شماره: 109361 تاریخ: 1386/12/07 پیوست: دستورالعمل مخاطبین/ ذینفعان: ادارات کل امور مالیاتی موضوع: تشکیل پرونده (جدید) برای اشخاص حقوقی دستورالعمل تشکیل پرونده (جدید) برای اشخاص حقوقی (ویژه مأموران مالیاتی) هدف: ایجاد نظم وساماندهی اطلاعات به منظور حصول از تأمین الزامات تشکیل پرونده وصحت اطلاعات پایه ای. دامنه: محدوده کاربرد این دستورالعمل برای ثبت نام، تخصیص شماره منحصر به فرد وتشکیل پرونده های دائمی اشخاص حقوقی در ادارات کل امور مالیاتی می باشد. مراجع: پروژه مدیریت پرونده مالیاتی. تعاریف ومفاهیم: طبق تعاریف واصطلاحات ایران – ایزو 9000 (1380) مسئولیتها: - مسئول اجرای این دستورالعمل روسای امور مالیاتی وادارات اطلاعات و خدمات مالیاتی می باشند. - نظارت بر اجرای این دستورالعمل به عهده گروه امور ثبت نام مودیان دفتر اطلاعات مالیاتی است. شرح فعالیتها (روش انجام کار) ثبت نام وتشکیل پرونده مالیاتی توسط شخص حقوقی یا وکیل شخص حقوقی ادارات اطلاعات وخدمات مالیاتی ویا روسای امور مالیاتی در شهرستانها مکلفند به هنگام مراجعه اشخاص حقوقی یا وکیل آنها دفترچه ثبت نام اشخاص حقوقی و راهنمای آن را به مراجعه کنندگان تحویل دهند. شخص حقوقی یا وکیل شخص حقوقی، دفترچه تکمیل شده ثبت نام اشخاص حقوقی را که صفحات آن ممهور به مهر شخص حقوقی و امضاهای مجاز می باشد را به همراه نامه درخواست ثبت نام وتشکیل پرونده ومستندات ومدارک پیوست (1) راهنمای ثبت نام، به رئیس اداره امور مالیاتی ذیربط جهت تعیین واحد مالیاتی مربوطه تسلیم می نماید. (چنانچه در شهرستان محل درخواست ثبت نام رئیس امور مالیاتی مستقر نباشد، ارجاع این امر توسط رئیس گروه مالیاتی ذیربط بلا مانع است). واحد مالیاتی پس از دریافت دفترچه تکمیل شده ثبت نام مستندات ومدارک ونامه درخواست تشکیل پرونده اقدام به بررسی وتأکید مندرجات دفترچه ثبت نام ومدارک می نماید. واحد مالیاتی پس از حصول اطمینان از تکمیل دفترچه ثبت نام وتطبیق مدارک آن را به تأیید رئیس گروه مالیاتی رسانده واصل مدارک به همراه رسید دریافت مدارک را به مودی تحویل نموده وبر روی تمامی تصاویر مهر تصویر با اصل مدرک مطابقت دارد را درج می نماید وخود نیز تمامی تصاویر مدارک را مهر وامضاء مینماید. واحد مالیاتی دفتر چه ثبت نام ومستندات ومدارک مربوط را تحت عنوان پرونده موقت تا زمان دریافت شماره پرونده مالیاتی نگهداری مینماید. واحد مالیاتی نسبت به تکمیل فرم هویتی تخصیص شماره پرونده مالیاتی اقدام نموده و پس از امضا و مهر به رئیس گروه مالیاتی تحویل می نماید. رئیس گروه مالیاتی نیز پس از تأیید، فرمهای هویتی را مهر وامضا نموده، به اداره اطلاعات وخدمات مالیاتی ذیربط ارسال می نماید. اداره اطلاعات وخدمات مالیاتی نسبت به ورود اطلاعات فرم مذکور در نرم افزار مربوط اقدام نموده وپس از چاپ آنها اطلاعات چاپ شده را با فرمهای دریافتی (از واحد مالیاتی) مطابقت می نماید. اداره اطلاعات وخدمات مالیاتی فرمهای هویتی تطبیق داده شده را به انضمام لوح فشرده (CD) مربوط با نامه ای به امضای مدیر کل امور مالیاتی، به دفتر اطلاعات مالیاتی به منظور تخصیص شماره پرونده مالیاتی ارسال می نماید. دفتر اطلاعات مالیاتی می بایست پس از دریافت اطلاعات هویتی ولوح فشرده (CD) ومطابقت دادن اطلاعات دریافتی با بانک اطلاعات موجود در مدت حداکثر هفت روز کاری اقدام به تخصیص شماره پرونده مالیاتی نماید و در صورت داشتن سابقه مراتب را از اداره اطلاعات وخدمات مالیاتی مربوط استعلام نماید. دفتر اطلاعات مالیاتی پس از تخصیص شماره پرونده مالیاتی نسبت به ابلاغ شماره مذکور و ارسال برگ روی جلد به اداره کل مربوط اقدام می نماید. اداره اطلاعات وخدمات مالیاتی شماره دریافتی که به تفکیک امور مالیاتی تهیه می شود را به روسای امور مالیاتی جهت ارجاع به واحدهای مالیاتی مربوط تحویل می نماید. پس از دریافت شماره پرونده مالیاتی توسط واحد مالیاتی مربوط، عملا پرونده موقت تشکیل شده به پرونده دائم تبدیل می شود. همزمان با تحویل پرونده موقت به دائم، پرونده ای با عنوان پرونده جاری تشکیل شده ویک شماره دوازده رقمی به اضافه دو رقم سال عملکرد و یک رقم شمارشگر بر روی پرونده درج می گردد.(پرونده های دائمی طبق دستورالعملی که متعاقبا ارسال خواهد شد به بایگانی متمرکز پرونده های مالیاتی تحویل می شود.) لازم به تأکید است بدون اخذ شماره پرونده مالیاتی (TFN) از دفتر اطلاعات مالیاتی، تشکیل پرونده جدید برای اشخاص حقوقی تخلف محسوب شده وبا متخلفین طبق مقررات قانونی رفتار خواهد شد.
