاء پروندههای مذکور در ماده 5 و صورتجلسه اتخاذ تصمیم درمورد پروندههای زائد موضوع ماده 4.
اصل میکروفیلمهای موجود، اسکنها و یا ثبتهای الکترونیکی و دیجیتالی تهیه شده از پروندههای موضوع مواد 7 و 8 .
تبصره- منظور از دفاتر ردیفهای 1 و 2، همان دفاتر قانونی مذکور در قانون تجارت میباشد که مطابق مقررات تحریر و تنظیم میگردند.
ماده 7- پروندههایی که به محض وصول توسط دایره اموراسناد و مدارک، نسبتبه تهیه اسکن و یا ثبت الکترونیکی و دیجیتالی آنها اقدام و عین آنها تا ده سال از تاریخ وصول به بانک مرکزی یا صدور یا انقضای مدت آنها نگهداری میشوند عبارتنداز:
قراردادها و موافقتنامههای بین بانک مرکزی و بانکها، موسسات بینالمللی، سازمانهای دولتی و وابسته به دولت و سایر اشخاص حقیقی و حقوقی از تاریخ انقضاء مدت آنها.
سوابق مربوط به افتتاح حسابهای ارزی در بانکهای خارجی و سوابق وامها و سرمایهگذاریهای ایران در خارج از کشور از تاریخ انقضاء.
سوابق مربوطبه اوراق اصلی معاملات عمده بانک مرکزی ازقبیل مناقصه، مزایده و حراج و صورتجلسات کمیسیونمعاملاتو پروندههایساختمانی وتاسیساتی از تاریخ تسویهحسابآنها.
دفاتر معین اداره حسابداریکل و بودجه.
چکها و کلیه اسناد حسابداری.
نسخههای اصلی نمونه امضاء کارکنان بانک مرکزی، از تاریخ حذف آنها.
کارتهای نمونه امضاء حسابهای بانکی پس از اینکه از جریان خارج شود.
سوابق مربوطبه حوالههای وارده و صادره ارزی (پس از پاکسازی و خارج شدن اوراق اضافی) و بروات یا چکهای خارجی که برای وصول به بانک مرکزی ارائه شده است و اسناد مربوط به خرید و فروش اسکناس و نقود بیگانه.
صورت دستمزد، حقوق و مزایای کارکنان اعم از قراردادی، ثابت، غیررسمی و عناوین مشابه که به تایید سازمان تامین اجتماعی رسیده است.
ماده 8 - پروندههایی که به محض دریافت توسط دایره اموراسناد و مدارک ، نسبتبه تهیه اسکن و یا ثبت الکترونیکی و دیجیتالی آنها اقدام و عین آنها بلافاصله امحاء میگردند عبارتنداز:
دستور جلسات مجمع عمومی بانک مرکزی، شورای پول و اعتبار و هیات عامل.
سوابق اصلی پرسنلی کارکنان پس از قطع رابطهکامل استخدامی و مالی با بانک مرکزی.
دفاتر رونوشت نامهها (لیوردوکپی)، تلکسها و بخشنامههای صادره، صورتجلسات کمیسیونها وکمیتههای داخلی بانک مرکزی، از قبیل کمیسیون برنامهریزی نیروی انسانی و تحول اداری، شورای آموزش، کتابخانه و شورای بهداشت و گزارشهای بازرسیوحسابرسی داخلی از ادارات و واحدهای بانک مرکزی.
مجوزهای تخصیص ارز برای سازمانها و وزارتخانهها.
دفاتر ثبت وقایع انتظامات.
اصل جداول محاسباتی نهایی مربوطبه حسابهای ملی و شاخصهای اقتصادی.
اصل لیستهای ماشینی روزنامههای صادره و وارده.
ماده 9 - پروندههایی که نگهداری آنها بیش از مدتهای تعیین شده ذیل ضرورت نداشته و پس از پایان مدت مزبور (از تاریخ صدور و یا تسویه) بدون تهیه اسکن و یا ثبت الکترونیکی و دیجیتالی امحاء خواهند شد:
الف- پروندههایی که پس از مدت ده سال امحاء میگردند عبارتند از:
مکاتبات عمومی دریافتی خارج از بانک مرکزی شامل: اصل نامهها، دورنویسها، دورنگارها، پیامهای سوئیفتی و نظایر آنها.
فهرستهای حساب مرکز واصله از شعب بانک ملی.
دفاتر معین (به استثناء دفاتر معین اداره حسابداریکل و بودجه).
سوابق مربوطبه حوالههای وارده و صادره ریالی و فهرستهای ماشینی مربوط و فهرستهای وارده و صادره طرح حساب بین بانکها.
سوابق مربوطبه طرحریزی آمارها و دستورالعملهای آن شامل: نقشه شهرهای نمونه آماری و فهرستهای اطلاعات خانوارهای مناطق نمونه.
سوابق مربوطبه هزینههای جاری بانک مرکزی اعم از تبلیغات، اجاره، پشتیبانی، تعمیرات، تاسیسات، نگهداری و سوابق مربوط به معاملات متوسط و پرداخت مالیاتهای تکلیفی توسط بانک مرکزی.
سوابق مربوطبه خرید و فروش ارز و طلا و حق برداشت مخصوص (SDR)، سپردهگذاری ارز و طلا و سوابق مربوط به تبدیلات ارزی (خرید و فروش اسکناس و نقود بیگانه) بین بانک مرکزی و بانکها و موسسات خارجی و فرمهای مربوط.
سوابق مربوطبه تخصیص و بودجهبندی ارزی وزارتخانهها، سازمانها و نهادها.
سوابق مربوطبه اصلاح، ابطال یا تمدید فیشهای تخصیص ارز و فهرستهای واریز هزینه یوزانس و اصل واریز نامهها و ثبت سفارشها.
گزارشهای بازرسی شعب بانکها.
سوابق مربوطبه بورس تحصیلیودورههای مقطعی و آموزشهای داخلیوخارجی حین خدمت کارکنان بازنشسته و یا قطع ارتباط استخدامی.
نسخههای سوم نامههای صادره (نسخه بایگانی).
فهرستها و سوابق رفع سوءاثر چکهای برگشتی و سفتههای واخواستی و سوابق مربوط به احکام محکومیت صادرکنندگان چکهای بلامحل.
فهرستهای سوابق حقوق، مزایا، پسانداز، کسور بازنشستگی و بدهی بهداری شاغلین و بازنشستگان و صورتحسابهای کارمندان از تاریخ صدور.
تبصره- درصورت ضرورت، مکاتبات عمومی موضوع ردیف 1 به تشخیص مدیر اداره مربوط پس از تهیه اسکن یا نظایر آن، امحاء خواهند شد. در این رابطه ارائه درخواست کتبی مدیر ذیربط دو ماه قبل از سررسید امحاء به اداره دبیرخانه مرکزی واموراسناد الزامی است.
ب- پروندههایی که پس از مدت پنج سال امحاء میگردند عبارتند از:
اعتبارات اسنادی صادراتی و وارداتی و تاییدیههای مربوط، ضمانتنامهها و سوابق مربوطبه پیمانهای واریز شده و بروات ارزی، پس از واریز و تسویه و در صورت طرح آنها در محاکم قضایی، پس از اختتام و صدور رای نهایی و اجرای حکم.
دفاتر و صورتمجلسهای داخلی نشراسکناس مربوطبه تحویل و تحول موجودی و سوابق مربوط به اهداء، فروش وتعویض مسکوک طلا.
سوابق مربوطبه خریدوفروش اوراق قرضه داخلیوخارجی، قراردادهاوجداول مربوط پساز تسویه.
جداول کلید رمز بین بانک مرکزی و بانکهای داخلی و خارجی پس از تغییر و ابطال.
سوابق مربوطبه ماموریتهای اداری خارج و داخل کشور و صورت مغایرت حسابهای کارگزینی پس از رفع مغایرت.
دفاتر اندیکاتور و دفاتر و فهرستهای ثبت و تحویل و تحول مکاتبات وارده وصادره داخل و خارج از بانک مرکزی.
مکاتبات مربوطبه سوابق تحصیلی و دورههای آموزشی کارکنان بانک مرکزی.
نسخههای اضافی واریزنامه، برگ سبز ثبت سفارش و فهرستهای مربوط.
سوابق پزشکی کارکنان بانک مرکزی و وابستگان، پس از قطع هرگونه ارتباط با بانک مرکزی.
گزارشهای ارزشیابی و نظارت واحدهای آماری.
سوابق مربوطبه خرید و فروش ارزهای قاچاق پس از اجرای حکم قضائی و تسویه.
دفاتر حساب کارگزاران، صورتحسابهای کارگزاران و اعلامیههای ارزی.
ج- پروندههایی که پس از مدت سهسال امحاء میگردند عبارتند از:
صورت مغایرتهای حسابجاری.
دفاتر اداره انتظامات مربوط به ثبت تردد.
جداول و آمارهای ماهانه اعتبارات اسنادی گشایش شده و بروات رسیده و آمار ماهانه و هفتگی وضعیت پروژههای فاینانس و فهرستهای ماشینی ریز تخصیص ارز.
تعهدات تسویه شده دریافتی از مشتریان در موقع ثبت سفارش و اعلامیههای فروش ارز وارداتی و پروانههای گمرکی ورود کالا.
گزارشهای پیشبینی گردش نقدینگی ارزی کشور و فهرستهای اطلاعات و آمار تعهدات ارزی و سپردهگذاری بانکها.
نسخههای اضافی گزارشهای مالی واحدهای بانک مرکزی و فهرستهای مربوط.
نسخههای دوم قراردادهای منعقده و بخشنامههای اداری.
پرسشنامههای آماری و جداول، کلیه فهرستها و اطلاعات آماری و فهرستهای تحقیقات آماری.
گزارشهای مالی سالانه و ادواری دریافتی از بانکها، شرکتها و سازمانهای مختلف.
آمارها و خلاصه حسابهای روزانه و ترازهای دستی و ماشینی ادواری شامل: ترازهای روزانه، ماهانه و ترازهای حسابجاری وخلاصهگردشهای روزانه و ماهانه مربوط و کلیه سوابق مربوطبه بدهکاران و بستکاران موقت پس از تسویه.
د- پروندههایی که پس از مدت دو سال امحاء میگردند عبارتند از:
گزارشهای هفتگی کمیسیون ذخایر ارز، دفاتر ثبت انتقال وجوه حسابهای ارزی بانک مرکزی و کارگزاران و دفاتر فروشارز به بانکها.
اظهارنامهها و گزارشهای دریافتی از بانکها درمورد تسهیلات اعطایی و سپردههای بانکی و رونوشت اعلامیههای صادره از طرف بانک مرکزی در مورد تعهدها و اعتبارهای مشتریان.
اسناد داخلی اداره نشراسکناس و خزانه مربوطبه انتقال وجوه (دریافت و پرداخت) بین دوایر.
دفاتر تحویل و تحول اسلحه و مهمات مربوط به اداره انتظامات.
کلیه فرمهای اطلاعاتی و سوابق مربوطبه تهیه و تغییرات نرمافزارهای رایانهای پس از پایان دوره بهرهبرداری سیستم.
سوابق اداری کارکنان پس از خروج از خدمت و فهرست ماشینی اضافهکار، کشیک و بهرهوری (کارانه).
رونوشت کلیه اسناد حسابجاری ، سوابق تنخواهگردان ادارات و معاملات جزیی، برگههای ورود و خروج کالا از انبار، درآمدها و هزینههای زائرسرا و مجتمع آموزشی رفاهی بانک مرکزی و پزشکان و موسسات درمانی پس از قطع همکاری.
فهرستهای ماشینی بررسی بودجه خانوار.
ه- پروندههایی که پس از مدت یکسال امحاء میگردند عبارتند از:
نسخههای اضافی آمار خرید و فروش ارز، آمار ماهانه کالاهای وارداتی و فهرستهای اطلاعات ثبت سفارش.
اعلامیههای مربوطبه سفته و بروات ریالی پس از وصول.
نسخههای اضافی تلکس و سوئیفت و نامههای صادره و تاییدیههای سپردهگذاری تبدیلات و سپردهگذاری وصولی و ارسالی.
رونوشتهای اضافی برگ گشایش اعتبارات اسنادی وارداتی و آگهی بروات دریافتی.
آمارپیمانها واعلامیههایخریدارز،آمارهایماهانه و روزانهموجودی ارزی و آگهیهای روزانه نرخ خرید و فروش ارز و سکه.
آمارهای روزانه موجودی اسکناس و مسکوک، آمارهای فروش روزانه بلیط و نشریات خزانه جواهراتملی، صورتهای بستهبندی صندوقهای اسکناسنو تحویلی از هیاتنظارتبر اندوخته اسکناس و فهرستهای مربوط و رسیدهای موقت دریافتوجه از خزائن و برعکس.
گزارشهای هفتگی اداره آمار اقتصادی.
کروکی و فهرستهای واحدهای نمونه آماری شامل: مسکن ، ساختمانی، تولیدکننده و امثالهم پس از تجدیدنظر.
فرمهای درخواست کالا و برگشت کالا به انبار و فرمهای تعمیرات و سرویس وسایل اداری.
فرمها و فهرستهای اضافهکار و کشیک روزانه و جداول پاداش و معرفینامه برای استفاده از زائرسرا و مجتمع آموزشی رفاهی بانک مرکزی.
رونوشت فرمهای خرید و فروش ارز و مبادلات ارزی با شبکه بانکی و جداول، فهرستها و آمارهای مربوط، بهاستثناء سوابق و مدارک معاملاتی مربوطبه خرید و فروش ارز قاچاق.
رونوشت مصوباتوصورتجلسات هیاتدولت و شورای اقتصاد و کمیسیونها و جلسات داخلی بانک مرکزی و رونوشت قراردادهای تسهیلات کوتاهمدتوبلندمدت و رونوشت قراردادهای دریافت وام از بانک جهانی و موسسات مالی بینالمللی.
لیستهای ماشینی روزانه و ماهانه حسابهای جاری و رونوشتهای اضافی اسناد.
دعوتنامههای شرکتدرجلسههای شورایپول واعتبار ونسخههای اضافی گزارشهای تهیه شدهدر مجمع عمومی بانک مرکزی.
برگههای مربوطبه خروج اشیاء از بانکمرکزی(جوازخروج)، خلاصه وقایع روزانه، راهنمای مراجعین، وضعیت ترددپرسنل سرویسی، آمار غذایی پرسنل، ثبت ورود وخروج پرسنلی که از کارت تردد استفاده نکردهاند، لوحه تامین حفاظت خزانه جواهرات، لوحه نگهبانی، تحویل وتحول پلمپهای امنیتی ( سیلها ) و نمودارخدمتی روزانه، لیستهای ورود و خروج افراد به ساختمانهای بانک مرکزی، اتومبیلهای بانک مرکزی، مدیران، مدیران کل و مشاوران و صورتجلسه گشت و بازرسی روزانه ساختمان و محوطه مربوط به اداره انتظامات.
سوابق مربوطبه تقاضای تسهیلات و شکایات اشخاص و سازمانها از بانکها.
سوابق مربوطبه مددکاری، مکاتبات مربوط به کمک هزینه فوت کارکنان، فهرستهای استفاده کنندگان از زائر سرا و مجتمع آموزشی رفاهی، لیستهای مبالغ پرداختی به پزشکان و موسسات درمانی، نسخههای پزشکان و صورتحسابهای واحدهای درمانی، نسخههای دوم فرمهای حوالههای خرید، ورود و خروج کالا، آمارهای غذای روزانه رستورانها و پروندههای امور ورزشی.
فهرستهای ماشینی اقساط تسهیلات پرداختی به کارکنان.
فهرستها و گزارشهای مربوطبه حضور و غیاب کارکنان و رونوشت احکام مرخصی.
سوابق مربوطبه صورتحسابهای رستوران باشگاه، فهرستهای کالاهای خریداری شده، رونوشتهای درخواست مواد اولیه غذایی و قبضهای انبار رستوران.
نسخههای اضافی نامهها، گزارشها، آمارها، اخبار اقتصادی، آگهیها و اطلاعیههای تغییر ساعت کار، فوت، توزیع خواروبار، جلسات، سخنرانیها، مراسم و آگهیهای مشابه.
تبصره- نسخههای کاغذی پروندههای بانک مرکزی که بوسیله سامانههای الکترونیکی و رایانهای تولید، ذخیره، پردازش، کنترل و مدیریت میشوند، بلافاصله پس از ارسال به اداره دبیرخانه مرکزی و اموراسناد امحاءخواهند شد.
ماده10- هرگونه تغییر و اصلاح در این آییننامه منوطبه پیشنهاد کارگروه ماده 4 و تایید و تصویب کمیسیون برنامهریزی نیروی انسانی و تحول اداری، هیات عامل و شورای پول و اعتبار میباشد.
ماده 11- این آییننامه در 11 ماده و 6 تبصره در یکهزار و یکصدو بیست و پنجمین جلسه مورخ 27/2/1390 شورای پول و اعتبار به تصویب رسیده است.
