آیین‌نامه مدت و طرز نگاهداری اوراق، اسناد، مدارک و دفاتر و امحای اوراق زائد بانک مرکزی

ماده 1- تعاريف- واژه‌هايي كه در آيين‌نامه مدت و طرز نگهداري اوراق، اسناد، مدارك و دفاتر و امحاء اوراق زائد بانك مركزي جمهوري اسلامي ايران به‌كاربرده شده‌اند به‌شرح ذيل تعريف مي‌شوند:
 

آيين‌نامه- دركليه مواد آيين‌نامه به‌جاي عبارت «آيين‌نامه مدت و طرز نگهداري اوراق، اسناد، مدارك و دفاتر و امحاء اوراق زائد بانك مركزي جمهوري اسلامي ايران» از اين واژه استفاده مي‌شود.
بانك مركزي- دركليه مواد آيين‌نامه به‌جاي عبارت « بانك مركزي جمهوري اسلامي ايران» از اين واژه استفاده مي‌شود.
پرونده‌ها- در كليه مواد آيين‌نامه به‌جاي كلمات «اوراق، اسناد، مدارك» از اين واژه استفاده مي‌شود.
پرونده‌‌هاي راكد- به پرونده هايي اطلاق مي‌شود كه يك‌سال از تاريخ صدور و يا تسويه آنها گذشته و به مراجعات متعدد نياز نداشته باشند.
اسكن- تصاويري كه از پرونده‌ها تهيه مي‌شود تا در مواقع نياز از جمله طرح در محاكم قانوني، ارائه گردد.

 
ماده2 - پرونده‌هاي راكد بانك مركزي به چهار گروه تقسيم مي‌گردند:
         گروه يك- پرونده‌هايي كه عين آنها در بانك مركزي نگهداري مي‌شوند و قابل امحاء نمي‌باشند.
         گروه دو- پرونده‌هايي كه به محض وصول توسط دايره اموراسناد و مدارك، نسبت ‌به تهيه اسكن و يا ثبت الكترونيكي و ديجيتالي آنها اقدام و عين آنها تا ده‌سال نگهداري مي‌شوند.

گروه سه- پرونده‌هايي كه به محض دريافت توسط دايره اموراسناد و مدارك، نسبت‌به تهيه اسكن و يا ثبت الكترونيكي و ديجيتالي آنها اقدام و عين آنها بلافاصله امحاء مي‌گردند.
گروه چهار- پرونده‌هايي كه نگهداري آنها بيش از مواعد تعيين شده در آيين‌نامه ضرورت ندارد و پس از انقضاي مدتهاي مزبور (از تاريخ صدور و يا تسويه) بدون تهيه اسكن و يا ثبت الكترونيكي و ديجيتالي امحاء مي‌گردند.

تبصره- در موارديكه اطلاعات مربوط به پرونده‌هاي مطروحه در آيين‌نامه به‌صورت الكترونيكي توليد وجايگزين نسخه‌هاي كاغذي گردد از حيث مدت نگهداري، تابع مدتهاي مقرر در آيين‌نامه خواهد بود.
 
ماده3 - ادارات بانك مركزي مكلفند هرساله پرونده‌هاي راكد خود را پس از انجام بازرسي و حسابرسي دوره‌اي توسط اداره بازرسي و حسابرسي داخلي، درچارچوب مقررات آيين‌نامه و با هماهنگي و نظارت اداره دبيرخانه مركزي و اموراسناد ، پس از تنظيم فهرست ارسال سوابق، به دايره اموراسناد و مدارك ارائه نمايند و اداره دبيرخانه مركزي و اموراسناد موظف است در سررسيدهاي مقرر در آيين‌نامه، پس از تنظيم و تكميل فهرست پرونده‌هاي قابل امحاء، نسبت‌به امحای آنها اقدام‌نمايد.
تبصره1- ادارات بانك مركزي به‌هنگام ارسال پرونده‌هاي راكد خود به‌ دايره اموراسناد و مدارك (براي نگهداري و امحاء) مكلفند، فهرست ارسال سوابق را باتوجه به زمان امحای پرونده‌ها، تكميل نموده و با امضاء‌ مدير مربوط، به اداره دبيرخانه مركزي و اموراسناد ارائه نمايند.
تبصره2 - چنانچه اداره‌اي با امحاء پرونده‌هاي مربوط به سالهاي قبل خود (موجود در دايره اموراسنادومدارك) درسررسيدهاي مقرر موافق نباشد،اتخاذ تصميم دراين خصوص با كارگروه مندرج در ماده 4 خواهد بود و اگر كارگروه با نظر آن اداره موافقت نمايد، ادامه نگهداري پرونده‌هاي موردنظر منوط به ارائه گزارشي توجيهي توسط مدير اداره مربوط خواهد بود كه به تاييد عضو هيات عامل ناظر و رئيس كل بانك رسيده ‌باشد.
 
ماده4- چنانچه درانطباق برخي از پرونده‌هاي ارسالي ادارات با مندرجات و مـوازين مقـرر در آيين‌نامه ابهام وجود داشته باشد، كارگروهي متشكل از نمايدگان ادارات بازرسي و حسابرسي داخلي، بررسي‌هاي حقوقي، سازمان و روش‌ها، دبيرخانه مركزي و اموراسناد و اداره مربوط، موارد اختلاف را با مقررات آيين‌نامه تطبيق خواهد داد. تصميمات كارگروه كه با اكثريت آراء معتبر مي‌باشد در صورتجلسه قيد و در دايره اموراسناد و مدارك نگهداري مي شود.
 
ماده5- پرونده‌هايي كه قابل امحاء تشخيص داده مي‌شوند (با رعايت مفـاد مــاده 2 و درچـارچوب مقــررات آيين‌نـامه) پــس از فهرست برداري و اخذ امضاء مدير اداره مربوط بـا حضور نمايندگان ادارات بازرسي و حسابرسي داخلي، حراست و دبيرخانه مركزي و اموراسناد، نظارت و امحاء مي‌گردند و صورت مجلس امحاء با ذكر تاريخ، محل و چگونگي امحاء، تنظيم و در دايره اموراسناد و مدارك نگهداري مي‌شود.
 
ماده6 - پرونده‌هايي كه قابل امحاء نمي‌باشند و در دايره اموراسناد و مدارك نگهداري مي‌شوند عبارتند از:

دفاتركل.
دفاتر روزنامه.
دفاتر ثبت جواهرات ملي و كليه سوابق و مدارك ساخت و نقل و انتقال جواهرات، ورود و خروج طلا و پرونده‌‌هاي اصلي خزانه جواهرات و اسناد و مدارك مربوط به طلاي زيركليد و پشتوانه اسكناس.
صورتهاي مالي سالانه به‌همراه گزارشها و پيوستهاي مربوط.
سوابق مكاتبات و گزارشهاي مربوط به تشكيل و تاسيس بانك مركزي.
اوراق سهام و سفته‌هاي دريافتي.
اسناد مالكيت اموال منقول و غيرمنقول بانك مركزي و متفرعات آن مانند: آب، برق، تلفن و غيره، تا زماني كه در مالكيت بانك مركزي باشند.
سوابق مربوط به تاسيس و انحلال بانكها و موسسه‌هاي پولي و مالي غيربانكي و اعتباري.
اسناد ملي، تاريخي، فرهنگي و اسناد و احكام بيانيه الجزاير كه در بانك مركزي ايجاد شده و يا به بانك مركزي واصل شده است.
صورتجلسات و مصـوبات مجمـع عمومي بانك مركزي ، شــوراي پول و اعتبار، هيات‌عامل، هيات نظارت‌بر اندوخته اسكناس، هيات نظارت‌بـر چـاپ اوراق بهـادار و همـچنين كميته‌ها و كميسيون‌هايي كه به‌موجب تصويب مراجع قانوني تشكيل مي‌گردند.
نسخه اول فهـرست پـرونده‌هاي ارسالي ادارات به دايـره اموراسناد و مدارك ، نسخه اول فهـرست پـرونده‌هاي قابل امحاء،  صورتمجلس امحاء‌ پرونده‌هاي مذکور در ماده 5 و صـورتجلسه اتخـاذ تصميم درمـورد پرونده‌هاي زائد موضوع ماده 4.
اصل میکـروفیلم‌های موجود، اسکـن‌هـا و یا ثبـت‌هـای الکترونیکی و دیجیتالی تهیه شـده از پرونـده‌های موضوع مواد 7 و 8 .

تبصره- منظور از دفاتر رديف‌هاي 1 و 2، همان دفاتر قـانوني مذكور در قانون تجارت مي‌باشد كه مطابق مقررات تحرير و تنظيم مي‌گردند.
 
ماده 7- پرونده‌هايي كه به محض وصول توسط دايره اموراسناد و مدارك، نسبت‌به تهيه اسكن و يا ثبت الكترونيكي و ديجيتالي آنها اقدام و عين آنها تا ده سال از تاريخ وصول به بانك مركزي يا صدور يا انقضاي مدت آنها نگهداري مي‌شوند عبارتنداز:
 

قراردادها و موافقت‌نامه‌هاي بين بانك مركزي و بانك‌ها، موسسات بين‌المللي، سازمانهاي دولتي و وابسته به دولت و ساير اشخاص حقيقي و حقوقي از تاريخ انقضاء مدت آنها.
سوابق مربوط به افتتاح حساب‌هاي ارزي در بانكهاي خارجي و سوابق وام‌ها و سرمايه‌گذاري‌هاي ايران در خارج از كشور از تاريخ انقضاء.
سوابق مربوط‌به اوراق اصلي معاملات عمده بانك مركزي ازقبيل مناقصه، مزايده و حراج و صورتجلسات كميسيون‌معاملات‌و پرونده‌های‌ساختمانی وتاسیساتی از تاریخ تسویه‌حساب‌آنها.
دفاتر معين اداره حسابداريكل و بودجه.
چك‌ها و كليه اسناد حسابداري.
نسخه‌هاي‌ اصلي نمونه امضاء كاركنان بانك مرکزی، از تاريخ حذف آنها.
كارتهاي نمونه امضاء‌ حسابهاي بانكي پس از اينكه از جريان خارج شود.
سوابق مربوط‌به حواله‌هاي وارده و صـادره ارزي (پس از پاكسازي و خارج شدن اوراق اضافي) و بروات يا چكهاي خارجي كه براي وصول به بانك مركزي ارائه شده است و اسناد مربوط به خريد و فروش اسكناس و نقود بيگانه.
صورت دستمزد، حقوق و مزاياي كاركنان اعم از قراردادي، ثابت، غيررسمي و عناوين مشابه كه به تاييد سازمان تامين اجتماعي رسيده است.

 
ماده 8 - پرونده‌هايي كه به محض دريافت توسط دايره اموراسناد و مدارك ، نسبت‌به تهيه اسكن و يا ثبت الكترونيكي و ديجيتالي آنها اقدام و عين آنها بلافاصله امحاء‌ مي‌گردند عبارتنداز:
 

دستور جلسات مجمع عمومي بانك مركزي، شوراي پول و اعتبار و هيات عامل.
سوابق اصلي پرسنلي كاركنان پس از قطع رابطه‌كامل استخدامي و مالي با بانك مركزي.
دفاتر رونوشت نامه‌ها (ليوردوكپي)، تلكس‌ها و بخشنامه‌هاي صادره، صورتجلسـات‌ كميسيون‌ها‌ وكميته‌هاي داخلي بانك مركزي، از قبيل كميسيون برنامه‌ريزي نيروي انساني و تحول اداري، شوراي آموزش، كتابخانه و شوراي بهداشت و گزارشهاي بازرسي‌وحسابرسي داخلي از ادارات و واحدهاي بانك مرکزی.
مجوزهاي تخصيص ارز براي سازمان‌ها و وزارتخانه‌ها.
دفاتر ثبت وقايع انتظامات.
اصل جداول محاسباتي نهايي مربوط‌به حسابهاي ملي و شاخص‌هاي اقتصادي.
اصل ليست‌هاي ماشيني روزنامه‌هاي صادره و وارده.

 
ماده 9 - پرونده‌هايي كه نگهداري آنها بيش از مدتهاي تعيين شده ذيل ضرورت نداشته و پس از پايان مدت مزبور (از تاريخ صدور و يا تسويه) بدون تهيه اسكن و يا ثبت الكترونيكي و ديجيتالي امحاء خواهند شد:
الف- پرونده‌هايي كه پس از مدت ده سال امحاء می‌گردند عبارتند از:

مكاتبات عمومي دريافتي خارج از بانك مركزي شامل: اصل نامه‌ها، دورنويس‌ها، دورنگارها، پيام‌هاي سوئيفتي و نظاير آنها.
فهرستهاي حساب مركز واصله از شعب بانك ملي.
دفاتر معين (به استثناء دفاتر معين اداره حسابداريكل و بودجه).
سوابق مربوط‌به حواله‌هاي وارده و صادره ريالي و فهرستهاي ماشيني مربوط و فهرستهاي وارده و صادره طرح حساب بين بانكها.
سوابق مربوط‌به طرح‌ريزي آمارها و دستورالعمل‌هاي آن شامل: نقشه‌ شهرهاي نمونه آماري و فهرستهاي اطلاعات خانوارهاي مناطق نمونه.
سوابق مربوط‌به هزينه‌هاي جاري بانك مركزي اعم از تبليغات، اجاره، پشتيباني، تعميرات، تاسيسات، نگهداري و سوابق مربوط به معاملات متوسط و پرداخت مالياتهاي تكليفي توسط بانك مركزي.
سوابق مربوط‌به خريد و فروش ارز و طلا و حق‌ برداشت مخصوص (SDR)، سپرده‌گذاري ارز و طلا و سوابق مربوط به تبديلات ارزي (خريد و فروش اسكناس و نقود بيگانه) بين بانك مركزي و بانك‌ها و موسسات خارجي و فرم‌هاي مربوط.
سوابق مربوط‌به تخصيص و بودجه‌بندي ارزي وزارتخانه‌ها، سازمانها و نهادها.
سوابق مربوط‌به اصلاح، ابطال يا تمديد فيشهاي تخصيص ارز و فهرستهاي واريز هزينه يوزانس و اصل واريز نامه‌ها و ثبت سفارش‌ها.
گزارشهاي بازرسي شعب بانكها.
سوابق مربوط‌به بورس تحصيلي‌ودوره‌هاي مقطعي و آموزشهاي داخلي‌وخارجي حين خدمت كاركنان بازنشسته و يا قطع ارتباط استخدامي.
نسخه‌هاي سوم نامه‌هاي صادره (نسخه بايگاني).
فهرستها و سوابق رفع سوءاثر چكهاي برگشتي و سفته‌هاي واخواستي و سوابق مربوط به احكام محكوميت صادركنندگان چك‌هاي بلامحل.
فهرست‌هاي سوابق حقوق، مزايا، پس‌انداز، كسور بازنشستگي و بدهي بهداري شاغلين و بازنشستگان و صورتحسابهاي كارمندان از تاريخ صدور.

تبصره- درصورت ضرورت، مكاتبات عمومي موضوع رديف 1 به تشخيص مدير اداره مربوط پس از تهيه اسكن يا نظاير آن، امحاء خواهند شد. در اين رابطه ارائه درخواست كتبي مدير ذيربط دو ماه قبل از سررسيد امحاء ‌به اداره دبيرخانه مركزي واموراسناد الزامي است.
ب- پرونده‌هايي كه پس از مدت پنج سال امحـاء مي‌‌گردند عبارتند از: 

اعتبارات اسنادي صادراتي و وارداتي و تاييديه‌هاي مربوط، ضمانتنامه‌ها و سوابق مربوط‌به پيمانهاي واريز شده و بــروات ارزي، پس از واريز و تسويه و در صورت طرح آنها در محاكم قضايي، پس از اختتام و صدور راي نهايي و اجراي حكم.
دفاتر و صورتمجلس‌هاي داخلي نشراسكناس مربوط‌به تحويل و تحول موجودي و سوابق مربوط به اهداء، فروش وتعويض مسكوك طلا.
سوابق مربوط‌به خريدوفروش اوراق قرضه داخلي‌وخارجي، قراردادهاوجداول مربوط پس‌از تسويه.
جداول كليد رمز بين بانك مركزي و بانكهاي داخلي و خارجي پس از تغيير و ابطال.
سوابق مربوط‌به ماموريتهاي اداري خارج و داخل كشور و صورت مغايرت حسابهاي كارگزيني پس از رفع مغايرت.
دفاتر انديكاتور و دفاتر و فهرستهاي ثبت و تحويل و تحول مكاتبات وارده وصادره داخل و خارج از بانك مركزي.
مكاتبات مربوط‌به سوابق تحصيلي و دوره‌هاي آموزشي كاركنان بانك مركزي.
نسخه‌هاي‌ اضافي واريزنامه‌، برگ سبز ثبت سفارش و فهرستهاي مربوط.
سوابق پزشكي كاركنان بانك مركزي و وابستگان، پس از قطع هرگونه ارتباط با بانك مركزي.
گزارشهاي ارزشيابي و نظارت واحدهاي آماري.
سوابق مربوط‌به خـريد و فـروش ارزهاي قاچاق پس از اجراي حكم قضائي و تسويه.
دفاتـر حساب كارگـزاران، صـورتحسابهاي كارگـزاران و اعلاميه‌هاي ارزي.

ج- پرونده‌هايي كه پـس از مدت سه‌سال امحاء مي‌گردند عبارتند از:

صورت مغايرتهاي حساب‌جاري.
دفاتـر اداره انتظامات مربـوط به ثبت تردد.
جداول و آمارهـاي ماهـانه اعتبارات اسنادي گشايش شده و بروات رسيده و آمار ماهـانه و هفتگـي وضعيـت پروژه‌هـاي فاينانس و فهرست‌هاي ماشيني ريز تخصيص ارز.
تعهدات تسويه شده دريافتي از مشتريان در موقع ثبت سفارش و اعلاميه‌هاي فروش ارز وارداتي و پروانه‌هاي گمركي ورود كالا.
گـزارشهـاي پيـش‌بينـي گـردش نقدينگـي ارزي كشـور و فهـرستهاي اطلاعات و آمار تعهدات ارزي و سپـرده‌گـذاري بانكها.
نسخه‌هـاي اضافي گزارشهاي مالي واحدهاي بانك مركزي و فهرستهاي مربوط.
نسخه‌هـاي دوم قـراردادهاي منعقـده و بخشنامه‌هاي اداري.
پرسشنامه‌هـاي آماري و جـداول، كليـه فهرستها و اطلاعات آماري و فهرستهاي تحقيقات آماري.
گـزارشهـاي مـالـي سالانـه و ادواري دريافتـي از بانـكها، شركتها و سازمانهاي مختلف.
آمارها و خلاصـه حسابهـاي روزانـه و تـرازهاي دستـي و ماشينـي ادواري شامل: ترازهاي روزانه، ماهـانه و ترازهـای حساب‌جـاری‌ وخلاصـه‌گردش‌هـای روزانه و ماهانه ‌مربوط ‌و کلیه سوابق مربـوط‌به‌ بـدهكاران و بـستكاران موقت ‌پس از تسویه.

د- پرونده‌هايي كه پس از مدت دو سال امحاء مي‌گردند عبارتند از:

گـزارشهاي هفتگـي كميسيون ذخايـر ارز، دفاتـر ثبت انتقال وجــوه حسابهاي ارزي بانك مركزي و كارگزاران و دفاتر فروش‌ارز به بانك‌ها.
اظهارنامه‌ها و گزارشهاي دريافتي از بانكها درمورد تسهيلات اعطايي و سپـرده‌هاي بانكي و رونوشت اعلاميه‌هاي صادره از طرف بانك مركزي در مورد تعهدها و اعتبارهاي مشتريان.
اسناد داخلي اداره نشراسكناس و خزانه مربوط‌به انتقال وجوه (دريافت و پرداخت) بين دواير.
دفاتر تحويل و تحول اسلحه و مهمات مربوط به اداره انتظامات.
كليــه فرمهاي اطلاعــاتي و سـوابق مـربوط‌به تهيه و تغييرات نرم‌افزارهاي رايانه‌اي پس از پايان دوره بهره‌برداري سيستم.
سوابق اداري كاركنان پس از خروج از خدمت و فهرست ماشيني اضافه‌كار، كشيك و بهره‌وري (كارانه).
رونوشت كليه اسناد حسابجاري ، سوابق تنخواه‌گردان ادارات و معاملات جزيي، برگه‌هاي ورود و خروج كالا از انبار، درآمدها و هزينه‌هاي زائرسرا و مجتمع آموزشي رفاهي بانك مركزي و پزشكان و موسسات درماني پس از قطع همكاري.
فهرست‌هاي ماشيني بررسي بودجه خانوار.

هـ- پرونده‌هايي كه پس از مدت يكسال امحاء مي‌گردند عبارتند از:

نسخه‌هاي اضافي آمار خريد و فروش ارز، آمار ماهانه كالاهاي وارداتي و فهرستهاي اطلاعات ثبت سفارش.
اعلاميه‌هاي مربوط‌به سفته و بروات ريالي پس از وصول.
نسخه‌هاي اضافي تلكس و سوئيفت و نامه‌هاي صادره و تاييديه‌هاي سپرده‌گذاري تبديلات و سپرده‌گذاري وصولي و ارسالي.
رونوشت‌هاي اضافي برگ گشايش اعتبارات اسنادي وارداتي و آگهي بروات دريافتي.
آمارپيمانها واعلاميه‌هاي‌خريدارز،آمارهاي‌ماهانه ‌و روزانه‌موجودي ارزي و آگهي‌هاي روزانه نرخ خريد و فروش ارز و سكه.
آمارهاي روزانه موجودي اسكناس و مسكوك، آمارهاي فروش روزانه بليط و نشريات خزانه جواهرات‌ملي، صورت‌هاي بسته‌بندي صندوقهاي اسكناس‌نو تحويلي از هيات‌نظارت‌بر اندوخته‌ اسكناس و فهرستهاي مربوط و رسيدهاي موقت دريافت‌وجه از خزائن و برعكس.
گزارش‌هاي هفتگي اداره آمار اقتصادي.
كروكي و فهرست‌هاي واحدهاي نمونه آماري شامل: مسكن ، ساختماني، تولیدکننده و امثالهم پس از تجديدنظر.
فرمهاي درخواست كالا و برگشت كالا به انبار و فرمهاي تعميرات و سرويس وسايل اداري.
فرمها و فهرستهاي اضافه‌كار و كشيك روزانه و جداول پاداش و معرفي‌نامه براي استفاده از زائرسرا و مجتمع آموزشي رفاهي بانك مركزي.
رونوشت فرمهاي خريد و فروش ارز و مبادلات ارزي با شبكه بانكي و جداول، فهرستها و آمارهاي مربوط، به‌استثناء سوابق و مدارك معاملاتي مربوط‌به خريد و فروش ارز قاچاق.
رونوشت مصوبات‌وصورتجلسات هيات‌دولت و شوراي اقتصاد و كميسيون‌ها و جلسات داخلي بانك مركزي و رونوشت قراردادهاي تسهيلات كوتاه‌مدت‌وبلندمدت و رونوشت قراردادهاي دريافت وام از بانك جهاني و موسسات مالي بين‌المللي.
ليستهاي ماشيني روزانه و ماهانه حسابهاي جاري و رونوشت‌هاي اضافي اسناد.
دعوتنامه‌های‌ شرکت‌‌درجلسه‌های شورای‌‌پول واعتبار ونسخه‌های اضافی ‌گزارشهای تهیه‌ شده‌در مجمع ‌عمومی بانک‌ مرکزی.
برگه‌هاي مربوط‌به خروج اشياء از بانك‌مركزي(جوازخروج)، خلاصه وقايع روزانه، راهنماي مراجعين، وضعيت ترددپرسنل سرويسي، آمار غذايي پرسنل، ثبت ورود وخروج پرسنلي كه از كارت تردد استفاده نكرده‌اند، لوحـه تامين حفاظت خزانه جــواهرات، لوحه نگهباني، تحـويل وتحـول پلمپ‌های امنیتـی ( سيل‌ها ) و نمودارخدمتي روزانه، ليستهاي ورود و خـروج افراد به ساختمانهاي بانـك مركزي، اتـومبيل‌هاي بـانك مركزي، مديـران، مديـران كل و مشـاوران و صـورتجلسه گشـت و بازرسي روزانه ساختمان و محوطه مربوط به اداره انتظامات.
سوابق مربوط‌به تقاضاي تسهيلات و شكايات اشخاص و سازمانها از بانكها.
سوابق مربوط‌به مددكاري، مكاتبات مربوط به كمك هزينه فوت كاركنان، فهرست‌هاي استفاده كنندگان از زائر سرا و مجتمع آموزشي رفاهي، ليست‌هاي مبالغ پرداختي به پزشكان و موسسات درماني، نسخه‌هاي پزشكان و صورتحسابهاي واحدهاي درماني، نسخه‌هاي دوم فرم‌هاي حواله‌هاي خريد، ورود و خروج كالا، آمــارهاي غذاي روزانه رستورانها و پرونده‌‌هاي امــور ورزشي.
فهرست‌هاي ماشينـي اقساط تسهيلات پرداختي به كـاركنان.
فهرستها و گزارش‌هاي مربوط‌به حضور و غياب كاركنان و رونوشت احكام مرخصي.
سوابق مربوط‌به صورتحسابهاي رستوران باشگاه، فهرست‌هاي كالاهاي خريداري شده، رونوشت‌هاي درخواست مواد اوليه غذايي و قبض‌هاي انبار رستوران.
نسخه‌هاي اضافي نامه‌ها، گزارشها، آمارها، اخبار اقتصادي، آگهي‌ها و اطلاعيه‌هاي تغيير ساعت كار، فوت، توزيع خواروبار، جلسات،‌ سخنراني‌ها، مراسم و آگهي‌هاي مشابه.

تبصره- نسخه‌هاي كاغذي پرونده‌هاي بانك مركزي كه بوسيله سامانه‌هاي الكترونيكي و رايانه‌اي توليد، ذخيره، پردازش، كنترل و مديريت مي‌شوند، بلافاصله پس از ارسال به اداره دبيرخانه مركزي و اموراسناد امحاء‌خواهند شد.
 
ماده10- هرگونه تغيير و اصلاح در اين آيين‌نامه منوط‌به پيشنهاد كارگروه ماده 4 و تاييد و تصويب كميسيون برنامه‌ريزي نيروي انساني و تحول اداري، هيات عامل و شوراي پول و اعتبار مي‌باشد.
 
ماده 11- اين آيين‌نامه در 11 ماده و 6 تبصره در يك‌هزار و يكصدو بيست و پنجمين جلسـه مورخ 27/2/1390 شوراي پول و اعتبار به تصويب رسيده است.